El control de proveedores posee una gran gama de herramientas para evitar negligencias y elevar el grado de cumplimiento de las empresas contratistas en distintas partes del proceso, por ejemplo, los dos tipos de inhabilitaciones. El primero, es la inhabilitación de ingreso de los recursos que no posean los requisitos que exige la matriz documental configurada por la compañía. Esta medida es la más dura, tanto para el proveedor como para la propia organización, ya que, si bien evita una situación riesgosa, retrasa también la tarea que iba a desempeñar afectando a la propia empresa que contrata.
La segunda opción es la inhabilitación de pago. En esta modalidad, en lugar de detener el trabajo, se pospone abonar la facturación hasta que se cumplan todos los requisitos documentales preestablecidos. En este caso, el trabajo no se detiene, aunque continúa en condiciones riesgosas, y solo se afecta a la empresa contratista con una inhabilitación temporal del pago.
“La inhabilitación de ingreso evita una situación riesgosa, pero retrasa la obra. En la inhabilitación de pago, el trabajo no se detiene, afectando solamente al proveedor por su incumplimiento”
Ambas opciones están disponibles en Certronic mediante una rápida configuración, con un alto grado de automatización y notificaciones de cada evento. Hoy vamos a hablar de la segunda opción, la inhabilitación de pago, y cómo se simplifica a través de la integración con CheckPagos desde la sección de Cuentas a Pagar.
Para quienes no conocen la plataforma, Certronic posee distintos Portales según el cargo del usuario y la función que vaya a cumplir dentro de la plataforma. Uno de estos portales, llamado Cuentas a Pagar, está dedicado a los responsables del área contable dentro de la propia organización.
En este portal se puede visualizar el estado de las facturas de cada una de las empresas contratistas en tiempo real. Además, dispone de una visión global del historial de pagos de cada una y muestra si las liquidaciones pendientes se encuentran habilitadas o inhabilitadas.
Esto permite identificar rápidamente cuáles son las contratistas deudoras y cuáles representan un mayor riesgo para la organización. Incluso, esta integración facilita la visualización de los días en los que los pagos quedaron inhabilitados, por lo que podemos tener una lectura histórica de su nivel de cumplimiento. Este análisis se puede profundizar con los indicadores y KPIs de Certronic, si te interesa este tema te recomendamos la nota: ¿Qué es un KPI y cómo usarlo en el control de contratistas?
Una de las virtudes del equipo de IT de Certronic es encontrar las mejores herramientas del mercado e integrarlas a la plataforma para que nuestros usuarios puedan centralizar su proceso de control y obtener la máxima optimización de sus tareas sin tener que adoptar nuevos sistemas.
La integración con CheckPagos es una solución que agiliza la cadena de pagos, tanto para la compañía, como para los proveedores. Su máxima virtud es permitir visualizar en tiempo real el estado de la información procesada de los pagos para solucionar los problemas que se presentan. A continuación, veremos todas las herramientas que pueden disfrutar nuestros clientes y qué procesos simplifican.
Módulo Orden de Pago (MOP)
Permite publicar e informar a los proveedores sobre las órdenes de pago emitidas, con sus documentos relacionados y montos. Cuenta con un set de alertas programables para recibir notificaciones sobre nuevos pagos o diferentes tipos de eventos.
Módulo Documentos Pendientes (MDP)
Informa a los proveedores cuándo los documentos que han enviado han sido recibidos, cuándo han ingresado en el circuito de pago y el estado en que se encuentran los mismos.
Módulo Orden de Compra (MOC)
Esta funcionalidad fue diseñada para facilitar a los proveedores visualizar las órdenes de compra emitidas a su favor y recibir una alerta cuando esto suceda.
El módulo se encuentra integrado a la plataforma de tal manera que, no solo exhibe los datos generales y particulares de la orden de pago, sino que también refleja las facturas vinculadas a la misma. Esto posibilita conocer el estado y los saldos disponibles, teniendo en consideración el monto global de la orden de compra y los montos ya consumidos.
Módulo Gestión de Reclamos (MGR)
Esta herramienta ayuda a la gestión y atención de los reclamos de proveedores. Sus funcionalidades específicas permiten llevar una administración ordenada de la totalidad de los reclamos activos y conservar en forma histórica la sucesión de los mismos. Este módulo también posee alarmas configurables para saber cuándo hay un nuevo reclamo.
Módulo Envió Comunicaciones (MEC)
Esta funcionalidad unifica y simplifica el envío de comunicaciones a los proveedores en un solo canal. Su editor permite generar diversos tipos de mensajes, enviarlos masivamente a los proveedores o seleccionar destinatarios particulares y adjuntar documentos, de ser necesario, con notificaciones en tiempo real.
Módulo Envío Digital de Facturas (MEDF)
Por intermedio de este módulo los proveedores pueden enviar sus facturas a través de la plataforma en un proceso muy sencillo. Las mismas quedan almacenadas permitiendo su consulta histórica.
Módulo Control de Facturas (MCF)
Permite simplificar las tareas del área contable, creando y activando un circuito de validación automático para las facturas recibidas. Este circuito posee una customización y diseño flexible de los perfiles de autorización, áreas, etc., según la estructura de la empresa y las preferencias de cada usuario.
Como destacaba uno de nuestros clientes: “cuando se le facilita las tareas al contratista, el contratista cumple”. Esta integración permite que el proveedor pueda enviar la documentación de la forma más simple posible y, a la vez, tanto el proveedor como la compañía principal, posean todo el abanico de opciones de CheckPagos disponible sin tener que realizar pasos extras.
“El proveedor podrá saber qué documentos están bloqueando el pago y subirlos, aumentando su cumplimiento”
El proveedor tendrá las herramientas necesarias para saber el estado de cada liquidación pendiente, y en el caso de estar inhabilitado, sabrá qué documentos están bloqueando el pago y podrá subirlos desde la misma plataforma.
Para la empresa que contrata esta automatización implica una reducción de las consultas al equipo de control interno de la empresa, eliminando tareas, y una aceleración de todo el proceso, ya que elimina los tiempos muertos de espera. A la vez, que aumenta el cumplimiento de los proveedores, sin tener que hacer ningún esfuerzo.
Esta es una de las muchas integraciones con las que cuenta Certronic e, incluso, es posible que muchos de nuestros clientes lo desconozcan, pero disfruten de sus beneficios. Si quieres empezar a simplificar y optimizar tu proceso de gestión y control de contratistas te invitamos a realizar una demo gratuita. En ella podrás recorrer la plataforma y todas sus herramientas junto a nuestros especialistas para que puedas ver su funcionamiento, despejar todas tus dudas y descubrir todo lo que Certronic puede hacer por tus equipos.
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