En nuestra nota anterior explicamos qué eran los softwares as a service y la tecnología cloud computing y por qué este tipo de tecnologías las elegían desde multinacionales hasta pymes. En este artículo, vamos a desarrollar todos los beneficios que estos softwares brindan a las empresas que los contratan. Para que sea más clarificador, los bajaremos a la realidad mediante ejemplos de uso de la plataforma Certronic, utilizada para la implementación o digitalización del proceso de control de contratistas.

Tiempo

La implementación de un sistema tradicional en una empresa puede llevar semanas, ya que requiere un servidor para funcionar, estar instalado en todas las terminales de trabajo y la configuración del mismo. Los softwares SaaS y cloud, no requieren un servidor interno, ni su instalación interna. Con una simple configuración y creación de usuarios, puede estar funcionando en días.

Certronic. Una vez contratado el servicio, conjuntamente con el área de control y soporte se define la configuración general de la plataforma y su matriz de control. Se determina cuáles serán los perfiles y roles de usuarios, se los vincula y da el alta en la plataforma, incluidos los de los proveedores. Por último, se lleva a cabo la capacitación de cada perfil y la empresa ya cuenta con la plataforma disponible para su uso. Los tiempos promedios de implementación de la plataforma son de 10 días. Poco tiempo, ¿verdad?

Costos

Empecemos por el principio: la inversión inicial es cero. Como ya vimos, no hay que comprar servidores, ni licencias de software para instalar. Solo se paga una suscripción mensual, por lo que su costo se prorratea a lo largo del tiempo. Esta suscripción incluye actualizaciones constantes, lo que evita tener que comprar una nueva versión del mismo programa o quedar desactualizado. Por ende, el ROI (retorno de inversión), es muy rápido. 

Certronic. No posee un cobro inicial, sino que solo se pagan los servicios y módulos que se utilizan en el periodo. Dentro de ese monto se incluye la actualización periódica, que les asegura a las empresas nuevas mejoras y funcionalidades, para optimizar sus procesos y adaptarse a los cambios del mercado. 

Compatibilidad

El software SaaS, a diferencia del software on-premise (o tradicional), no utiliza grandes recursos de la computadora, ya que se ejecuta en un servidor

externo y puede correr en cualquier navegador, sin importar el sistema operativo. Por lo tanto, no hace falta actualizar el hardware de la empresa. Cualquier dispositivo con acceso a internet puede acceder al sistema. 

Certronic cuenta con potentes servidores de Amazon que aseguran una experiencia fluida para sus usuarios y sin ocupar espacio y capacidad en el dispositivo desde el cual se accede. A continuación, veremos que también posee facilidades para dispositivos móviles y tablets.

Acceso remoto al contenido y funcionalidades

¿Alguna vez necesitaste un dato o realizar una acción y esto solo lo podías hacer desde tu oficina? Este es un problema que tiende a desaparecer en las organizaciones digitalizadas. Este tipo de software te permite acceder desde cualquier dispositivo con acceso a internet a toda la biblioteca documental de tu compañía, en el lugar donde estés. Ya sea una computadora, celular o tablet.

Certronic además de poder ser utilizado desde cualquier navegador, dispone de potentes apps móviles en Android e iOS. Los usuarios remotamente, desde el dispositivo elegido, gestionan sin límites su nómina de recursos externos: pudiendo tramitar permisos o excepciones de acceso, verificar el estado de un recurso y enviar, recibir, validar o compartir documentos. En definitiva, Certronic permite a cada usuario, desde cualquier lugar y 24x7, realizar todas las tareas que normalmente desempeña desde su lugar de trabajo, sin ninguna limitación, demora o interrupción, garantizando las operaciones y continuidad de las mismas en todo momento.

Seguridad

Tus procesos y documentos van a estar más seguros que nunca. Los estándares de seguridad están certificados por firmas internacionales dedicadas especialmente a esa área. Puedes encontrar los certificados en las páginas de las compañías de SaaS, brindados por compañías como Amazon, Oracle, GeoTrust, IBM, o Microsoft Azure. Esto te garantiza que los datos estarán más seguros que en un servidor interno, tanto de ataques externos, como de daños físicos como un incendio, inundación, etc.

Certronic. La seguridad es un componente integral de la arquitectura, el diseño y la

implementación de sus soluciones. Cuenta con expertos en TI que diariamente implementan y testean soluciones bajo rigurosas normas y con procesos certificados por las mejores compañías del área. Entre ellos podemos destacar el uso de servidores Amazon Cloud, la implementación de GeoTrust y RapidSSL y el estricto cumplimiento de la Ley Nº 25326 de Protección de Datos Personales.

Personalización y customización

Hay distintas personalizaciones que pueden llevarse a cabo con un software SaaS. Por ejemplo, por tipo de usuario o por rol asignado, donde las funcionalidades se habilitan según las necesidades y tareas asignadas a cada uno de ellos, mostrando un ambiente de navegación adaptado para facilitar la usabilidad y performance de cada trabajador.

