Oldelval opera un sistema de transporte de hidrocarburos por oleoductos desde la cuenca neuquina hasta el puerto de Coronel Rosales. Esta actividad incluye el desarrollo, operación y mantenimiento de más de 1700 km de ductos, que van por debajo de las provincias de Neuquén, Río Negro, La Pampa y Buenos Aires. Actualmente, trasladan el 70% del petróleo producido en la cuenca neuquina y el 30% a nivel nacional.
La empresa cuenta con más de 60 años de trayectoria, con un fuerte compromiso en la ética y actuación profesional. Tanto en 2019 como en 2020 fue distinguida con premios a la calidad, a nivel local e iberoamericano. También, es el primer oleoducto en el mundo en certificar ISO 14000. En relación a esta fuerte orientación a la excelencia en calidad, es que deciden mejorar su sistema de control de contratistas para que esté a la altura de sus valores como empresa.
Hasta principios de 2020, Oldelval contaba con un estudio que auditaba a sus contratistas. Por diversas razones, la empresa decide migrar el Control de Contratistas bajo la dependencia del área de Recursos Humanos con el objetivo de contar con un sistema de control que brinde trazabilidad.
Planificando el circuito de control ideal
Como dijimos anteriormente, Oldelval había definido objetivos claros y un circuito de control para cumplirlos. Era importante optimizar todos los procesos ya que la compañía posee un total de 200 empleados, entre administrativos y operarios, y cuenta con 174 empresas contratistas, con más de 1300 recursos que deben ser auditados, además de los terceros que veremos más adelante.
La empresa posee un sistema de control donde dispone de Fiscales, que son empleados responsables de verificar los contratos de los proveedores. Los fiscales deben inspeccionar tanto el cumplimiento del trabajo, como de los requisitos legales. Una de las limitaciones que poseía el sistema anterior era que los fiscales no podían visualizar la documentación presentada por los contratistas, pero debían responsabilizarse de la misma, lo que generaba inconvenientes en el proceso. En el nuevo sistema, los fiscales debían poder ingresar al sistema a auditar la documentación que estaba bajo su autoridad, pero, además, otro requisito era que, al mismo tiempo, un auditor externo pueda controlar otra documentación, y que todo el circuito de documentos y respuestas de auditores sea visible para fiscales y gerencias.
Por otra parte, Oldelval cuenta con diversas estaciones de bombeo, sedes y territorios en una extensa superficie con realidades muy distintas. El control debe adaptarse a no poder trabajar con redes en ciertas ocasiones. Otro punto a incluir en el nuevo software, era los permisos a terceros. Ya que la empresa tiene bajo su custodia el territorio por donde pasa el ducto y 10 metros a la redonda, delegado por el Gobierno Nacional. Es su responsabilidad administrar cualquier permiso para trabajar en ese terreno, debiendo solicitar documentación. Todo esto debía estar integrado y contemplado por el nuevo software.
En base a estos requisitos lanzan una licitación, en la que quedan cuatro empresas preseleccionadas, que luego de realizar un filtro en base a las necesidades de Oldelval, quedan solo dos que cumplían con los requisitos. Finalmente se decantan por Certronic dado que, más allá de cumplir todo lo requerido, poseía una mayor experiencia en el sector, además, de la recomendación de clientes y proveedores que ya la utilizaban.
La activación comenzó en mayo, en plena pandemia, con el trabajo conjunto de los equipos de Oldelval y Certronic, con el fin de crear un circuito de control óptimo para trasladarlo a la plataforma. Este proceso se realizó 100% a distancia, con un excelente resultado en la interactividad de los grupos y los procesos de capacitación. El sistema tenía 30 días como plazo para estar funcionando lo que fue posible gracias a que ambos equipos se comprometieron e involucraron totalmente con el proceso.
Como ya vimos, había muchas especificidades en el circuito ideal realizado por Oldelval, por lo que se proyectaron varios desarrollos con el fin de adaptar el sistema 100% a sus necesidades. Una de las novedades en relación a otros clientes, era el pedido de la empresa de realizar un control dual, tanto interno como externo, algo que no se había efectuado hasta el momento. A continuación, repasaremos algunos de los desarrollos a medida que se realizaron.
A casi un año de su implementación, Oldelval cuenta con un circuito sistematizado, automatizado y trazable de documentación. Gracias a las métricas y estadísticas pueden conocer el estado de todos sus proveedores en tiempo real, algo que era impensado en su anterior situación. Contar con un sistema que se adaptó 100% a su circuito ideal de control, les permitió distribuir las tareas con la información pertinente a cada integrante, y sin duplicar trabajo. Hoy en día tanto la gerencia de Recursos Humanos, la de Higiene, los fiscales y todo el personal implicado, posee una visión integral de su función, obteniendo información relevante al instante para tomar mejores decisiones.
Los encargados de las estaciones de bombeo cuentan con la información en el momento, aunque no tengan conexión a internet, gracias a la posibilidad de impresión en las credenciales de las habilitaciones. Además, pueden reconocer vehículos y choferes asignados.
Todos estos cambios impactaron tanto en los recursos internos como externos mejorando el clima laboral y la productividad, permitiendo invertir ese el tiempo ahorrado en proyectar mejoras para la empresa.
¿Te quedaste con ganas de saber más sobre este caso? En la próxima nota le haremos una entrevista a Carolina Tonellotto, Analista de Relaciones Laborales de Oldelval, quien estuvo a cargo de la elección e implementación del nuevo sistema. Conoce los desafíos internos, el camino recorrido y las claves para realizarlo exitosamente. Si no quieres perdértela te recomendamos suscribirte a nuestro Newsletter aquí abajo. Una vez al mes, recibirás todas las novedades y artículos sobre el control de contratistas.
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