¿Cómo es realizar un cambio de Software de Control? ¿Qué problemas son imperdonables a la hora de controlar? y ¿Cómo es la mejor forma de iniciar un proceso de selección y cambio? Todo esto y mucho más, lo vas a poder ver en esta interesantísima entrevista con Martín Calvo, Jefe de Compras de Sullair Argentina. Sin perder tiempo en introducciones, los dejamos con este caso visto desde adentro.

Nosotros tenemos básicamente dos grandes grupos de contratistas. Los contratistas que vienen a realizar trabajos o servicios a cualquiera de nuestras sedes y, por otra parte, aquellos contratistas que realizan trabajos en clientes nuestros.

¿Qué cantidad de empresas y recursos externos poseen actualmente?

Tenemos alrededor de 300 proveedores en el portal con 1300 recursos asociados, esto va variando dependiendo de la necesidad. Tenemos contratistas muy diversos: pequeños, medianos y grandes, cada uno con sus particularidades y características, por lo que es vital tener un control estricto y completo para con todos.

Cuando contábamos con la anterior plataforma teníamos mucho “ruido” con los proveedores y en forma interna, dado que nos costaba poder entender rápidamente, cuál era la causa raíz del problema: ¿Está la documentación?, ¿es correcta?, ¿ya fue controlada?, ¿está vigente?, etc. En resumen, la plataforma era poco amigable y el nivel de respuesta no estaba a la altura de lo esperado, con lo cual terminábamos realizando más gestión interna de la que correspondía.

Cuando tomamos la decisión de cambiar y migrar, armamos un equipo interdisciplinario formado por las áreas de Compras, Recursos Humanos, Seguridad, Medio Ambiente, Administración y Seguridad Patrimonial. En primera instancia, relevamos todos los “puntos de dolor” que teníamos y cuál era la expectativa respecto a una nueva plataforma, proveedor y servicio: ¿Qué necesitamos que haga, en qué momento y cómo?

"Armamos un equipo interdisciplinario formado por las áreas de Compras, Recursos Humanos, Seguridad, Medio Ambiente, Administración y Seguridad Patrimonial"

Para la selección de posibles alternativas, además de investigar qué opciones había disponibles en el mercado, aprovechamos la experiencia de nuestra gente de Seguridad y Medio Ambiente respecto a la utilización de plataformas de control de nuestros clientes: ¿Qué utilizan nuestros clientes?, ¿Cuál es más amigable, intuitiva, ágil?, ¿Cuál se adapta más a nuestras características y necesidades?

La mesa era condición excluyente, dado que los requisitos solicitados por Sullair nacen a partir de las definiciones de cada una de estas áreas, que son los especialistas en cada materia. De allí se definió la Matriz de Requisitos a solicitar a cada proveedor.

Contactamos a múltiples proveedores, escuchamos sus propuestas, navegamos sus plataformas, examinamos su historial y revisamos los clientes con los que trabajan. Luego ponderamos todos los aspectos y entendimos que Certronic era la adecuada. Comercialmente, quizás no era la de menores costos, pero nos enfocamos en el objetivo de lograr el control de contratistas necesario y deseado.

Luego de la construcción de la Matriz de Requisitos, allá por principios de 2019 comenzó la implementación. Se les explicó a los proveedores que íbamos a realizar un cambio de plataforma en pos de agilizar y facilitar el proceso de control de contratistas. Hubo muy buena aceptación y adaptación, apoyado principalmente en las capacitaciones (presenciales pre-pandemia y virtuales post-pandemia), instructivos digitales, videos y demás información que fuimos compartiéndoles a los proveedores, constantemente estamos en contacto con el equipo de Certronic con el objetivo de mejorar la experiencia de los contratistas en la utilización de la plataforma.

La recepción fue muy positiva dado que se eliminaron muchos “puntos de dolor” y se quitaron muchas tareas que no agregaban valor alguno.

 El primer resultado vital es saber en todo momento en qué condición está cada empresa contratista. Aunque parezca muy básico, hoy tanto el proveedor como nosotros visualizamos la misma información, en el mismo momento, en las mismas pantallas, de la misma manera, con lo cual ya no hay ningún tipo de duda respecto a, por ejemplo: qué está correcto, qué está pendiente, desde qué fecha, qué está controlado, qué está pendiente de controlar, etc. Esto permitió reducir drásticamente el nivel de mails, llamados, consultas internas y externas, dado que la información está allí, clara y visible, para todas las partes.

"Certronic nos permitió reducir drásticamente el nivel de mails, llamados, consultas internas y externas"

Otro punto interesante es el referente a la agenda de alertas, donde el proveedor sabe exactamente en qué momento se vence cada documentación a gestionar o presentar con lo cual puede realizar la autogestión sin inconvenientes.

Estamos empezando a utilizar los reportes y métricas disponibles en el portal para medir desempeño, ya sea de Certronic en lo que refiere a cumplimiento del SLA como de los proveedores. Estaremos comenzando a profundizar las otras herramientas disponibles en el portal, a modo de ejemplo, las Credenciales QR. La idea es “sacarle jugo” a todo lo que está disponible y, entendemos que, puede ayudar a mejorar nuestros procesos.

Hay clientes que nos auditan nuestros procesos de compra, con lo cual, entendemos que, teniendo un control de contratistas sólido, es un punto importante para nuestros clientes, dado que les otorga mayor confianza respecto a la calidad de Sullair como proveedor. 

Si alguien en tu mismo puesto te pregunta por Certronic ¿Qué le dirías?

Se lo recomendaría ¿Por qué? Básicamente, en lo que refiere a software, es una plataforma sólida, intuitiva y amigable, en lo que refiere a mejora continua. Se observa el compromiso del equipo de Certronic de estar actualizado constantemente y proponer nuevas ideas. Respecto al nivel de servicio, se observa el compromiso de mantener el nivel acorde a lo que Sullair necesita.

Si te gustó esta entrevista, te invitamos a leer las conversaciones con los responsables de control de Pampa Energía y de San Antonio Internacional, para que también conozcas su experiencia en cada uno de sus rubros. 

Si quieres iniciar la transformación digital de los procesos de control en tu organización, te invitamos a realizar una demo gratuita junto a nuestros especialistas. ¡Contáctanos! Estamos disponibles para resolver todas tus dudas y conocer todo lo que Certronic puede hacer por tu empresa. 

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