Los comienzos de Sullair Argentina se remontan al año 1979, cuando fundó su primera fábrica en San Luis. Allí realiza compresores de aire, la producción nacional marcaría una fuerte impronta en su ADN, en representación de la firma estadounidense Sullair Corp. Hoy en día, cuarenta años después, mantiene esa unidad de negocio y sumó otras tres. La primera fue el alquiler de equipos, además de los propios compresores, como grupos electrógenos, plataformas, maquinarias y más; destinadas a empresas de la industria, construcción, servicios y show business. La segunda unidad está dedicada a la venta de equipos y sus repuestos. Y, por último, la tercera, que es la generación de energía en distintos mercados de Sudamérica.
En base a estos cuatro negocios, Sullair se pudo desarrollar por una amplia región de Sudamérica. Actualmente, poseen 19 oficinas en Argentina, además de contar con otras tres en Uruguay, Paraguay y Brasil.
Este crecimiento sostenido en un territorio tan abarcativo, los llevó a contratar personal externo, además del propio, para optimizar la gestión, mantenimiento y transporte de sus equipos. En el momento en que se escribía esta nota, Sullair contaba con una cifra cercana a los 300 proveedores con 1400 recursos en total. Para poder ejercer una correcta gestión de estas empresas bajo sus estrictas normas de cumplimiento y certificación, Sullair evalúa constantemente las mejores herramientas del mercado que puedan simplificar y optimizar sus procesos. Comenzaremos esta historia, repasando la cultura de seguridad de la empresa.
El cumplimiento como objetivo
Sullair Argentina posee una fuerte cultura orientada al cumplimiento de las normas y mejora constante de sus procesos. Un ejemplo de esto, es las certificaciones que posee en las Normas ISO de calidad (9001), de Medio Ambiente (14001) y de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (45001).
De esta forma logran dos objetivos: una elevada calidad de productos y servicios y, también, el cuidado de la seguridad de su personal, de los proveedores y de la comunidad. Es por esto, que siempre ponen un especial énfasis en el cumplimiento de los contratos, junto al cuidado de los espacios e instalaciones propias, de sus clientes y del impacto en el medio ambiente.
Corporativamente utilizan un sistema de Gestión Conjunta que ayuda a que todos cumplan las normas legales. Por ejemplo, en el caso de sus empresas contratistas, le solicitan que acepten tres documentos propios: los requerimientos de la especificación, los requisitos legales y las condiciones generales de compra.
Además de sus propios requerimientos, Sullair pide la documentación establecida por las normativas nacionales y provinciales, realizando un estricto seguimiento de la misma. Hasta fines de 2018, esta tarea la realizaba mediante una plataforma de documentación que no les estaba aportando todas las soluciones que deseaban. Esto los lleva, a principios del 2019, a sondear alternativas que les permita mejorar su gestión de proveedores.
A finales de 2018, Sullair decide realizar una evaluación de su actual proceso de control, incluyendo la plataforma digital de la que disponían. El resultado del relevamiento fue que encontraron numerosas oportunidades de mejora, tanto en el equipo auditor, como en el sistema empleado.
Entre la lista de inconvenientes había dos elementos que estaban afectando gravemente al proceso. El primero era que la plataforma que utilizaban en ese momento no facilitaba el envío de documentación a los proveedores. No poseía un sistema claro y flexible que se adaptara a distintos niveles de manejo de las herramientas digitales. Con lo que a veces, solo por cambiar el orden en el que se subían los archivos, estos eran rechazados y generaban frustración en sus contratistas, por las propias limitaciones del software. La segunda se daba en el equipo auditor, cuando un proveedor enviaba la documentación de forma errónea, no se les comunicaba con claridad cómo mejorar sus presentaciones para que fuera aprobada y con frecuencia volvía a enviarla mal. Estas dos situaciones entorpecían la gestión y producían un descenso del nivel de cumplimiento.
