La semana pasada vimos el Caso de Éxito de Oldelval. Para conocerlo en su profundidad conversamos con Carolina Tonellotto, Analista de Relaciones Laborales, para conocer los detalles desde dentro de la empresa. Te invitamos a leer una entrevista muy interesante donde repasaremos el desafío inicial, las particularidades del control de un oleoducto de 1700 km y los resultados obtenidos. ¡Empecemos!

La empresa

Carolina, ¿A qué se dedica Oldelval?

Oldelval se dedica al transporte de hidrocarburos líquidos, desde la cuenca neuquina hasta Puerto Rosales. Transportamos el 100% del shale oil de Vaca Muerta y el 70% de la producción de la cuenca neuquina hasta el puerto Rosales, cerca de Bahía Blanca. El caño maestro tiene una forma de Y griega, con una estación de bombeo en Challacó, más al sur en la provincia de Neuquén, y otra en Puesto Hernández, también en Neuquén, cerca del límite con Mendoza. El ducto se unifica en Allen que es y ahí recorre hasta Puerto Rosales, por toda la provincia de Río Negro y llega hasta Buenos Aires. Además, desde Puesto Hernández también se envía crudo para la refinería de Luján de Cuyo. 

¿En qué emplea contratistas?

La empresa tiene la concesión de este ducto, que es un caño de 1700 km, por lo tanto, tiene la responsabilidad de hacer la operación, el mantenimiento y las obras del sistema integral del transporte de crudo. 

En estas obras y en este servicio de mantenimiento es donde se emplean contratistas que van a trabajar a lo largo de la traza, dentro de nuestras estaciones de bombeo o por donde pase el caño. Esas contratistas que empleamos debemos realizarles un control porque somos responsables solidarios de lo que pase con ellas, con las personas y con todo lo que tenga que ver con el ducto. 

Además, más allá de los contratistas, tenemos la custodia del caño, por lo que debemos controlar a terceros que ingresen a esa zona. 

Actualmente, ¿Qué cantidad de contratistas y recursos están empleando?

En la actualidad contamos con un total de 174 empresas contratistas activas, que poseen 1322 recursos relacionados. 

Situación Inicial

Remontémonos a cuando empezaron a buscar un sistema de gestión de proveedores ¿Qué los llevó a tomar esa decisión? ¿Qué estaba pasando en Oldelval?

Primero te cuento que, desde el mes de mayo del 2020, la parte de control de contratistas pasa a tener como responsable al área de Recursos Humanos. Anteriormente, se dividía entre Abastecimiento y Confiabilidad. 

Esto se da porque desde Relaciones Laborales, donde tengo mis funciones, notamos que había oportunidades de mejora en la gestión de contratistas y el encuadre de los recursos. Ahí certificamos que no se estaba mirando ciertas condiciones y profundicé sobre el control que realizaba el estudio que teníamos en ese momento, para ver en dónde estábamos fallando y solucionar el problema. 

Entonces, el año pasado Oldelval decidió pasar el control a Recursos Humanos, con Hernán García como gerente, que también contaba con experiencia en control de contratistas. 

Lo primero que hicimos fue planificar y definir, además de lo legal, otras gestiones a las que nos podíamos adelantar o evitar con el control. Una vez definido eso, vimos que el estudio que teníamos no nos daba las herramientas para poder cumplir esos objetivos y que podamos tener una trazabilidad de lo que hace el auditor externo, lo que hace la contratista y lo que hace Oldelval. 

Internamente, cada contrato nuestro tiene un referente que lo llamamos Fiscal. Los fiscales son personas que tienen otras tareas y además tienen que seguir el contrato, entonces no le podíamos dar algo complejo de utilizar, que le lleve mucho tiempo extra, ni que haya que capacitarlo para que la use. No están para mirar si un 931 está pago, sino para verificar que se cumpla el trabajo. Lo que nos gustó de Certronic es el sistema, que es muy sencillo y fácil de utilizar desde el inicio hasta el fin del control. Además, nos daba un sistema de alertas que nos ayudaba a adelantarnos a todas esas partes del proceso que antes eran un agujero negro. 

¿Cómo realizaban el control hasta ese momento?

