El acceso a planta es un momento crítico donde se reflejan todos los esfuerzos realizados en el control de contratistas. Este es el punto en el que se debe verificar si los recursos que ingresan cumplen con todos los requisitos documentales o, en caso contrario, representar un riesgo para la empresa principal que, en caso de un accidente, posee responsabilidad solidaria. Si bien la falta de documentación es un inconveniente grave, realizar el control sin las herramientas óptimas también puede causar otros problemas, por ejemplo, el tiempo de verificación de la documentación en los ingresos. Como dice el dicho: el tiempo es dinero y destinar demasiado tiempo a un trámite que debería ser rápido es una pérdida de productividad para la empresa, el tiempo que están registrándose en el ingreso, es tiempo en el que no se está produciendo. Por eso hoy te queremos contar las dos formas que existen de realizar este proceso, para que puedas comparar y elegir la mejor.

Gestión de contratistas con planillas

Veamos una situación que se repite en muchas empresas que cuentan con un sistema de ingreso clásico, utilizando planillas y softwares básicos de oficina. A las 8 de la mañana, un transporte con trabajadores de una compañía contratista se detiene en el portal de acceso de la planta. Su chofer se baja, habla con el personal de seguridad y le da una carpeta de legajos. El personal de seguridad vuelve a su garita, abre la carpeta, saca toda la documentación y la verifica una por una contra la información que le aparece en la pantalla de su ordenador. Entre las credenciales, identifica la de un trabajador que no figura como apto en su ordenador. Levanta el teléfono y llama a Recursos Humanos, mientras todos los trabajadores siguen esperando afuera. Ya son las 8.15 de la mañana, próximamente llegará otro transporte y los trabajadores aún no han entrado. El empleado no está apto para ingresar, pero el transporte no vuelve a la ciudad, por lo que queda varado en la puerta de la compañía generando un problema para la planta, la empresa contratista y el trabajador. 

Ahora, veamos esta situación con un software especializado y Credenciales QR.

Gestión de contratistas con Credenciales QR

Antes de ingresar y cuando disponga tiempo para ello, la empresa contratista gestiona toda la documentación desde la plataforma de control de contratistas de la empresa para la que trabaja. La plataforma le informará qué documentos debe presentar y el estado de sus recursos, en tiempo real. Esto le permite asegurarse de que todos sus empleados están habilitados para entrar. Luego, los administrativos de la empresa proveedora o cada uno de sus trabajadores pueden generar e imprimir su Credencial QR. Para una mayor seguridad, los trabajadores, antes de salir, pueden confirmar que están habilitados a través de cualquier smartphone o computadora con internet. A las 8 de la mañana llegan a la planta, el agente de seguridad escanea los códigos QR presentes en las credenciales y listo, 8:01 a.m. los trabajadores están dentro de la planta para comenzar a trabajar. Veamos por qué la credencial QR puede mejorar tanto los tiempos de ingreso. 

¿Qué es la credencial QR y cómo funciona?

Antes de explicar cómo funciona la credencial, repasemos qué es un código QR. Los códigos QR son una evolución del código de barras. El mismo fue creado en 1994 para las plantas de producción de Toyota y luego liberado su uso para todo el mundo, siendo muy popular en Japón. QR quiere decir quick response, porque permiten brindar información de manera rápida al escanearlo. Podríamos decir que es un código de barras 2D, esto le permite un mayor almacenamiento de datos, por ejemplo, la URL de un sitio web. Certronic toma esta tecnología y la integra a su sistema de accesos para contratistas, lo que da como resultado la Credencial QR que explicaremos a continuación. 

La Credencial QR es una credencial generada automáticamente por Certronic y fácilmente imprimible que contiene los datos del recurso (ya sea un trabajador, vehículo o maquinaria) y un Código QR. Este código puede ser escaneado por cualquier dispositivo con lector QR, como un smartphone, e informar el estado de habilitación del recurso al que le pertenece, replicando los datos de los servidores de Certronic en tiempo real y en cuestión de segundos. Lo que agiliza el proceso de ingreso enormemente.

Incluso, provee información extra, como la documentación presentada y pendiente que condiciona su ingreso, tanto la correspondiente al recurso como a la empresa. Esto se da, porque la credencial brinda un sitio web que se conecta a los servidores de Certronic y obtiene la información actualizada en el acto. Lo que también genera un sistema mucho más seguro, es imposible adulterar un Código QR porque, como hemos explicado, este contiene una URL y el contratista no posee acceso para modificar su contenido, a diferencia de una credencial o documento físico que puede modificarlo con algún software de edición o, incluso, a mano.

Además de facilitar el proceso de acceso a planta, también facilita la gestión de las empresas contratistas y sus recursos. Ya que puede ser generada por los mismos trabajadores a través del Portal del Empleado. Mediante este portal y en un proceso muy simple, cada recurso podrá conocer su estado de habilitación previamente a viajar, pudiendo comunicarle a su empleador si faltara algún documento que lo inhabilite para ingresar. Esto es muy útil sobre todo en casos donde el lugar de trabajo está a varios kilómetros de la ciudad, supongamos un yacimiento en la Cuenca Austral, donde un recurso inhabilitado quedaría varado y sin posibilidad de resolver su situación de ingreso.

La posibilidad de implicar a cada parte del proceso en la gestión, reduce la probabilidad de errores u omisiones en la presentación y distribuye las tareas haciéndolo un proceso más robusto y seguro. Además de esto, Certronic cuenta con un calendario, notificaciones y alertas, para asegurar al máximo el cumplimiento de las presentaciones documentales y, como consecuencia, contar con los recursos externos habilitados para no afectar la productividad. 

Credencial QR y Coronavirus

En esta época de pandemia, donde los protocolos exigen que se minimice el contacto humano a lo indispensable, las credenciales QR proveen un sistema en el que no existen superficies de contacto en común entre los empleados de seguridad y las fuerzas externas. Según los últimos estudios, el coronavirus puede subsistir hasta un día en papel y hasta tres en madera o tela. Por lo que, al eliminar planillas para verificar o credenciales físicas que pasan de mano en mano, se elimina un importante vector de transmisión. La credencial QR puede ser sostenida por el empleado mientras es escaneada, sin necesidad de ser entregada a seguridad. Incluso, al ser un proceso más veloz, evita que las personas estén mucho tiempo en cercanía, lo que reduce las posibilidades de contagio.

Si te interesa optimizar el acceso a tus plantas tenemos una buena noticia para darte y es que la credencial QR forma parte del servicio básico de Certronic y es solo una de las múltiples herramientas con las que contarás para asegurarte una gestión de contratistas mucho más efectiva y segura. Incluso, si quieres aumentar la seguridad de tus plantas aún más, contamos con el Módulo de Biometría, que permite integrar tus cámaras de seguridad con nuestro software de reconocimiento facial y contrastar las imágenes con la información de tu base de datos en Certronic, para estar 100% seguro de quién ingresa a tu planta. Te contaremos más sobre esto en la próxima nota. 

¿Tienes alguna duda o deseas ver una demo de Certronic? Nuestros especialistas están disponibles para asesorarte, realizar un tour gratuito por el software y contestar todas tus preguntas. Contáctanos ahora mismo y descubre todo lo que Certronic puede hacer por tu empresa.