La semana pasada vimos el Caso de Éxito de Oldelval. Para conocerlo en su profundidad conversamos con Carolina Tonellotto, Analista de Relaciones Laborales, para conocer los detalles desde dentro de la empresa. Te invitamos a leer una entrevista muy interesante donde repasaremos el desafío inicial, las particularidades del control de un oleoducto de 1700 km y los resultados obtenidos. ¡Empecemos!

La empresa

Carolina, ¿A qué se dedica Oldelval?

Oldelval se dedica al transporte de hidrocarburos líquidos, desde la cuenca neuquina hasta Puerto Rosales. Transportamos el 100% del shale oil de Vaca Muerta y el 70% de la producción de la cuenca neuquina hasta el puerto Rosales, cerca de Bahía Blanca. El caño maestro tiene una forma de Y griega, con una estación de bombeo en Challacó, más al sur en la provincia de Neuquén, y otra en Puesto Hernández, también en Neuquén, cerca del límite con Mendoza. El ducto se unifica en Allen que es y ahí recorre hasta Puerto Rosales, por toda la provincia de Río Negro y llega hasta Buenos Aires. Además, desde Puesto Hernández también se envía crudo para la refinería de Luján de Cuyo. 

¿En qué emplea contratistas?

La empresa tiene la concesión de este ducto, que es un caño de 1700 km, por lo tanto, tiene la responsabilidad de hacer la operación, el mantenimiento y las obras del sistema integral del transporte de crudo. 

En estas obras y en este servicio de mantenimiento es donde se emplean contratistas que van a trabajar a lo largo de la traza, dentro de nuestras estaciones de bombeo o por donde pase el caño. Esas contratistas que empleamos debemos realizarles un control porque somos responsables solidarios de lo que pase con ellas, con las personas y con todo lo que tenga que ver con el ducto. 

Además, más allá de los contratistas, tenemos la custodia del caño, por lo que debemos controlar a terceros que ingresen a esa zona. 

Actualmente, ¿Qué cantidad de contratistas y recursos están empleando?

En la actualidad contamos con un total de 174 empresas contratistas activas, que poseen 1322 recursos relacionados. 

Situación Inicial

Remontémonos a cuando empezaron a buscar un sistema de gestión de proveedores ¿Qué los llevó a tomar esa decisión? ¿Qué estaba pasando en Oldelval?

Primero te cuento que, desde el mes de mayo del 2020, la parte de control de contratistas pasa a tener como responsable al área de Recursos Humanos. Anteriormente, se dividía entre Abastecimiento y Confiabilidad. 

Esto se da porque desde Relaciones Laborales, donde tengo mis funciones, notamos que había oportunidades de mejora en la gestión de contratistas y el encuadre de los recursos. Ahí certificamos que no se estaba mirando ciertas condiciones y profundicé sobre el control que realizaba el estudio que teníamos en ese momento, para ver en dónde estábamos fallando y solucionar el problema. 

Entonces, el año pasado Oldelval decidió pasar el control a Recursos Humanos, con Hernán García como gerente, que también contaba con experiencia en control de contratistas. 

Lo primero que hicimos fue planificar y definir, además de lo legal, otras gestiones a las que nos podíamos adelantar o evitar con el control. Una vez definido eso, vimos que el estudio que teníamos no nos daba las herramientas para poder cumplir esos objetivos y que podamos tener una trazabilidad de lo que hace el auditor externo, lo que hace la contratista y lo que hace Oldelval. 

Internamente, cada contrato nuestro tiene un referente que lo llamamos Fiscal. Los fiscales son personas que tienen otras tareas y además tienen que seguir el contrato, entonces no le podíamos dar algo complejo de utilizar, que le lleve mucho tiempo extra, ni que haya que capacitarlo para que la use. No están para mirar si un 931 está pago, sino para verificar que se cumpla el trabajo. Lo que nos gustó de Certronic es el sistema, que es muy sencillo y fácil de utilizar desde el inicio hasta el fin del control. Además, nos daba un sistema de alertas que nos ayudaba a adelantarnos a todas esas partes del proceso que antes eran un agujero negro. 

¿Cómo realizaban el control hasta ese momento?

Estábamos con ese estudio de control de contratistas que trabaja a nivel local. Ellos auditaban a las contratistas, pero si el fiscal no ingresaba al sistema y veía qué tipo de auditoría se había realizado y el resultado, no había una alerta que le avise si el contratista no había cumplido. 

Incluso esta tarea fue muy compleja porque para buscar esta información era muy dificultoso. Por ejemplo, al buscar documentos de una contratista te traía toda la documentación presentada del 2001 a la actualidad sin organización alguna y tenías que buscar lo que querías dentro de todos esos archivos. 

La búsqueda de una nueva solución

¿Cómo fue el proceso de búsqueda y cómo llegaron a Certronic?

Después de que definimos los objetivos de control y vimos que necesitábamos algo nuevo, se saca una licitación. Siempre que sacamos una licitación miramos en el mercado aquellas empresas que tienen buen concepto, de la cual alguna empresa te dice que le sirvió y ahí invitamos. En esta ocasión, se presentaron cuatro estudios. El análisis técnico de la propuesta, la experiencia y el desarrollo de Certronic aplicaba para responder a nuestras necesidades. Esto nos aseguraba que conocen las soluciones que necesitamos y los posibles inconvenientes que se nos pueden presentar. 

La implementación

Entiendo que parte de la auditoría se realiza de forma externa y otra de forma interna, ¿Verdad?

Esto fue una de las cosas que mejoramos al cambiar de estudio. En el mes de julio del año pasado, por todos los cambios de la pandemia, la empresa hizo varias modificaciones a nivel cultural. De hecho, la forma de trabajar cambió, dejamos la obligatoriedad de la presencia en las oficinas. 

Eso llevó también a mirar la agilidad con la que nosotros dábamos respuesta a los clientes y a las contratistas que teníamos. Al momento de decidir si contrato un servicio, no puedo estar esperando 10 días a que empiece a trabajar. 

En esa revisión que se hizo la empresa dividió documentación que es exigible por norma para Oldelval como toda la documentación de Higiene y Seguridad y lo que tiene que ver con el sistema de gestión y la documentación legal-laboral que es exigible por ley. En esa división le dejamos a C-Laborem (compañía de auditoría externa) todo lo legal-laboral e hicimos un apartado, que se llama CASS para nosotros, en donde personal propio de la empresa es quien solicita documentos específicos y quiénes son los que auditan esa documentación específica. Ambos equipos utilizan la plataforma de Certronic paralelamente para llevar el control. Luego, todos estos requisitos de ambos equipos son condición de pago a los contratistas.

Para poder adaptarse a la estructura de Oldelval se hicieron varios desarrollos a medida además de este control dual, ¿Cómo fue ese proceso?

Cuando elegimos el cambio de estudio, una de las cosas que vimos a favor de Certronic es que es un sistema que es sumamente flexible, porque responde a nuestras necesidades y no es que teníamos que adaptarnos a lo que el sistema te da. Es la gran diferencia con las otras opciones. Eso es excelente porque, en el caso nuestro, nos permitió armar nuestro procedimiento de control de contratistas óptimo, nos enfocamos en nuestros objetivos sin preocuparnos si se podía hacer. 

“Certronic es un sistema que es sumamente flexible, eso nos permitió enfocarnos en nuestros objetivos sin preocuparnos si se podía hacer”

Se hicieron desarrollos como

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