Estábamos con ese estudio de control de contratistas que trabaja a nivel local. Ellos auditaban a las contratistas, pero si el fiscal no ingresaba al sistema y veía qué tipo de auditoría se había realizado y el resultado, no había una alerta que le avise si el contratista no había cumplido. 

Incluso esta tarea fue muy compleja porque para buscar esta información era muy dificultoso. Por ejemplo, al buscar documentos de una contratista te traía toda la documentación presentada del 2001 a la actualidad sin organización alguna y tenías que buscar lo que querías dentro de todos esos archivos. 

La búsqueda de una nueva solución

¿Cómo fue el proceso de búsqueda y cómo llegaron a Certronic?

Después de que definimos los objetivos de control y vimos que necesitábamos algo nuevo, se saca una licitación. Siempre que sacamos una licitación miramos en el mercado aquellas empresas que tienen buen concepto, de la cual alguna empresa te dice que le sirvió y ahí invitamos. En esta ocasión, se presentaron cuatro estudios. El análisis técnico de la propuesta, la experiencia y el desarrollo de Certronic aplicaba para responder a nuestras necesidades. Esto nos aseguraba que conocen las soluciones que necesitamos y los posibles inconvenientes que se nos pueden presentar. 

La implementación

Entiendo que parte de la auditoría se realiza de forma externa y otra de forma interna, ¿Verdad?

Esto fue una de las cosas que mejoramos al cambiar de estudio. En el mes de julio del año pasado, por todos los cambios de la pandemia, la empresa hizo varias modificaciones a nivel cultural. De hecho, la forma de trabajar cambió, dejamos la obligatoriedad de la presencia en las oficinas. 

Eso llevó también a mirar la agilidad con la que nosotros dábamos respuesta a los clientes y a las contratistas que teníamos. Al momento de decidir si contrato un servicio, no puedo estar esperando 10 días a que empiece a trabajar. 

En esa revisión que se hizo la empresa dividió documentación que es exigible por norma para Oldelval como toda la documentación de Higiene y Seguridad y lo que tiene que ver con el sistema de gestión y la documentación legal-laboral que es exigible por ley. En esa división le dejamos a C-Laborem (compañía de auditoría externa) todo lo legal-laboral e hicimos un apartado, que se llama CASS para nosotros, en donde personal propio de la empresa es quien solicita documentos específicos y quiénes son los que auditan esa documentación específica. Ambos equipos utilizan la plataforma de Certronic paralelamente para llevar el control. Luego, todos estos requisitos de ambos equipos son condición de pago a los contratistas.

Para poder adaptarse a la estructura de Oldelval se hicieron varios desarrollos a medida además de este control dual, ¿Cómo fue ese proceso?

Cuando elegimos el cambio de estudio, una de las cosas que vimos a favor de Certronic es que es un sistema que es sumamente flexible, porque responde a nuestras necesidades y no es que teníamos que adaptarnos a lo que el sistema te da. Es la gran diferencia con las otras opciones. Eso es excelente porque, en el caso nuestro, nos permitió armar nuestro procedimiento de control de contratistas óptimo, nos enfocamos en nuestros objetivos sin preocuparnos si se podía hacer. 

“Certronic es un sistema que es sumamente flexible, eso nos permitió enfocarnos en nuestros objetivos sin preocuparnos si se podía hacer”

Se hicieron desarrollos como poder acceder al intercambio entre las contratistas y el estudio con respecto a reclamos y contestaciones. En este caso se permitió a los perfiles de la empresa acceder y ver las razones de rechazo de documentación y toda la trazabilidad. Todos nuestros fiscales ahora pueden ver todo el circuito, lo que permite mejorar el proceso y evitar ruidos o malos entendidos.

También creamos un control para terceros, que es algo particular de la empresa. Tenemos la custodia de este caño de 1700 km y de su entorno, que abarca 10 metros a cada lado del ducto. Cualquier persona o empresa que quiera acceder a esa franja de seguridad, nos tiene que pedir permiso. Este caño pasa por campos y propiedades privadas, si alguien quiere, por ejemplo, poner fibra óptica subterránea y tiene que cavar por donde pasa nuestro caño, tiene que pedir permiso. Para esto, desarrollamos dentro de la plataforma un apartado que se llama terceros y a través del sistema las empresas que quieren pedir permiso pueden enviar todos los requerimientos que tienen para poder acceder a esa franja de seguridad. Volviendo a lo anterior, en ese apartado, C-Laborem controla dos documentos y el resto de la documentación, que son de aspectos de ingeniería, se controlan en Oldelval. 

