Caso de Éxito: San Antonio Internacional
San Antonio Internacional es la mayor compañía perforadora de la Argentina, líder en mantenimiento y optimización de pozos de petróleo y gas, con más de 60 años de actividad.
Actualmente, cuenta con más de 150 equipos de torres, lo que representa la mayor flota de la región, en sus once bases operativas distribuidas en las principales provincias productoras de hidrocarburos: Río Negro, Neuquén, Chubut y Santa Cruz. Lo que le da una ventaja competitiva a la hora de asistir a sus clientes, acortando los tiempos de respuestas y brindando la mejor calidad de servicio.
Para poder cubrir esta amplia porción de territorio, además de su personal interno, San Antonio cuenta con más de 200 empresas contratistas, las cuales emplean una cifra superior a los 3500 recursos en tareas como transporte, inspección y mantenimiento.
Entre sus clientes, se encuentran las empresas más grandes del sector: YPF, Pan American, GeoPark, Shell, Total, Pampa Energía, Chevron, entre otras. Lo que los motiva a poseer los máximos estándares de calidad tanto en el trabajo como en la gestión.
Dentro del marco de la búsqueda de mejora continua, San Antonio implementa el software de Certronic para el control y gestión de sus proveedores. En este caso de éxito te vamos a contar cada uno de sus desafíos, las soluciones brindadas y sus resultados.
San Antonio es una empresa dedicada a la perforación, mantenimiento y cierre de pozos para empresas del sector energético. Esto quiere decir que está en la mitad de una cadena de producción, donde es contratada por empresas para dichas actividades y, a su vez, contrata otras compañías para tareas complementarias. Esto hace que el proceso de control documental posea una doble función para la empresa. La primera es el control de los proveedores para no ser responsable solidario ante cualquier conflicto y, la segunda, es enviar la documentación pertinente, tanto propia como la de sus proveedores, a sus clientes.
En un principio, la empresa efectuaba el control en planillas de Excel en cada una de las sedes. Este método, aunque era realizado con mucho esfuerzo y empeño, fue cada vez más insuficiente para las necesidades de la empresa durante su crecimiento, sumado a la dimensión de contratistas que debía gestionar. Esta situación desencadenó en un período con una gran cantidad de demandas laborales, lo que los llevó a emprender un cambio.
La primera solución se implementó en la provincia de Neuquén, que incluía las sedes de Rincón de los Sauces, Añelo y Neuquén capital. Allí, contrataron al mayor estudio de control documentario de la provincia, que contaba con una plataforma para realizar el pedido, procesamiento y auditoría de los documentos enviados por los proveedores.
Un tiempo después, realizan una evaluación del desempeño de dicho estudio, cuando inician la búsqueda de un sistema de control documental para las provincias del distrito sur. La evaluación arrojó como resultado que había demoras en las presentaciones y procesos engorrosos para las contratistas a la hora de enviar la documentación. Situaciones que daban como resultado un bajo nivel de presentación de documentación por parte de los contratistas y una elevada criticidad del proceso. Si bien en su momento había resultado útil, la compañía sentía que el método de auditoría con el que contaban ya no acompañaba a los requerimientos de la empresa, por lo que decidieron buscar una solución alternativa.
Desafío: La búsqueda
En 2018, deciden implementar una plataforma de control en las provincias de Santa Cruz y Chubut. Para esto fueron en búsqueda de una solución distinta, con el fin de probar alternativas más avanzadas tecnológicamente para el control de contratistas.
En esta búsqueda aparece Certronic, una plataforma que el equipo de Control de San Antonio ya conocía, dado que era el sistema de gestión de contratistas que utilizaba uno de sus clientes, GeoPark. Al propio equipo, la experiencia como usuario proveedor les resultaba muy simple y amigable para enviar la documentación. Esta era una de las características principales que buscaban en el nuevo sistema, dado que en base a su experiencia sabían que, si se simplifica la carga de documentación, los contratistas elevarían su porcentaje de cumplimiento. Por todo esto, deciden contactar a Certronic.
Una vez que San Antonio recibe la propuesta, realizó un profundo análisis de la plataforma implicando a sus áreas internas. El departamento de control expuso las razones por las cuales era necesario este cambio y luego de una extensa auditoría, se decidió comenzar con la implementación.
Implementación: el inicio de la transformación digital
El proceso inicial fue muy simple porque, más allá de haberla conocido previamente como proveedores, la plataforma cuenta con un entorno muy intuitivo que, sumado al asesoramiento de sus especialistas, generó un veloz proceso de aprendizaje. Además del equipo de control, se capacitó a las distintas áreas de la empresa en su utilización para acelerar las tareas diarias como, por ejemplo, la verificación de la información que necesitaran directamente, sin tener que consultar al departamento de control.
