No hay dudas de que los softwares as a service en la nube, o cloud computing, se han impuesto por sobre los on premise, que son los que se instalan en las computadoras o servidores de la empresa que lo utiliza. La tecnología cloud mostró adaptarse mucho mejor a la realidad de la pandemia, permitiendo el teletrabajo. Incluso, previo al COVID19, ya demostraba una gran ventaja en ahorro de infraestructura, costos, tiempo y accesibilidad.
Es por esto que muchas compañías se dedican a desarrollar softwares específicos para cada área de la economía y con soluciones adaptadas a la lógica de ese nicho de mercado. En este entorno de tecnologías híbridas es imprescindible llevar a cabo integraciones que permitan sincronizar softwares y apps con el fin de maximizar su potencial y optimizar procesos.
El objetivo es poseer un sistema integrado que conecte a todos los procesos de la organización sin necesidad de efectuar tareas manuales para ello. Por ejemplo, si se dispone la contratación de un nuevo proveedor de servicios, a la que debe someterse al proceso de control documental, una integración permitiría que en el ERP (SAP, JD Edwards, etc.) en el que se dispone el alta, se replique automáticamente los datos ingresados en la base de Certronic. Esto permite que tanto las oficinas de control, que utilizan Certronic, como el resto de la empresa a través del ERP, sepan en tiempo real cada nueva contratación y, a su vez, programar una notificación automática del inicio del proceso de control, todo sin intervención de ninguna persona. Esta automatización aporta beneficios a la compañía, mediante la reducción de costos, tiempos y errores humanos, entre otras ventajas.
Nuestra plataforma tiene una marcada orientación a ofrecer soluciones al cliente. En el momento en que deciden implementar Certronic, les consultamos por todos los sistemas que se utilizan en la compañía, con el fin de compartir información y mejorar la performance de toda la organización. A diferencia de otros softwares, nuestro equipo se ocupa activamente en integrar a la plataforma, evitando costos y dolores de cabeza a nuestros clientes.
Si solo con contar con Certronic se posee una clara ventaja competitiva, el estar integrado al resto de los softwares de la empresa puede potenciar y automatizar, no solo al área que realiza la gestión de contratistas, sino a toda la compañía. Esto permite a la organización maximizar los beneficios de la inversión realizada en cada software por separado y alcanzar todo su potencial.
Integrar es hacer que dos sistemas
distintos funcionen como uno
Así, toda persona implicada en un proceso puede disponer de la información, de forma oportuna, relevante y confiable. Integrar facilita el acceso a datos remotos como si fueran nativos o, dicho de otra manera, los empleados pueden disponer de ellos en la plataforma que conocen y que fue pensada para su puesto de trabajo. Esto permite ahorrar tiempos y costos en capacitaciones, haciendo que los sistemas sean los que se adapten a la estructura. Por esto, la integración es un imperativo en lo que se llama la Gestión de Datos Maestros (MDM).
Dejando a un lado la teoría, pasamos a ver cuáles son las más requeridas y empleadas en la plataforma. Para esto, es necesario separar en categorías según los datos que se comparte, aunque esta división es arbitraria ya que hay softwares con los que intercambiamos más de un tipo de información. También hay que aclarar que hay realizadas integraciones con softwares SaaS como con softwares propios de las empresas, en ambas listas.
Integraciones de Estado de Acceso
Dentro de esta categoría están los softwares con los cuales compartimos datos sobre los recursos de los proveedores (empleados, vehículos y maquinarias), como estado de habilitación, documentación, etc. En ella, hay muchas plataformas de control de acceso a las plantas, de logística y de gestión de recursos.
Aumax (Agrotecnologías)
SPEC (Acceso)
Rukas (Supply Chain - Logística)
Intelektron (Acceso)
TT Consulting (Accesos)
Applog (Supply Chain - Logística)
ADET (Estado de obras)
EBI HoneyWell (Estado de obras)
Befolder (Gestión para Proveedores)
JPH Lions (Accesos)
+ de 10 desarrollos propios de gestión.
Integraciones de Estado de pagos y altas de contratos
Estas integraciones conectan todas las herramientas de Certronic con la gestión administrativa y contable de la empresa. El uso más frecuente de estas integraciones es permitir que el área de pagos de la compañía pueda verificar el cumplimiento documental de los proveedores. Esto permite aplicar políticas de inhabilitación de pagos a las contratistas que no hayan presentado todos los documentos requeridos.
SAP (ERP)
Oracle PeopleSoft (ERP)
Softland (ERP)
Checkpagos (Gestión de Pagos)
Befolder (Software de Gestión documental para contratistas)
Naaloo (Software de Gestión de RRHH)
RiskLoud (Software de gestión de seguros)
+ de 10 sistemas propios de empresas.
Estas son algunas de las integraciones que han sido solicitadas por nuestros clientes, quienes ya contaban con alguno de estos softwares.
Integraciones múltiples en el proceso de control documental
Hasta aquí, hablamos de la integración individual de Certronic con otras plataformas o hardwares. La realidad es que, en la mayoría de los casos, nuestro equipo de TI debe integrar a nuestra plataforma con más de un software para completar un circuito 360°. Esto se da porque los equipos internos de la empresa poseen más de un software de gestión o porque los proveedores de dicha compañía cuentan con otras plataformas de gestión.
Veamos un ejemplo real en el que intervendrán las siguientes plataformas:
SAP (ERP de la compañía para gestionar contratos).
Certronic (plataforma de control de empresas contratistas).
Checkpagos (Software que utilizan los proveedores para emitir sus facturas y ser notificados del estado de pago).
En este ejemplo, hay determinados requisitos de la matriz de control que inhabilitan el pago de facturas.
Una vez que se han integrado las tres plataformas el circuito de control sería de la siguiente forma:
El área de compras luego de un proceso licitatorio selecciona una nueva empresa de servicios. Dicha selección es procesada y registrada en SAP.
SAP automáticamente envía la información de la nueva empresa contratista de servicios a Certronic. Esta integración, en primer lugar, evita el alta manual del nuevo proveedor y, a la vez, permite disparar el proceso de control automático de la nueva compañía dada de alta.
Transcurrido el primer mes de servicios, la empresa contratista debe enviar su factura, lo que hará por intermedio de Checkpagos. Como Checkpagos se encuentra integrado en SAP la información y documentación que envíe la empresa contratada viajará en forma automática a SAP.
En esta instancia, SAP, mediante la integración con Certronic, verificará si la totalidad de los requisitos para el pago están cumplidos, para habilitar o deshabilitar el pago. Sin intervención del personal interno, el software le comunicará al proveedor mediante Checkpagos, si la factura se encuentra disponible o bloqueada al pago por falta de presentación de documentación, de encontrarse inhabilitada, le dirá qué documentos adeuda.
Una vez que la empresa contratista envía los documentos pendientes, por los que se estaba bloqueando el pago, las tres plataformas actualizan su estado y el proveedor dispone el cobro de la factura correspondiente.
Este ejemplo de integración es solo una muestra de la cantidad de combinaciones, funciones y automatizaciones que se pueden lograr en la gestión de las nóminas externas, utilizando Certronic como plataforma de control.
Continuamente nos encontramos trabajando para conectarnos con distintas plataformas de gestión que permite a los usuarios de Certronic tener control global sobre sus recursos externos y poder gestionarlos con un mínimo esfuerzo humano.
Si utilizas otro software de los que mencionamos aquí y quieres saber si está integrado o si es posible integrarlo a nuestras herramientas, no dudes en consultarnos, seguramente podemos ayudarte a optimizar tu sistema de gestión.
Para más información contáctese con nuestro equipo
