Seguramente cuentes con un gran número de proyectos nuevos para este año y la gestión de contratistas es parte vital de cada uno de ellos. Los proveedores aportan know how y velocidad de respuesta muy superior a crear estructuras internas y por eso en Certronic creemos que los posibles riesgos legales no deben ser un freno para aprovechar estas ventajas.
Ser el software más elegido por las grandes compañías nacionales e internacionales nos da una visión clara de cuáles son los principales desafíos y queremos compartirlos con todos en esta nota.
Si estás leyendo este artículo es porque ya sabes que el gran miedo a la hora de contratar terceros son los peligros asociados a la responsabilidad solidaria y posibles accidentes. No hay forma de evitar esta obligación y, de hecho, si se lleva a cabo con inteligencia, no solo evita la sobrecarga de tareas, sino que puede aportar beneficios extra a la compañía.
Contar con un sistema de control de contratistas que nos asegure la mitigación de riesgos es indispensable. Pero si este sistema no nos permite saber quiénes de los que se encuentran trabajando en el momento no poseen la documentación al día, al ocurrir cualquier imprevisto, estaremos en falta. Por esto, poder saber en tiempo real que todos los trabajadores en planta están en regla es tan importante como lo primero. Además, al contar con un sistema digitalizado de control, podemos avanzar hacia la optimización de la gestión y los resultados. Eso es lo que hace Certronic.
Nuestra plataforma permite ver en tiempo real toda la documentación obligatoria, evaluarla, gestionarla y brindar permisos, de forma simple, rápida y minimizando la carga laboral interna. Este sistema permite a las áreas internas de la compañía conocer el estado documental de las contratistas activas, con la posibilidad de deshabilitar aquellas que representen un riesgo para la compañía, hasta que estén en norma. Además, posee módulos que te permiten marcar objetivos, crear flujos de trabajo y mucho más. Esto es increíble, pero el punto principal de Certronic es permitir a los proveedores ser responsables por sus documentos y, a continuación, te contamos por qué esto es clave.
Si los contratistas no colaboran con el proceso de control documental, no importa si se tiene el mejor equipo de control del mundo. Toda estrategia de control de proveedores debe tener al contratista en el centro, porque es de quien se depende para que envíe la documentación. Facilitar el proceso de envío de documentación entendiendo la realidad de la mayoría de las administraciones de las empresas proveedoras, que suelen estar colapsadas, es un punto clave. Esto puede realizarse a través de pautas y vías claras de envío, calendarios de vencimiento e información en tiempo real.
Certronic siempre lo tuvo presente y brinda la usabilidad más simple del mercado, tanto en computadora como desde cualquier smartphone, para el envío de documentación, con calendarios de vencimientos y alertas. Esto permite aumentar el nivel de cumplimiento en pocos meses y si se incluye a los empleados, aún más.
Una de las ventajas que nos dejó la pandemia del COVID19 es el alto grado de preparación digital en toda la sociedad. Hoy en día, todos los empleados de los contratistas saben gestionar, enviar mensajes y comunicarse por su celular. Esto permitió crear portales exclusivos para empleados contratistas desde el cual pueden controlar su estado documental, su habilitación de ingreso y, en caso de faltar documentación, pueden enviar o solicitar a su superior que la envíe.
Tal vez este punto debería haber estado en primer lugar. Podríamos definir brevemente headcount como el conteo de empresas y trabajadores externos. Si bien esta parece una tarea sencilla, en grandes empresas con varios contratos abiertos, es un número que varía constantemente. Además de conocer la cantidad de empresas contratistas y sus empleados, también hay que tener en cuenta las subcontratistas y, además, las maquinarias y vehículos que poseen las mismas.
Esto es la base de todo, porque si no sabemos quiénes están trabajando para nuestra empresa, no podremos saber qué documentación tenemos que controlar.
