Tenemos dos empresas dentro del mismo grupo. Una son los equipos de torres cuya actividad principal es la de perforación y tiene dos servicios conexos que son: terminación de pozos y reparación de pozos, esto se llama Pulling y Workover. Por otro lado, tenemos la parte de servicios, que hace cementación de pozos, estimulación, fractura, coiled tubing y un montón de servicios más al pozo fuera de lo que hace el equipo de torre.
Para realizar estas tareas tenemos muchos proveedores de servicios, además de los proveedores de materiales, que actúan en diferentes partes del proceso. Tenemos muchas contratistas dedicadas al transporte, que tienen que trasladar el equipo de una zona a otra. También proveedores que hacen inspecciones de los equipos para poder trabajar y asegurar las condiciones de seguridad. Otras empresas prestan servicio de soldadura, Mantenimiento mecánico y eléctrico y de calibración de los instrumentales del equipo. Además, tenemos personal eventual. Es muchísima gente. Pero la mayor parte del control es transporte, transporte de sólidos, o sea, equipo, las cargas de equipo o transporte de personal a las torres.
Eso es un volumen muy importante y aumenta considerablemente el riesgo derivado de la tercerización de servicios, entonces el tema del control documental se nos hacía cada vez más crítico.
¿Qué cantidad de empresas y recursos poseen ahora?
Actualmente, tenemos 209 contratistas y 3597 recursos entre todas las contratistas, para todas las bases.
Hace por lo menos diez años, cuando entré a la compañía en el 2008 ya lo hacíamos, era todo más rudimentario a través de planillas de Excel.
Llegó un momento en que esas planillitas de Excel que llevábamos y que íbamos controlando vencimientos, nos fueron quedando muy cortas y muy insuficientes para el control. En ese momento nos dimos cuenta que teníamos que avanzar con algo más. Entonces se arrancó en una de las bases con otro sistema.
¿Cómo era ese sistema anterior?
Era como el antiguo legajo que se llevaba antes, cuando se presentaba la documentación en papel. Faltaba hacer ese click, para brindar otras facilidades que permite la tecnología. Se había quedado en el tiempo.
Con ese sistema estuvimos bastantes años y en las evaluaciones veíamos que por ahí tenía demoras en las respuestas o demoras en las auditorías o que las formalidades de presentación de la documentación hacían que la información no fuera oportuna para la evaluación de los riesgos. Entonces cuando fuimos a implementar un sistema de control en distrito sur, quisimos probar otra alternativa y ahí es cuando conocimos a Certronic.
Desde esas épocas siempre en San Antonio se hizo mucho hincapié en el tema documental por la cantidad de juicios que hubo en un momento. Hoy, cuando recibimos un reclamo, podemos acceder muy fácilmente a la información y documentación aportada por cada contratista. Algo que antes teníamos que buscar en carpetas y nos ocupaba un día de trabajo entero en el archivo.
¿Conocen a Certronic siendo proveedores de Geopark, no?
Exacto, Geopark lo utilizaba y nosotros les enviábamos la documentación a través de Certronic. Es como que estamos de los dos lados del mostrador. Por un lado, controlando a nuestros contratistas y, a su vez, toda esa información se la aportamos a nuestros clientes que también realizan control documental.
Certronic nos resultaba piola al momento de enviar documentación y lo que nosotros planteábamos era que mientras más fácil era poder realizar el envío de documentos, más fácil se le hacía al contratista poder cumplir.
En el sistema anterior tenían que presentar toda la documentación en un solo PDF inmenso. Solía pasar que, si ponías la ART antes que el Seguro de Vida Obligatorio, y el sistema te lo pedía al revés, te rechazaba toda la documentación. O si mandabas los recibos y no estaban en orden alfabético te rechazaba la documentación. Entonces, al final del mes, nosotros no sabíamos si el incumplido era porque la compañía no había pagado los sueldos, o el seguro no estaba vigente, o si, por el contrario, había un problema en la formalidad del proceso de envío. Vimos que con Certronic eso no ocurría porque la subida era por documento, sin que los proveedores debieran respetar un orden específico, y tampoco tenían que esperar a que te rechazaran un documento para subir otro. Eso agiliza muchísimo los tiempos. Además, veíamos que contábamos con información más real y más oportuna para la evaluación de riesgos, que era lo que nos estaba haciendo falta.
¿Cómo fue el cambio?
Fue un trabajo grande. Había mucha documentación que quedó en el sistema anterior. Por lo que creamos, junto al equipo de Certronic, un plan de contingencia donde vimos qué documentación teníamos que pedir para asegurarnos de todo lo anterior, como el libre de deuda, estado de cumplimiento en AFIP, etc.