Uno de los primeros beneficios que los sorprendió fue contar con una biblioteca digital de documentación. Esto hizo que la búsqueda de documentos que antes podían llevar un día, se reduzca a pocos minutos. Y este beneficio, no fue solo para el equipo interno.
La biblioteca de documentación también fue una gran sorpresa para las contratistas. Si bien en un principio estaban un poco reticentes a adoptar la nueva tecnología, cuando descubrieron que podían tener toda la documentación enviada accesible y organizada, se convencieron rápidamente. Esto sumado a las facilidades de acceso, envío y calendarización ayudó a elevar el cumplimiento.
Como siempre, la flexibilidad y adaptabilidad del sistema es un valor principal para Certronic. Por eso, es que no se realizó una implementación del sistema para que la empresa se amolde, sino que se efectuó una integración entre sus procesos de control y el sistema, a través de desarrollos particulares, para que el resultado sea óptimo. Por ejemplo, se modificó el proceso de aptos de Certronic, para incluir cláusulas legales específicas de San Antonio. Una modificación que desde que fue requerida hasta que estaba funcionando, llevó menos de una semana.
Al ver los buenos resultados de Certronic en las primeras dos provincias, San Antonio decide implementarla también en Mendoza. Las ventajas que pesaron en la elección fue la posibilidad de realizar una gestión global con las herramientas del software y su simplicidad.
Unos meses después, con la amplia conformidad de todos sus equipos, se suma la última provincia, Neuquén. Provincia en la que se hizo el cambio de sistema a Certronic en tiempo record. Esto hizo que todas las sedes estuvieran, aunque dispersas geográficamente, bajo el mismo sistema, ahorrando tiempos y recursos de control y unificando los requisitos para todas las plantas.
Nuevos desafíos: Documentos dudosos e implementación del Módulo Risk
En una de las auditorías de rutina se detectan documentos de dudosa veracidad en un proveedor. En consecuencia, Certronic realiza una verificación de dicha contratista a través de su Módulo Risk. El módulo Risk, es una herramienta que automatiza la tarea de contrastar los datos provistos por las empresas contra la información obtenida de diez fuentes oficiales, como BCRA, AFIP, ANSES, SRT y SSS. El resultado fue el hallazgo de varias inconsistencias entre la documentación presentada por el proveedor a lo largo del tiempo y la información oficial.
Luego de este caso, San Antonio decide implementar el módulo Risk para todas las contratistas permanentemente. De esta forma se automatizó una evaluación periódica de la documentación provista por los proveedores contra información pública, sin ningún esfuerzo extra. Lo que brinda una capa más de seguridad al proceso de control sin requerir utilizar recursos extras.
Durante la pandemia el área de control pudo funcionar sin complicaciones gracias a la transformación digital que significó Certronic para la empresa. Durante todo momento, utilizaron la herramienta de comunicados de Certronic para mantenerse en contacto con todos los contratistas desde un solo lugar y pudiendo saber quiénes habían recibido y leído los mensajes, con fecha y hora. Esto evita situaciones donde el proveedor alega no haber recibido o visto las comunicaciones enviadas.
En el plano del cuidado de las personas, Certronic permitió automatizar la suspensión de todo el personal considerado grupo de riesgo por su edad. Todos los empleados externos mayores de 60 años quedaron inhabilitados en el acto, como lo determinaba la legislación vigente.
La herramienta también fue útil al momento de aclarar cómo debían realizarse las presentaciones documentales si las empresas habían entrado al plan de Asistencia Estatal para pagar los haberes. Uno de los tantos inconvenientes que surgieron durante este periodo y que pudieron resolverse a distancia mediante la plataforma.
Resultados: el cambio en números
Hoy en día San Antonio Internacional cuenta con una plataforma 100% adaptada a sus necesidades, con varios desarrollos a medida para optimizar sus tareas diarias. Lo que les permite contar con procesos probados e información en tiempo real para gestionar a las más de 200 empresas proveedoras, sin inconvenientes.
Los resultados hablan por sí solos. De un 25% de cumplimiento en la presentación de documentos del total de su plantilla de Contratistas, aumentaron considerablemente en pocos meses. Esto se dio por las facilidades que ofrece el sistema a los contratistas y el gran trabajo del equipo de control.
Las demandas ahora son muy esporádicas, pero de presentarse una, pueden reunir y enviar la documentación en el acto. Esto reduce el proceso de un día, a unos pocos segundos. Tiempo que pueden dedicar a otros proyectos.
Para conocer este caso desde dentro, la semana que viene te invitamos a leer la entrevista a Ezequiel Matilla, encargado del Control Documental. En ella nos va a contar cómo es este proceso desde dentro, cuáles son sus claves y qué aprendió durante estos años.
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