Quienes cuentan con Certronic ya se han olvidado de estos dolores de cabeza, ya que en dos clics pueden obtener todos sus proveedores y sus empleados en tiempo real, además de saber qué documentación deben. Ahora sí, una vez que conocemos el headcount externo podemos pasar a controlar y evaluar cada contratista.
Cuando la gestión se realiza de forma manual, se suele conocer las contratistas más problemáticas, ya que se comunican más seguido por problemas con la documentación o entregan los archivos de forma desordenada. Pero muchas veces quienes terminan causando demandas no son las más ruidosas, sino las más silenciosas. Muchos clientes han descubierto que poseían proveedores que no habían presentado documentación en casi un año y su estudio auditor no lo había notado. También se han dado casos como el de ACA, donde gracias al módulo Risk que chequea la información provista por los contratistas contra bases oficiales, han descubierto documentos adulterados de forma rápida, pudiendo anticiparse a estos problemas.
Esta tarea no es fácil y es la que ha dado origen a Certronic. El primer desarrollo luego del sistema de envío y control de información, ha sido el panel de métricas y KPI que permite ver y recibir alertas sobre varios índices de cumplimiento y criticidad por cada empresa contratista.
Los documentos y su estado debe estar visibles para todas las partes que integran el circuito de gestión de contratistas. Quienes no han participado de él, pueden creer que solo se relaciona el equipo auditor y los administrativos de los proveedores, pero el sistema es mucho más complejo. Para demostrar esto, podemos ver la gran cantidad de portales exclusivos con los que cuenta Certronic para simplificar y automatizar la tarea de cada rol:
Portal Empresa
Portal Planta
Portal Acceso Remoto
Portal Seguridad
Portal Cuentas a Pagar
Portal Médico
Portal Contratista
Portal Empleado Contratista
Para contar con un control efectivo y ágil, es vital que cada miembro de este flujo de trabajo pueda acceder a los datos y documentos correspondientes a su función dentro del circuito de control. Para esto es básico contar con una base de datos unificada, niveles de acceso de seguridad y automatizaciones de procesos, puedes leer más sobre esto en el siguiente artículo.
Uno de los requisitos más sensibles a la hora de que personal externo trabaje para la propia compañía son los cursos de seguridad para el ingreso a planta. Su realización es engorrosa y quita tiempo de trabajo ya que, a menudo, lleva largas jornadas de recopilación de datos, registros, capacitaciones de forma presencial, evaluación, etc.
Este proceso es obligatorio, ya que toda persona que ingrese a la planta debe conocer los protocolos de seguridad, riesgos y medidas ante una emergencia. Más allá de su obligatoriedad, es una gran herramienta para disminuir posibles accidentes, por lo que su digitalización es lo más recomendable.
El módulo Training de Certronic permite automatizar gran parte de las tareas como la recopilación de información, envío de invitaciones, registros, evaluaciones y más. Además, permite que cada empleado realice la capacitación y la evaluación desde su smartphone o computadora, pudiendo así, llegar a la planta con el curso aprobado. Como administrador contarás con un potente editor para crear cursos de seguridad con videos, material extra y mucho más, separado en los módulos que creas necesario. Training se encargará de notificar a cada empleado para que realice la capacitación. Además, se puede configurar la evaluación como requisito de ingreso, para que automáticamente se habilite al trabajador una vez que haya completado el examen satisfactoriamente.
Como decíamos al principio, no se trata solo de reducir hasta en un 80% las horas dedicadas al control documental y los riesgos que pueden sobrevenir. Una buena gestión de contratistas puede potenciar el impacto positivo del trabajo externo y permitir una coordinación entre equipos internos y externos sin límites.
Para que puedas conocer más de los beneficios de digitalizar tu control de contratistas, te ofrecemos una demostración gratuita con una de nuestras asesoras, para que nos cuentes tus desafíos actuales y poder descubrir las soluciones que posee Certronic para potenciar tu gestión. ¡Agenda una demostración hoy mismo!
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