El rol del empleado durante el proceso de control de contratistas

Hoy en día, un software de Control de Contratistas para ser realmente efectivo debe ir más allá de facilitar el procesamiento y control de documentos, debe ser una plataforma que permita una gestión integral de los recursos externos de la empresa, es decir, de las empresas contratistas y de cada uno de sus colaboradores.

Durante el proceso de control documental es habitual ver solo una relación bidireccional entre la empresa contratista y su cliente, quedando al margen de la misma el empleado o colaborador de aquella, que es, en definitiva, quien ejecuta el servicio contratado y sobre quien se dimensiona los niveles de solidaridad.

De acuerdo a la experiencia de nuestros usuarios cuando se involucra a los colaboradores en el proceso de control de contratistas, los índices de cumplimento se incrementan en un 15% más de lo habitual, como también los niveles de satisfacción de las empresas contratistas, dado por la posibilidad que sus equipos puedan autogestionarse, acotando sus tareas administrativas.

Ahora la pregunta es: ¿Cómo se hace para involucrar a un colaborador en el proceso?

Lo primero que se necesita es una tecnología o plataforma que permita sumar al colaborador como una parte más del proceso de control, de forma simple. Para ello, Certronic desarrolló el Portal del Empleado, con múltiples herramientas que facilitan la accesibilidad y autogestión. 

A continuación, te contamos algunas de las funcionalidades que los colaboradores encontrarán en el portal y los beneficios que obtiene tu empresa y las empresas contratistas. 

Consulta de estado: Habilitado o Inhabilitado.

Mediante el portal, los empleados  24x7 pueden consultar por su cuenta si están habilitados para acceder a las instalaciones y, en caso de ser necesario, realizar la carga de documentos, actualizar su información o contactar a su empleador (empresa contratista) para que resuelva la situación en el momento, desde donde se encuentren.

Además, pueden acceder a sus credenciales y su código QR de acceso para acelerar al máximo el ingreso a planta. Las credenciales QR son una identificación personalizada y única de cada empleado, que permiten ser escaneadas rápidamente para conocer su estado de habilitación. 

Con esta tecnología, la verificación de cada recurso se realiza en el acto, acelerando el proceso de ingreso a planta y evitando tener que tomar datos y buscar nombres y estados en planillas interminables. Lo mejor de estas credenciales es que se generan automáticamente y proveen todos los datos del empleado actualizados en el instante.

Capacitaciones: Inducción a Planta.

Es habitual que cada uno de los colaboradores deban tomar cursos de capacitación previo al ingreso a planta y que deban hacerlo no solo una vez, sino cada vez que se vence el período habilitante. Estos cursos suelen ser presenciales en la planta y ocupar todo un día incluyendo desplazamientos y teniendo que destinar un área para llevarlos a cabo. La capacitación a distancia es vital para épocas de pandemia, pero también para circunstancias normales. Imagina el ahorro de tiempo que se logra si cada uno de los colaboradores de las empresas contratistas tomarán el curso desde sus smartphones, aprobaran la evaluación asignada y tuviera automáticamente el requisito aprobado o desaprobado para poder habilitar o inhabilitar el acceso a planta. 

Formularios: COVID-19. Declaraciones de Salud.

En el contexto de pandemia, vas a poder crear formularios de autodiagnóstico de síntomas, que los empleados deben completar antes de ingresar a la planta. 

Con esta herramienta, los casos que hayan declarado tener alguno de los síntomas del coronavirus se inhabilitan para ingresar, en el momento. Incluso, Certronic brinda la posibilidad de otorgarle al documento carácter de declaración jurada, dándole un mayor grado de respaldo y seguridad. 

Para saber más te invitamos a leer la nota: Formularios de evaluación y control de contratistas en 3 pasos

Canal de Comunicación.

El portal genera un canal de comunicación directa entre el recurso externo y su empleador (empresa contratista) , rápido y sencillo. Esto exime a la empresa principal de resolver problemáticas internas de las empresas contratistas, pero le permite enviarle comunicados, cuando lo desee. ¿Cómo? El portal crea una bandeja de entrada para cada empleado, donde recibirá recordatorios, alertas y novedades que pueden ser enviadas masivamente por la empresa principal a través de Certronic. 

Integrar para potenciar.

En un contexto tan cambiante, es imprescindible dotar a los recursos con herramientas que le permita la autogestión y reaccionar rápido ante cualquier situación. Un recurso externo integrado, es un recurso más feliz y más productivo.

Si aún no has incorporado al proceso de control a los empleados de cada una de las empresas contratistas, te recomendamos que lo hagas y verás como en forma inmediata los índices de cumplimiento y los niveles de satisfacción se incrementarán.

Pero lo mejor es que además, podrás automatizar y simplificar muchos de los procesos que involucran a cada uno de los empleados,  como las capacitaciones e inducciones que seguramente en en la actualidad se realizan de manera presencial y consumen mucho tiempo,  al igual que ocurre en la mayoría de los casos con las declaraciones juradas de buen estado de salud que deben ser emitidas diariamente por cada colaborador previo al ingreso a planta. 

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¡Empieza hoy mismo  a utilizar el Portal del Empleado!