La digitalización es un pilar fundamental en la optimización de procesos y la gestión de imprevistos en todos los ámbitos empresariales. Esto se incrementa cuando hablamos de la gestión de estructuras externas, donde el acceso a la información es más complejo y el control de riesgos es un imperativo. Es por eso, que es una de las áreas que más se beneficia de la automatización de tareas, la gestión mediante big data y el uso de inteligencia artificial.
En este artículo exploraremos cuáles son las principales ventajas de contar con un software para el control de contratistas en comparación con las plantillas de Excel y softwares no específicos. Para esto, recurrimos a la experiencia y testimonios de nuestros clientes, previamente y posteriormente de adoptar Certronic.
La legislación de cada país, a su manera y sus propios matices, establece una responsabilidad solidaria sobre las empresas que se subcontratan, generando la necesidad de un estricto control sobre la información, documentación y actividad de las empresas asociadas.
En el caso de Argentina, esta responsabilidad se establece en el artículo 30 de la ley de contrato de trabajo, del que puedes obtener un resumen en este video. Como resultado, las empresas se ven obligadas a solicitar periódicamente una gran cantidad de documentos y a verificar que no haya errores u omisiones. Es probable que, si estás leyendo esto, ya estés familiarizado con la pesada carga laboral que esto implica.
Un software de control de contratistas permite abordar esta situación al digitalizar y automatizar todo el proceso, asegurando así el cumplimiento de las disposiciones legales y las regulaciones internas de la empresa. Esta solución beneficia tanto a la compañía contratante como a sus subcontratistas y recursos vinculados..
Un segundo punto de gran importancia es el acceso a la documentación a la hora de tener que realizar presentaciones. La digitalización permite contar con toda la documentación a mano cuando sea necesaria. Por ejemplo, Certronic dispone de una biblioteca de documentos junto a un potente buscador con diversos filtros, esto permite encontrar los documentos que se deban presentar en segundos. Como nos compartían desde San Antonio Internacional: “Cuando las contratistas ven que tienen una biblioteca documental que les organiza toda su documentación y la pueden descargar cuando quieren, se entusiasman con la herramienta porque les sirve”.
Esto conlleva a una optimización en la asignación de recursos para el control y la gestión de contratistas, lo que se traduce en una reducción de horas de trabajo y en la obtención de resultados más sólidos.Además, brinda la capacidad de monitorear en tiempo real el estado de cada recurso y contratista, junto con indicadores clave, permitiendo anticipar posibles problemas.
La digitalización de la gestión de contratistas ofrece la oportunidad de unificar y simplificar los procesos relacionados con la presentación de documentos requeridos.
Un desafío frecuente que encontramos en clientes que están iniciando su proceso de digitalización es la diversidad de métodos en que los contratistas presentan la documentación.
Esta problemática suele ser más evidente en aquellos que poseen múltiples plantas, donde cada una de ella se encargan de solicitar la documentación. Esto genera una disparidad de procesos, haciendo que no coincidan los requisitos solicitados y los canales de entrega en las distintas plantas. Por ejemplo, es usual que haya instalaciones donde la documentación se recibe por correo electrónico, otros la entregan en persona, y algunos la envían a través de aplicaciones de mensajería como WhatsApp.
Esta dispersión dificulta la verificación y la trazabilidad de la documentación, especialmente para la administración central. En consecuencia, no se posee una unidad de comparativa ni información en tiempo real, imposibilitando el monitoreo del estado de las empresas que prestan servicio.
Los portales de Certronic para contratistas e, incluso, para sus recursos, les permiten enviar la documentación de forma simple y ordenada. Esta solución, no solo beneficia a los contratistas al mejorar su organización con recordatorios sobre los documentos que deben presentar. También permite, a los auditores y sus superiores, visualizar en tiempo real y de forma organizada qué documentación se ha presentado, qué ha sido aprobada y/o qué se encuentra pendiente.
Una vez que el auditor aprueba o desaprueba una documentación, automáticamente se ejecutarán las acciones pertinentes como el aviso al área de seguridad para el acceso de contratistas, al área de pagos, al área médica, etc. Certronic cuenta con 9 portales a medida:
Portal Empresa
Portal Planta
Portal Seguridad
Portal Cuentas a Pagar
Portal Responsable de Contrato
Portal Médico
Portal Remoto
Portal Contratista
Portal Empleado Contratista
De esta manera, todo el equipo interno y externo se encontrará conectado y coordinado mediante acciones automáticas. Esto se traduce en un ahorro considerable de tiempo tanto para los contratistas como para la propia organización, al reducir los tiempos de verificación y en una disminución de los costos operativos.
Una vez que se cuentan con circuitos digitalizados puede comenzar la verdadera magia del software de control de contratistas: la automatización.
A lo largo del proceso de control hay cientos de tareas mínimas que quitan tiempo y distraen a las personas del trabajo que suma valor a la compañía. Hablamos de tareas como la solicitud de documentos, la verificación del estado de un recurso, la determinación de a quién enviar una notificación en caso de aprobación o rechazo, la comunicación con los departamentos de cuentas y seguridad, entre muchas otras.