Por otra parte, el software puede adaptarse las necesidades y procesos de tu firma, mediante una infraestructura ágil que permite modificar y ajustar el producto a los procesos 

de la empresa.

Certronic se adapta a las necesidades y procesos de cada empresa, generando la sensación de estar utilizado un software propio y desarrollado a medida. Sus clientes tienen la posibilidad de solicitar, en cualquier momento: el desarrollo de nuevas funcionalidades, la reconfiguración de la matriz de documentos, nuevos reportes, integraciones, etc. Pudiendo moldear la plataforma de acuerdo a su realidad y lograr, con ello, incorporarla de forma natural a sus procesos. 

Flexibilidad

Estos productos suelen tener funciones generales y módulos específicos para organizaciones que tienen otros requerimientos. Con la elección de estos módulos extras, cada empresa puede crear un producto a la medida de sus necesidades, sin perder tiempo y dinero en herramientas que no utiliza.

Certronic. Además de las funcionalidades esenciales del proceso de control de contratistas, brinda soluciones específicas para distintas necesidades de las empresas. Como, por ejemplo, los módulos de Biometría, Training, Goals, Compliance, entre otros. Estos módulos se integran a la plataforma con la que ya cuentan los clientes, agregando nuevas funcionalidades, sin necesitar ninguna configuración extra. 

Escalabilidad

Estas herramientas nunca serán ni muy chicas, ni muy grandes para tu organización. No importa en qué momento de crecimiento se encuentre, el sistema siempre se adaptará a la escala de tu compañía. Solo se lo solicitas a tu proveedor y aumentará tu capacidad de trabajo mientras sigues en funcionamiento, sin afectar tu productividad, ni velocidad de respuesta.

Certronic brinda los servicios que cada empresa requiere en cada una de sus etapas. Si necesitaras duplicar la cantidad de proveedores o recursos, agregar módulos nuevos, o incorporar una nueva planta, ya no debes pensar en lo que implicaría a nivel de hardware. Solo debes solicitarlo a sus especialistas para contar con ello.

Integración

Pueden integrarse con otras herramientas de gestión como ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales), SAP, sistemas de control de acceso y más. Así las empresas obtienen firmas especializadas para cada una de sus necesidades, perfectamente integradas, replicando la información entre ellas, simplificando así, la carga y actualización de datos.

Certronic se integra a toda la estructura de cada empresa, desde sus diferentes ERP, hasta los sistemas de control de accesos, permitiéndole cada empresa maximizar los beneficios de las plataformas que forman parte de sus procesos. Actualmente posee integración con SAP, SAP Ariba, Oracle (JD Edwards), Microsoft (Power BI y Active Directory), entre otras. También posee integración a la plataforma de firma digital del Ministerio de Justicia de la República Argentina. Además, realiza integraciones on demand para potenciar los distintos sistemas que la empresa utiliza para simplificar la tarea diaria.

Know How y procesos probados

Los softwares SaaS ya están funcionando en varias compañías similares a la tuya y, por ello, conocen las necesidades de tu mercado. Esas empresas brindan feedback permanente sobre las funcionalidades de la plataforma, permitiendo que en base a las mismas se implementen mejoras en forma continua. Esto quiere decir que posiblemente en un software as a service encuentres soluciones a problemas que tal vez tu empresa todavía no afrontó, pero que pueden aparecer a medida que crezca.

Certronic posee más de 100 compañías de diversas industrias y países, que le proporcionan feedback permanentemente, convirtiéndola en la plataforma con mayor know how en procesos de control de proveedores en Latinoamérica. Cada comentario, solicitud o propuesta al margen del tratamiento individual, es analizada y sometida a un proceso de validación para constatar la conveniencia de convertirla en una nueva funcionalidad para toda la comunidad de Certronic.

Actualización automática externa

El mantenimiento del sistema está a cargo de los equipos de la compañía que lo provee, al igual que la instalación de actualizaciones y los problemas que puedan surgir. Esto hace que el área interna de TI se vea liberada de estas tareas, para focalizarse en sus objetivos.

Certronic y su equipo libera a el talento de tu compañía del mantenimiento y actualizaciones del sistema, para que puedan focalizarse en tu core business.

Help Desk

Además de los tutoriales e información disponible en su página, cuentas con atención especializada por un equipo de expertos en el sistema que te resolverá cualquier problema en minutos. Ya no dependes de que tus empleados de TI encuentren una solución en internet, el proveedor del software te dirá cómo hacerlo.

Certronic cuenta con un departamento de soporte especializado en tecnología y formado en el proceso de control de proveedores. Lo que facilita el entendimiento de las problemáticas que se le presentan a sus clientes, agilizando la solución de cada uno de los tickets generados.

Esperamos haberte aportado algunas ideas para que apliques en tu organización. Si estás pensando en comenzar el proceso de digitalización de tu compañía, el control de contratistas es un área perfecta para implementarlo. Ya que puedes automatizar sus procesos y liberar a tu equipo de ese trabajo tedioso y reactivo, para que empiecen a trabajar proactivamente en crecer. Si tienes alguna inquietud no dudes en dejarnos un mensaje y con gusto te responderemos.