Eso es lo que tiene bueno Certronic, que es flexible a las necesidades de los clientes. Por ejemplo, nosotros necesitábamos para el apto de Certronic dentro de un proceso, y que ese apto tenga un texto específico que nos dio legales y ciertas características que lo vimos con el equipo de Certronic y en menos de una semana ya estaba aplicado. Cada vez que tenemos un problema con algo, se lo comunicamos al equipo y en un breve lapso nos brindan una solución. Eso es lo que más valoramos, es la posibilidad de esa flexibilidad y resolución de problemas mucho más veloces que otro sistema.
¿Cómo fue la implementación de Certronic?
Fue simple. Lo complejo fue la resistencia al cambio que está siempre y la planificación de la transición. Cuando se comienza a ver los beneficios que le aporta la plataforma, esa resistencia se va venciendo. Por ejemplo, cuando las contratistas ven que tienen una biblioteca documental que le organiza toda su documentación y la pueden bajar cuando quieren, se entusiasman con la herramienta porque les sirve.
¿Internamente, cómo fue el aprendizaje?
Fue muy fácil, porque el sistema es muy intuitivo, te imaginás lo que es pasar de manejar la mayoría de las funciones en un Excel a un sistema que tiene una organización, es súper fácil.
¿Cuáles fueron las primeras impresiones?
Cuando probamos a Certronic en Chubut y Santa cruz, vimos que andaba bien, que el plazo de auditoría de 72 hs. se cumplía siempre, lo cual para nosotros era muy importante. Además, nos servía también como biblioteca de documentación. Si bien nosotros podíamos controlar al proveedor cuando teníamos que enviar documentación al cliente, la teníamos disponible. Entonces qué nos resolvió dos problemas de una sola vez. Como vimos que funcionó ahí, pudimos ampliar la escala, agregamos Mendoza y finalmente hicimos el cambio de estudio en Neuquén.
¿Cuál es el mayor desafío que se les presentó?
El desafío fue que el proveedor entendiera que primero tenía que estar habilitado en Certronic para prestar el servicio en algún yacimiento, que tiene más que ver con la actividad nuestra. Esto ya casi no nos pasa, y eso es lo bueno, si el sistema fuese el que teníamos antes estaríamos en crisis. Ahora podemos asegurarnos del cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales, a través de un procedimiento que corre con el apto de Certronic.
Hoy un proveedor que no tiene al día la documentación en Certronic ve el impacto en procesos conexos. Ahí, Certronic es neurálgico en toda la relación con el proveedor.
¿Qué áreas tienen integradas en el sistema?
Tiene bastante uso en Compras, Ingeniería, Logística, Mantenimiento y Cuentas a Pagar, que lo usan como consultas. El área de Cuentas a Pagar lo utiliza para revisar los estados, por ejemplo, si el proveedor al momento de presentar la factura estaba no apto, pero al momento del pago estaba apto. Esas cosas las pueden ir chequeando ellos sin preguntarnos a control documentario ni al proveedor. Lo mismo para compras o para los sectores de usuarios. Primero consultan en Certronic para verificar quiénes están habilitados y una vez comprobado eso, los llamen a cotizar. Certronic les permite consultar directamente desde el sistema sin tener que consultar al área de control y esperar una respuesta, lo que agiliza mucho los tiempos internos y la carga de tareas.
¿Por qué decidieron instalar el Módulo Risk?
Porque nos permite agregar un nivel de seguridad más. Nos pasó, a poco de haber empezado con Certronic, que uno de los auditores se dio cuenta de que había documentación cuya veracidad era dudosa. Entonces se realizó el cruce de datos mediante Risk y descubrimos que algunos documentos no coincidían con la información pública.
A partir de ese momento, implementamos el control del módulo Risk y lo tenemos seteado para comprobar 15 proveedores todos los meses. Con eso vamos verificando la documentación presentada contra fuentes oficiales, además de ser validada por el auditor. En la mayoría de los casos se notifican diferencias con AFIP, usualmente, o nos vamos confirmando con un nivel más de seguridad y tranquilidad. Lo usamos muchísimo y agregó mucho valor.
Es una gran ventaja que sea automático. Nosotros tenemos acceso a NOSIS, pero que el sistema lo haga solo y ordenadamente, sin que tengamos que hacerlo manualmente, nos resuelve la tarea; solo tenemos que ver el reporte.
¿Cómo varió el porcentaje de cumplimiento con Certronic?
Nosotros andábamos, más o menos, en el 25% de contratistas aptos y después de que implementamos Certronic pasamos al 60% en pocos meses. Luego, seguimos creciendo gradualmente. Va de la mano con lo que te decía, cuando se le facilita el envío de la documentación al contratista, el contratista cumple. Si le ponen palos en las ruedas, termina siendo por una cuestión formal y no por una cuestión específica de cumplimiento real.