Todas estas tareas y muchas más son automatizadas por el software permitiendo que cada rol se ocupe de realizar aquello que requiere su experiencia y conocimiento específico. Algunas de las herramientas que realizan estas automatizaciones son:
Calendario con alarmas y notificaciones de vencimiento de documentación.
Circuitos de documentación con envío automático según acción.
Notificación a proveedores sobre rechazo de documentos.
Notificaciones para cada rol sobre estados de los recursos externos.
Sincronización con otros softwares.
Inhabilitación de acceso o pagos por incumplimiento.
Verificación de datos de los proveedores con fuentes externas.
Además de la automatización de tareas, cada portal que vimos en el punto anterior, cuenta con una interfaz diseñada a medida para que pueda acceder fácilmente a las herramientas que necesita para desarrollar su labor. Esto hace que el portal contratista esté optimizado para enviar documentación, el portal seguridad para el chequeo del estado de los recursos, etc.
De esta manera, cada integrante de la cadena de control puede delegar en Certronic gran parte de sus tareas y centrarse en lo que realmente importa para su rol y responsabilidad.
La digitalización unifica toda la información y documentación en una plataforma, en línea y accesible en cualquier momento, tanto para las empresas titulares como para los contratistas. Lo que facilita el intercambio de información y agiliza la comunicación.
Esto quiere decir que, como vimos anteriormente, se evita la dispersión de documentos y datos, pudiendo comprobar en tiempo real el estado de cualquier proceso o requisito. Como consecuencia se mejora la visibilidad y el seguimiento de la gestión de contratistas, permitiendo una supervisión más eficiente, con herramientas como KPI, que lo veremos en el próximo punto.
Asimismo, al contar con información centralizada, permite la toma de decisiones basadas en datos actualizados y precisos. Por último, se promueve la colaboración y la comunicación efectiva entre los diferentes equipos, optimizando la coordinación y la eficiencia operativa y maximizando los resultados de manera integral.
Esto permite gestionar empresas contratistas que se encuentren a kilómetros de distancia o hacerlo en plantas en el medio de la montaña, mediante cualquier dispositivo con acceso a internet. Ya que al contar con toda la información en la nube podrás ver y gestionar a los contratistas desde donde te encuentres. Esto es muy beneficioso en plantas con ubicaciones remotas, donde puede verificarse el estado de recursos e intercambiar datos con las oficinas centrales en tiempo real.
Por último, pero no menos importante, con Certronic es posible obtener una trazabilidad completa de cada documento y su procesamiento. De esta forma, sabrás en qué estado se encuentra cada documento, con las acciones y fechas que fueron ejecutados sobre el mismo: su presentación, fecha de auditoría, su resultado, etc. Al digitalizar, es posible medir cada acción y generar indicadores clave que proporcionan información valiosa para la toma de decisiones que impactan positivamente en toda la gestión.
Para no seguir haciendo una lista interminable, mencionaremos por último tres características que permiten escalar fácilmente la estructura externa sin ningún esfuerzo.
Comencemos por los KPI, es decir los indicadores claves de rendimiento, que brindan una visualización completa y desde una sola pantalla del estado y desempeño de todas las contratistas, a nivel global e individualmente. Esto es una gran ventaja, ya que permite detectar qué proveedores están siendo negligentes y cuáles destacan en su cumplimiento. Un cliente nos comentaba que los KPI le son de gran utilidad a la hora de renegociar contratos ya que cuenta con datos irrefutables del comportamiento de sus proveedores.
Sigamos por las integraciones con otros sistemas. Certronic es capaz de conectarse con decenas de softwares como ERP, circuitos de seguridad, apps contables y mucho más. Esto permite contar con una gestión empresarial integrada, compartiendo datos y optimizando aún más la utilización de recursos de la compañía.
Por último, no podemos dejar de mencionar los módulos a medida. A lo largo de los años y según los requerimientos de distintos clientes, se han desarrollado nuevas funcionalidades que se ajustan a las nuevas necesidades de cada industria y etapa de crecimiento. La sinergia de contar con una comunidad dedicada al control de contratistas hace que todos nuestros clientes dispongan de una suite de herramientas actualizadas constantemente y listas para usar y resolver las situaciones que se les presentan. Los más de 15 módulos permiten que las empresas cuenten con procesos automatizados para resolver tareas como: la capacitación de recursos externos, la gestión de visitas, firmar electrónicamente y mucho más.
¡Claro! Siempre estamos pensando a futuro y por eso no podemos dejar de mencionar que hace dos años y medio, fuimos el primer software en aplicar inteligencia artificial al control de contratistas.
El módulo de IA puede leer, interpretar, clasificar y organizar datos que estén dentro de documentos digitales. Pero como a esta altura ya no debes querer leer más te dejamos un video explicativo.
Estos son solo los principales beneficios de la digitalización. Vale aclarar que nos basamos en las características de Certronic, así que es posible que, si se elige otro software, no se cuente con algunos de estos atributos.
Si quieres saber más sobre Certronic y la digitalización puedes contactar a nuestros especialistas. Estarán felices de poder responder todas tus inquietudes y asesorarte, sin costo alguno. Además, te ofrecemos una demostración gratuita, en la que podrás recorrer la plataforma y descubrir cómo Certronic puede potenciar la gestión de tu compañía.
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