Por otro lado, se creó un apartado de descarga de documentación, donde colgamos documentos propios de la compañía que tiene que cumplir la contratista, por ejemplo, la declaración jurada de COVID19, cuestiones de Medio Ambiente, CAS, Pre Ocupacional, etc.

También se permitió asociar un chofer a un vehículo o maquinaria. Lo que establece que el recurso que esté habilitado para el manejo de vehículo o maquinaria esté asociado. Esto nos permite controlar quién se sube a los vehículos y maquinaria en las estaciones de bombeo, para que solo el personal habilitado lo maneje. 

También, para facilitar el control a los supervisores de cada estación, se realizó otro desarrollo: la integración entre el sistema de las estaciones con Certronic, en tiempo real. Entonces, pueden verificar el estado y si algunos de los requisitos no se cumplen en Certronic, los proveedores no van a poder ingresar y la tarea no se realiza.

En relación a eso, también se realizó un cambio en las Credenciales QR, donde pedimos que se imprima también el encuadre, los vehículos que manejan, si tiene el examen vigente, etc. Ya que hay lugares donde la señal no es la mejor y por ahí no pueden escanear el QR para obtener la información, entonces con la credencial impresa pueden ver las habilitaciones de todas formas.

¿Cómo respondieron los proveedores a Certronic?

Cuando estábamos en la búsqueda, les consultamos a nuestros contratistas por cuál era la plataforma de control que preferían de las que utilizaban. Que era lo que más nos dificultaba. Porque no es que uno contrata un servicio y después que se arreglen las contratistas. Nos importaba que la contratista tuviera un software amigable, que no les sea un dolor de cabeza. Nos llamó la atención que quienes utilizaban varios sistemas de control nos recomendaban Certronic, cuando a nivel local las empresas solían tener otro estudio, pero los proveedores no lo preferían. Nos decían que Certronic es ágil, claro, etc. Y fue por una de las razones por las que la elegimos.

¿Cómo fue la adaptación?

Al principio, hubo un gran cambio en la exigencia de la documentación para los contratistas. Después, cuando comenzaron a utilizar el sistema, notaron las ventajas y a la vez que, las quejas por falta de auditoría, esto de “yo lo subí, pero no lo controlaron” ya no funcionaban, porque en el sistema sale con fecha y hora cuándo se envió el documento. 

Al contar ellos con un usuario propio es muy ágil. Porque apenas le damos su usuario ya puede comenzar a subir documentación y, al ser virtual, es todo inmediato. Entonces, no quedan excusas para hacer las presentaciones. Ahora, tienen la posibilidad de subir la documentación las 24 horas del día. Esta es la agilidad a la que apunta Oldelval, nos pusimos como premisa hacer un Oldelval 5.0 y la plataforma está acompañando este cambio.

Resultados

¿Si comparamos cómo era el control de contratistas antes de empezar este proceso y ahora, qué beneficios ves?

Primero, la agilidad en la auditoría. La agilidad en las altas de las contratistas, en las consultas, en ese ida y vuelta que el contratista necesita al momento de presentar.

Después en el sistema. La facilidad para utilizarlo, es súper intuitivo, no es que tenés que hacer 800 pasos para ver algo, sino que realmente está pensado para aquel que tiene que trabajar con los resultados de un control de contratistas y eso es muy bueno. Porque tiene un apartado de reportes que realmente te deja ver solo lo que querés ver, no es que tenés que estar buscando entre miles de datos. Te da la agilidad para que puedas trabajar con toda la información que necesites de manera rápida y clara. 

A nosotros también nos permitió poder empezar a controlar a las contratistas en el cumplimiento de los contratos, la información que da el sistema con respecto a encuadres y con respecto a la cantidad de personal a habilitar. Así, podés controlar que lo que pasa en las plantas sea lo que está en la plataforma. 

¿Tenés alguna estadística sobre el cambio de rendimiento?