Estas deficiencias no solo impactaban en el equipo de control, sino que afectaba a otras actividades de la compañía. Esto se daba, porque como medida de disciplina, Sullair suspende parte del pago a los contratistas que no tienen los documentos al día. Al fallar el sistema de documentación, ocasionaba que se suspenda el pago a empresas que se encontraban habilitadas, lo que llevaba a su vez, a dedicar a sus áreas a rearmar el caso y encontrar dónde estaba la falla. Esto consumía horas del personal interno y creaba un clima de conflicto y frustración entre todas las partes. Una vez detectado el problema, dichas áreas se disponían a buscar una solución.
El proceso de búsqueda
Para realizar la evaluación y elección de la nueva plataforma, Sullair conformó un equipo interdisciplinario integrado por todas las áreas que participaban del proceso de control y gestión de proveedores. Esta mesa estaba formada por las áreas de Compras, Recursos Humanos, Seguridad, Medio Ambiente, Administración y Seguridad Patrimonial.
El equipo diseñó una matriz de requisitos ideal y una lista de funcionalidades para obtener un proceso óptimo que resuelva todas las dificultades de su antecesor. Por ejemplo, era requisito que solicite toda la documentación legal y específica del sector, que posea integración con el acceso y que, además, pueda integrarse a su ERP de gestión, para realizar automáticamente el bloqueo de pagos.
En esta mesa se contaba con la experiencia de los integrantes de Calidad, Salud, Seguridad y Ambiente (CSSA) que habitualmente enviaban documentación mediante distintas plataformas de control pertenecientes a los clientes de Sullair. Entre los softwares que habían utilizado como proveedores se encontraba Certronic, ya que trabajan para Acindar, GeoPark, San Antonio Internacional, Biogénesis Bagó, entre otras. A raíz de esto, pudieron brindar su experiencia desde el punto de vista del contratista y destacaron que, a la hora de presentar documentación, Certronic era “muy amigable, intuitiva y sólida”. Pero no se quedaron solo con eso, el equipo decidió evaluar a varias compañías del sector y pedirles una propuesta para encontrar la que mejor desempeño ofrezca.
Luego de recibir las propuestas, pautaron una serie de reuniones para conocer a fondo a las principales compañías de software de control y gestión de contratistas. Una a una, fueron mostrando la navegación de sus plataformas, los distintos accesos para cada tipo de usuario, las posibilidades de integración y, además, contestando las preguntas de la mesa interdisciplinaria.
Una vez terminado este proceso, se reunieron, hablaron de las presentaciones que habían tenido y se decidieron por Certronic. Entre las razones principales, eligieron a Certronic porque la plataforma era más avanzada en funcionalidades y, a la vez, más intuitiva para los proveedores. Si bien había plataformas más económicas, al momento de cumplir los objetivos pactados fue la que mejor se adaptó e incluso la que le ofrecía funcionalidades que les permitirían crecer a futuro.
Una vez escogida la plataforma, comenzó el período de implementación. En esta etapa, los equipos de Sullair presentaron la matriz de documentación que habían generado al comienzo de la búsqueda para que el equipo de Certronic configure su software en base a estos requisitos. A la vez, se realizó una comparación con la matriz documental de otras compañías, a fin de ver cómo se encontraba respecto a sus clientes, otras empresas del sector y proveedores.
El segundo paso fue realizar el setup de las herramientas y la integración con el ERP de Sullair, una versión anterior de JD Edwards de Oracle, en la que interactuaron el área de IT de Certronic con la de Sullair para ofrecerle la mejor solución de forma simple. Una vez que se realizó esta primera etapa en pocos días, el equipo estaba listo para la capacitación y utilización del software.
Cuando terminó el setup inicial, se comenzó con la formación tanto para el personal interno, como para los proveedores.
A nivel interno se realizaron varias ruedas de capacitaciones para ir abarcando desde los aspectos más generales a los más específicos de cada área, a su vez que se iban resolviendo dudas a medida que surgían al utilizar la plataforma. De igual forma, se realizó la capacitación con los proveedores acompañándolos en el proceso de inducción, según sus aptitudes y necesidades.
