Hace más de 100 años, William Thomson Kelvin, un físico y matemático escribió: “lo que no se mide, no se puede mejorar”. Esta frase explica perfectamente la filosofía detrás de los KPIs: la vocación de mejora continua a través del análisis de datos. Estos son mediciones de variables que nos permiten saber qué está sucediendo dentro de la empresa, pero empecemos por el principio.

¿Qué significa y qué es un KPI?

KPI es la sigla en inglés de Key Performance Indicator, lo que se traduce como Indicador Clave de Rendimiento o desempeño. Generalmente, un KPI se expresa mediante un porcentaje o puntuación, lo que facilita que su resultado pueda ser comparado en el tiempo. El resultado es una métrica clave que nos permite conocer el estado de un proceso en particular dentro de nuestra empresa, medir la efectividad de las acciones y detectar oportunidades de mejora, pudiendo saber si continuaremos por el mismo camino o deberemos modificar el curso. 

¿Cómo se define un KPI?

Los KPI deben cumplir cinco reglas para asegurar que los datos que van a dar como resultado serán útiles. Estas cinco reglas se pueden recordar con una regla nemotécnica, a través de las iniciales de la palabra SMART.

• Específico (Specific): Debe ser claro qué quiere medir y por qué. 
• Medible (Measurable): Tiene que ser algo que se pueda medir a través de una escala de valores y dar como resultado un número.
• Alcanzable (Attainable): Debe tener objetivos realistas en base a los recursos disponibles. 
• Relevante (Relevant): Debe medir un proceso que sea crítico para el éxito de la compañía.
• Acotado en el Tiempo (Time related): Debe contar con un plazo específico para ser medido. 

¿Qué KPIs se utilizan en el proceso de control de contratistas?

Ahora que ya sabemos qué son y cómo se definen, vamos a ver cuáles son los que se utilizan dentro del proceso de control. Existen diferentes indicadores claves y cada uno debe responder a un proceso relevante dentro de las actividades de los contratistas. Como vimos, los KPIs se definen según los objetivos, por esto, en lo relativo a fuerzas externas podemos mencionar dos tipos de indicadores: los generales y los específicos.

KPIs Generales:

Son llamados de esta manera porque aplican para toda empresa. Certronic dispone de múltiples KPIs de información ya configurados. Algunos de los más consultados son los siguientes:

• Índice de Cumplimiento. Permite saber cuál fue el nivel de cumplimiento de una empresa contratista en relación a los documentos que debió presentar vs. los efectivamente presentados.
• Índice de Puntualidad. Muestra cuán puntuales han sido los contratistas en la presentación de cada uno de los documentos de su nómina de recursos, en cada uno de los periodos de análisis.
• Índice de Criticidad. Determina el grado de criticidad de las empresas tercerizadas según el riesgo que representa la documentación que no han presentado en fecha. Cuanto más importante sea el documento que no han presentado, el índice de criticidad será mayor.
• Índice de Disponibilidad. Exhibe cuál fue el tiempo que efectivamente los recursos de una empresa contratista estuvieron habilitados para la empresa cliente en el transcurso de cada mes de análisis. 

KPIs Propios / Personalizados:

Estos KPIs son específicos para cada empresa y deben ser definidos por la misma, ya que los indicadores que sirven para una empresa, pueden no servirle a otra, por su tipo de producción o funcionamiento. 

Por esto, dentro de Certronic, además de encontrar KPIs ya definidos y configurados, se pueden crear KPIs con objetivos propios, para medir procesos particulares, donde se pueden definir las variables y parámetros que decida cada uno de los usuarios finales. Certronic te permite crear tu propia fórmula de evaluación para empresas contratistas.

Cuando se trata de recursos externos, una de las cosas más difíciles de conocer es cómo es el desempeño de cada contratista y, sobre todo, contar esta información a tiempo. Por esta razón, en Certronic además de disponer de un panel de KPIs segmentado por categorías de información, desarrollamos un módulo de evaluación de desempeño: Goals. Este módulo permite definir objetivos con parámetros de análisis y tiempo de medición 100% configurable, con sus respectivos KPI, para asignarlos a las empresas contratistas. Con Goals vas a poder contar con un tablero de control adicional para poder evaluar y analizar cada una de las empresas contratistas, en relación a los objetivos que fueron estipulados. 

Los datos obtenidos también pueden ser exportados y analizados en otros softwares. Por ejemplo, gracias a la integración de Certronic con Power BI, todos los datos y métricas generados dentro de la plataforma, pueden ser utilizados para crear nuevas métricas y  paneles de análisis personalizados en dichas herramientas. 

Resultados y mejora continua

Una vez que hemos definido nuestros KPI, podremos ver en qué estado se encuentran y establecer qué resultado deseamos alcanzar. Por ejemplo, queremos que el cumplimiento de entrega de documentación por parte de tus contratistas sea por lo menos del 85%. Esto nos ayudará a focalizarnos en problemas bien definidos, pudiendo tomar decisiones informadas sobre las medidas que tomamos y su posterior impacto. 

¿Deseas empezar a medir la efectividad de tus recursos externos? Contacta a nuestros especialistas para solicitar una demo, conocer todos los KPI que obtendrás y ver todo lo que Certronic puede hacer por tu empresa.