Muchas veces el control documental es un proceso conflictivo entre cliente y contratista, pero no hay razón para que lo sea, ya que los beneficia a ambas. La presentación de la documentación al cliente, ayuda a la contratista a estar al día con toda las normativas laborales que, en caso de un accidente, le asegurará la asistencia a su empleado y la cobertura legal ante posibles repercusiones legales. Muchos de estos roces se producen por falta de comunicación u organización y una plataforma de control documental ayuda a reducirlos drásticamente. Pero además, hay ventajas para la contratista que van más allá de eso y en este artículo vamos a repasar las más importantes.
No necesitar personal extra para el control
Saber si tus recursos pueden ingresar a planta
Saber qué documentos debes presentar para que te habiliten pagos
Presentar documentación desde donde estés
Conocer el estado de la documentación presentada en tiempo real
Contar con una biblioteca digitalizada de documentación
Conocer los indicadores de tu desempeño
Consultar el centro de ayuda las 24 horas
La plataforma de Certronic genera notificaciones automáticas que recuerdan a la contratista los documentos que debe presentar y cuándo los debe presentar, sin necesidad de contar con alguien que lo sepa previamente. Además, la guiará por el proceso de forma simple y rápida para que cualquiera dentro de la empresa lo pueda realizar. Por ejemplo, en caso de tener un vehículo de la compañía el sistema automáticamente mostrará como pendientes: la póliza del seguro, la verificación vehicular, cédula verde, etc.
Imagina esto: la empresa Clean presta servicios de limpieza a la empresa minera Rock que se encuentra a 500 kilómetros de la ciudad donde la primera está radicada. Luego de viajar hasta la planta, el guardia de seguridad de Rock le informa que los recursos no están habilitados para ingresar. Creo que esa sola imagen puede provocarte un dolor de cabeza como contratista. Por eso, Certronic te permite identificar los documentos que inhabilitan el acceso a planta de tus recursos, para que les des prioridad, los subas a tiempo y te olvides de situaciones como esta.
Seguramente te interese cobrar tus servicios lo antes posible y Certronic te puede ayudar en eso. Al igual que te permite filtrar los documentos que impiden el acceso de tus recursos, te permite saber qué documentos pueden bloquear un pago de la empresa para que les des prioridad y puedas cobrar en fecha.
Con Certronic, no hace falta estar en la oficina para poder enviar la documentación. La pandemia del COVID-19 nos dio una perspectiva más clara de este importantísimo beneficio. Durante la cuarentena, contar con un sistema como Certronic te permite estar al día con la documentación y conocer su estado desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Así podrás seguir enviando la documentación necesaria y ver el estado de tus recursos, en tiempo real. Incluso, puedes hacerlo todo desde tu celular, escaneando los documentos con apps como Google Drive, CamScanner o Microsoft Lens y enviarlos desde la página de Certronic.
Si envías los documentos a través del e-mail y no de una plataforma, es posible que no sepas qué pasó con ellos. Cuando se presenta una documentación que habilita recursos o pagos, seguramente quieras saber si está aprobada o no, para no encontrarte con sorpresas como la antes mencionada.
En las empresas que no cuentan con una plataforma de control, si quieres saber el estado del documento seguramente debas llamar, enviar un mail y esperar una respuesta. Incluso, pueden responderte el último día cuando realizan el control de todo el mes y tienes que corregir el documento con prisa.
Certronic, te asegura una comprobación rápida en los tiempos acordado con el cliente (24, 48 o 72 hs.) desde que envías la documentación. Contando así, con la tranquilidad de poder ver el estado de tu documentación en tiempo real, sabiendo si fueron recibidas y están siendo auditados, si fueron aprobadas o si debes realizar algún cambio.
En el momento en que se presenta la documentación, la misma queda archivada en la nube, pudiendo acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con internet. Supongamos que por algún motivo debes ver un documento que has subido hace tres años, de un trabajador específico. Ya no debes revolver biblioratos, cajas o buscar backups en CD o discos rígidos; tareas que te llevarían horas. Solo con ir al buscador de la documentación enviada en Certronic, lo encontrarás en segundos.
¿No te gustaría espiar cómo ven a tu empresa las empresas que te contratan? En Certronic esto es posible gracias a Certronic Performance. Esta potente herramienta te dará tus índices de cumplimiento, puntualidad, criticidad y disponibilidad; para que sepas cómo mejorar tu imagen ante la empresa.
Aunque la plataforma es simple e intuitiva siempre puede surgir alguna duda sobre cómo enviar la documentación o qué pasó con algún archivo. No te preocupes, suele suceder y por eso creamos un centro de ayuda disponible las 24 horas con tutoriales simples y claros para que aprendas todo lo que tienes que saber para enviar tu documentación. Si no has encontrado la solución, puedes enviar un mensaje a través de la plataforma, un e-mail o llamar en horario laboral al equipo de control para recibir asesoramiento en el acto.
La plataforma Certronic, es un win-win, donde tanto cliente como contratista se benefician, al poder simplificar la presentación de documentación y contar con la tranquilidad de tener todos sus documentos en regla, ocupando solo una fracción del tiempo que solían dedicarle.
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