Los números son 100% mejores, porque en el sistema anterior no teníamos certezas, era muy difícil acceder a la información y no contaba con métricas como Certronic. Antes no podíamos medir qué cantidad de personas, qué cantidad de recursos o qué contratistas estaban habilitadas y ahora es una foto que tenemos. Eso nos permitió hacer estos cambios, donde las presentaciones mensuales podemos hacerlas a 30 días y no a 20, como antes. Incorporamos con Certronic la herramienta que da excepciones, que nosotros no lo teníamos y antes era muy del ida y vuelta de mails donde se perdía la cadena de responsabilidades. Ahora es más directo, el Fiscal, tiene la autorización de su jefe, ingresa, respalda y hace la excepción. En ese sentido, realmente nos sumó muchísimo.

¿Hubo un cambio en los equipos internos?

Sí y fue favorable. Antes de Certronic los fiscales no tenían acceso al control de contratistas y ahora todos tienen un usuario y todos pueden ver en qué situación están los contratos propios o los contratos en general de la compañía. En ese sentido, los fiscales sintieron que empezaban a ver todo de lo que eran responsables, pero con el sistema anterior no tenían acceso, por lo cual tenían que hacerse cargo de algo que no podían ver. La herramienta les dio esa visión integral que los respalda en momentos de tomar una decisión, como tomar una orden de servicio, hacer una certificación o no, hacer un llamado de atención o no, etc. 

Desde tu mirada como profesional de los Recursos Humanos, ¿Notaste alguna mejora en las relaciones interpersonales?

Yo hace 12 años que hago control de contratistas en distintas empresas, en Oldelval hace dos años que estoy. Creo que el cambio de estudio que hizo Oldelval le sirvió a la empresa para visualizar la importancia del control de contratistas. Porque normalmente se ve como un dolor de cabeza, pero hasta que no lográs visualizar qué evitás con un buen control a nivel empresa, no parece relevante. 

“me ahorro muchísimos dolores de cabeza 

que equivalen a plata en una empresa”

Con este cambio, y al ser un sistema que te permite manejar información que hay de una manera totalmente simple, pudimos demostrar que si yo me anticipo al problema, me ahorro muchísimos dolores de cabeza que equivalen a plata en una empresa. Una demanda, es plata; un contrato que no se cumple, es plata; un retraso, es plata. 

Entonces lo que encontré, dentro de la experiencia que tengo, es un estudio con un sistema que está pensado para visualizar realmente aquello que no quiero tener: no quiero tener problemas, bueno, el sistema me permite que yo evite tener problemas. 

¿En qué nos sirvió como Oldelval? Para poder pararnos desde un lugar y decir esto es importante y realmente me suma el saber todo esto anticipadamente. No solo a nivel legal, sino, también, a nivel comercial. 

Supongamos que pudieras hablar con vos misma hace un año ¿Qué te dirías?

Cambiate ya a Certronic (risas). De hecho, me pasa que nos llegan contratos para licitar y lo primero que pregunto es: “¿Tiene control de contratistas?”, “Sí”, “¿Con qué estudio?” Cuando me dicen otro estudio, digo: “Uh, no, recomendales que se cambien a Certronic”. Porque hay estudios que no son ágiles o son conflictivos. La experiencia que tengo con Certronic y por referencias, porque cuando aprobamos un proveedor siempre preguntamos por otros sistemas, cómo les funciona, etc. realmente, tanto de clientes de Certronic como de proveedores que también lo utilizan, a la mayoría les resultó un alivio que lo implementemos y eso está bueno.

Cuando me dicen que tienen otro estudio, 

les digo: “recomendales que se cambien a Certronic”

Después, lo otro bueno es que es una plataforma que escucha mucho la necesidad que tiene la empresa, adapta el sistema y hace todo por brindar una solución. Incluso te ofrece otras posibilidades basadas en experiencias de qué es lo mejor o si no conviene hacerlo. Si no pueden hacerlo, también te lo van a decir, y eso es muy bueno porque se cumple todo lo que dicen en la primera conversación. Esa parte de asesoría con conocimiento y practicidad también está, es un diferencial enorme y para mí eso vale muchísimo. Porque generalmente se encuentra poco esa sinceridad, en el afán de vender a veces te terminan ofreciendo cosas que no sirven en la práctica y acá fue todo lo contrario. Así que me recomendaría empezar con Certronic cuanto antes.