Durante el 2020, en el contexto de pandemia, las capacitaciones continuaron en la modalidad virtual, a través de Webinars, para seguir mejorando el desempeño de los distintos usuarios y trasmitir las nuevas mejoras que iba incorporando Certronic.
Resultados del cambio
En pocas semanas, los equipos internos de Sullair ya se habían adaptado a la nueva plataforma y la manejaban con soltura. Rápidamente, se notó un cambio en los tiempos de control y gestión, mejorando la relación interna y con los proveedores. Además, la utilización del nuevo software aportó nuevas mejoras que hemos dividido en subtemas a continuación para organizar y explicar mejor su impacto.
Optimización de tareas
El primer resultado que destacó el área de Compras fue la capacidad de saber en tiempo real el estado de cualquier proveedor y poder visualizar online o descargar la documentación de todos los requisitos. Esto permitió disminuir drásticamente la cantidad de consultas sobre el estado de los proveedores, permitiendo a todas las áreas y usuarios acceder a ver la misma información, al mismo tiempo y desde donde se encuentren.
Las horas perdidas por los equipos en la reconstrucción de casos de proveedores, quedó atrás. Hoy en día ese tiempo lo pueden dedicar a tareas más productivas, ya que el sistema le aporta esa información en segundos. También esta posibilidad llevó a una mejora en el clima interno y con los proveedores. Actualmente, Certronic posee la totalidad del circuito integrado dentro de la plataforma, lo que le permite reflejar la trazabilidad de cualquier documento presentado.
Mejora del servicio al cliente
Además de brindarle beneficios a las áreas internas y a las empresas que proveían servicios, la incorporación del software permitió mejorar el servicio a las compañías que contratan a Sullair. Ahora, los clientes reciben información sobre los recursos subcontratados que Sullair pone a su disposición, con toda la documentación correspondiente para su propio proceso de control.
Certificaciones ISO
Quienes realizan certificaciones ISO, saben que los requisitos solicitados por la International Standarization Organization son cada vez más avanzados y las auditorías más exigentes. Por esto, poseer un software de Control de Contratistas les simplificó el proceso de evaluación, facilitando el material y procesos a presentar.
La herramienta de prioridades
Esta funcionalidad fue incorporada por Certronic en el 2020 y su propósito es que los usuarios puedan solicitar que se audite un documento de forma urgente, poniéndolo en primer lugar en la lista de documentación a analizar. Esta herramienta le brindó grandes beneficios al equipo de Sullair, ya que, por su tipo de modelo de negocio, hay servicios tercerizados que deben brindarse en tiempos muy cortos, y esto les permite contar con la documentación que los resguarda legalmente en tiempo récord.
Plan a futuro
Sullair no solo se enfoca en el rendimiento presente, sino que por la búsqueda de mejora continua que está en su ADN, tiene como objetivo aumentar la unificación de sus áreas con el sistema de control. Una de los procesos que estará comenzando este año, es la integración de los controles de ingreso con la plataforma, mediante la utilización de las Credenciales QR de Certronic. Este módulo permite reducir drásticamente los tiempos de ingreso de proveedores a plantas, a la vez que simplifica la identificación de los recursos presentes en tiempo real.
También, están comenzando a obtener mejores resultados en base a las métricas presentes dentro de Certronic, utilizadas para evaluar y optimizar los contratistas actuales. Con los indicadores claves que permiten visualizar los desempeños en los plazos elegidos, pueden recompensar a quienes realizan un buen trabajo, llamar la atención de quienes no están cumpliendo o saber qué proveedores deben reemplazar por representar un riesgo muy grande para la compañía.
La semana que viene podrás leer la entrevista a Martín Calvo, Jefe de Compras de Sullair Argentina, para conocer en primera persona los desafíos que poseen, sus logros y el día a día en la gestión de proveedores.
Si estás evaluando tu proceso de control de proveedores, no dudes en solicitar una demo gratuita junto a nuestros especialistas para que puedas realizar todas las consultas sobre cómo mejorar tu actual circuito de gestión. Podrás recorrer la plataforma, consultar por funciones específicas y descubrir todo lo que Certronic puede hacer por tu empresa.
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