Si vos tenés un montón de incumplimientos no puedo tener proveedores tan horribles, el problema lo tengo en otro lado. No puede ser que nadie pague sueldos, que nadie pague el 931, estarías súper llenos de juicios, que no ocurre. Entonces decís, la obligación está cumplida, entonces, ¿por qué yo no la puedo ver? Es el sistema. Si vos tenés un sistema amigable como Certronic, la documentación la tenés, sabés que si falta es porque hay algo mal en el medio, no porque no la pudo presentar o porque se la rechazaron por un tecnicismo.
También fue por poder concientizar a los colaboradores internos de que el sistema le servía. Antes nos pasaba que contrataban para una inspección a X empresa. Le decíamos a Compras “che, no está habilitada” y nos contestaban “dice que lo presentó y que no se lo validaron por tal cosa”.
Cuando pudimos demostrar que a través de Certronic el control funciona y que también todos los reclamos quedaban registrados en el sistema y en el caso de que el auditor se equivoque, los proveedores podían demostrarlo, eso les dio confianza en la plataforma. Tanto nosotros como los proveedores, tenemos una trazabilidad de los procesos y podemos hacer el seguimiento. Todo eso queda súper transparente y nadie duda de que el sistema muestra la información correcta. Eso aumenta el compromiso del proveedor.
¿Cómo los afectó la pandemia? Entiendo que como servicio esencial ustedes nunca pararon.
Sí, pero hubo muchísima baja de actividad. Nosotros pasamos de casi tener 80 equipos funcionando a tener 7. En los últimos meses, se fue reactivando.
En esta reactivación Certronic fue muy útil. Gracias a la plataforma pudimos articular ciertas cosas, como suspender a todo el personal que por la edad estaban en grupo de riesgo. Todos los mayores de 60 quedaron automáticamente suspendidos, para cuidarlos.
También nos ayudó con las notificaciones a aclarar cómo debían hacer las presentaciones documentales si tenían ATP (Asistencia estatal a las empresas durante la pandemia para el pago de salarios), o cómo tenían que presentar el F931, los recibos de sueldo. Porque eso es lo que tiene de bueno el sistema, que te brinda un canal de comunicación que te asegura que les llega a todos los contratistas y podés verificar en qué momento lo leyeron. Es útil para evitar que digan que no lo leyeron, el sistema te da el horario y fecha de lectura del mensaje por cada proveedor. Enviábamos esas cosas o cosas del protocolo de seguridad, que en un momento en donde todo era un caos, contamos con el sistema como soporte de la gestión de comunicación.
¿Qué cosas valoraron durante la cuarentena?
El hecho de tener todo digitalizado nos permitió trabajar desde casa. Si estuviéramos en una realidad donde la documentación la teníamos en papel o Excels, hubiéramos estado fritos. Pero al tener todo digitalizado permitió seguir como si no hubiera pasado nada. Hacíamos periódicamente reuniones por alguna plataforma digital e íbamos resolviendo los problemas.
Si hay alguien que está empezando en esto, ¿en dónde le dirías que tiene que poner el foco?
Hoy en día hay muchas cosas, pero la clave siempre ha sido la misma: el control de los seguros, que te resguarda patrimonialmente, y el control de los sueldos. Si vos como empresa ves que un empleador no pagó el F931 vas a tener un problema, pero no es un perjuicio directo para el empleado. En cambio, si no le pagó el sueldo o le viene liquidando mal, ahí tenés un problema y un problema que es inmediato. Seguramente, en unos meses tenés un problema grave. También hay posibilidades de conflicto por una cuestión previsional, pero es menos probable, y lo podés ver con más tiempo. Todo esto, es fundamental tenerlo automatizado y sistematizado.
¿Qué recomendación le darías a quienes hacen control documental?
Nos pasa mucho que hablamos y nos vamos consultando. Hay muchos que están, desde proveedores a clientes, con estudios que vienen desde hace muchos años trabajando con sus propias plataformas que es difícil moverlos. Pero cada vez que nos han consultado, nosotros hemos recomendado a Certronic por la flexibilidad, por la oportunidad y disponibilidad de la información, que es fundamental en esto.
Hoy lo más valorable para todos los que analizamos los riesgos derivados de la subcontrataciones es tener información oportuna y eso es lo que te permite Certronic. Nos han llamado un montón de veces preguntando y le hemos dado el contacto porque nos ha dado muy buen resultado a nosotros y nos sirve que trabajen con el mismo sistema.
¿Te resultó útil la entrevista con Ezequiel? Te invitamos a que sigas aprendiendo de este proceso en el Caso de Éxito de San Antonio Internacional.
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