Durante la pandemia la digitalización del mundo, en especial en América Latina, se ha acelerado cinco veces el ritmo esperado según el Reporte de Transformación digital 2021. Aunque en medio de las restricciones más fuertes la mayor urgencia era poder trabajar en remoto, llevarlo a cabo a la distancia y con tan poca planificación llevó a que muchas veces no se haga de la mejor manera.
Hoy en día, diversos indicadores como actividad, nivel de fluidez digital y contexto socioeconómico, nos llevan a pensar en una panacea para enfrentar el proceso de transformación. ¡Empecemos!
Como decíamos, la pandemia obligó a llevar de manera virtual un gran número de tareas, no solo en el orden laboral, sino también en el personal. ¿Quién no habló mediante Zoom con familiares o ayudó a algún adulto mayor de la familia a utilizar las video llamadas de WhatsApp? Todos hemos mejorado nuestras skills tecnológicas y esto es un gran beneficio a la hora de digitalizar la gestión y control de contratistas.
Quien se desarrolla en el rubro, sabe muy bien que uno de los puntos flacos de toda gestión externa es la capacidad de utilizar herramientas digitales de los contratistas y sus empleados. Hoy en día, esta capacidad de fluidez digital, está generando un mejor desempeño de los equipos administrativos de los proveedores a la hora de enviar documentación.
Si a esta realidad, se le agrega un software intuitivo, como lo es Certronic, los niveles de cumplimiento crecen fácilmente, sin necesidad de extensas formaciones. Los clientes de Certronic que habían tenido algún impacto negativo al principio de la pandemia por el caos que trajo, hoy en día están notando un repunte superior a los valores previos a la pandemia.
Hoy en día estamos viviendo implementaciones más cortas y con una curva de aprendizaje más empinada, donde los equipos internos y externos rápidamente se adaptan a las nuevas herramientas, liberándose de tareas repetitivas y llamados, que ocupaban la mayor parte del tiempo.
Otro factor que impacta favorablemente al momento de comenzar una implementación es que debido a la baja cantidad de casos de COVID19, estamos viviendo meses de aparente normalidad con medidas básicas de cuidados.
Esto permite realizar capacitaciones mixtas, virtuales y presenciales, a la hora de implementar un nuevo sistema según convenga para cada caso. Por ejemplo, la capacitación dentro de la compañía puede ser mucho más fructífera si están todas las áreas implicadas en el control consultando dudas y entendiendo el papel que tendrá cada una en el proceso digital.
Es usual que se repitan dudas sobre la automatización de envíos de mensajes, la comunicación con contratistas e, incluso, con empleados de la contratista, cuestión que sorprende gratamente a muchos sectores. Esto acelerará aún más los tiempos de implementación y se verán mucho antes los resultados positivos del nuevo sistema.
Por otra parte, también puede utilizarse el módulo de capacitación virtual de Certronic para aquellas contratistas más lejanas, o para que cualquiera que lo necesite, pueda refrescar su memoria volviendo a ver las clases o el material disponible.
Como consecuencia de la nueva normalidad, la productividad está volviendo a su ritmo habitual y se proyecta que su recuperación sea aún superior a la previa a la pandemia. La mayoría de los contratistas de los distintos clientes se han reactivado en la plataforma y han habido un gran número de nuevas altas en los últimos seis meses.
Este proceso no ha presentado dificultades mayores para nuestros clientes, dado que el alta de nuevas compañías y recursos en Certronic, suele ser un proceso mucho más ágil y simple que realizarlo mediante mails y planillas. Por eso, cuando antes se cuente con un sistema de gestión de Contratistas, será mejor. A continuación, te contaremos algunas de las ventajas que presenta realizar el Control de Contratistas mediante Certronic.
Parecen obvias las ventajas de contar con un sistema que digitaliza las tareas del control de proveedores, pero no siempre es así. La mayoría de nuestros clientes esperaba una gestión más organizada y previsible de la documentación, pero se encontraron con muchos beneficios inesperados, como la posibilidad de comunicarse con todos los recursos externos o de automatizar el data entry de documentos. Veamos otros beneficios que provee Certronic.
Aunque no haya nadie en la empresa, tus proveedores pueden seguir enviando documentación a través de cualquier dispositivo y la misma será identificada y verificada por la Inteligencia Artificial de Certronic. Esto permite acelerar los tiempos de aprobación, liberando tiempo de los recursos internos, minimizando costos y mejorando el nivel de cumplimiento documental de todos los que ingresan a planta.
Certronic permite integrar todas las áreas que intervienen en el control, con paneles de control pensados específicamente para su función. Esto quiere decir que, por ejemplo, quien realiza la auditoría solo verificará los datos del documento y al hacer clic en aprobado, el sistema se encarga de que la documentación siga su curso, también, verificará si el recurso ya está habilitado para ingresar y notificará a todas las áreas que necesiten de esa información. Así, se unifica la forma de actuar por área sin que nadie tenga que encargarse de coordinar, se eliminan tareas burocráticas y se mejora la productividad.
Todos sabemos el dolor de cabeza que es contar con archivos solo en las computadoras que se encuentran en la oficina. Fue uno de los grandes problemas mientras estaban activos los aislamientos obligatorios. Muchas empresas se encontraron detenidas durante semanas por no poder acceder a sus computadoras locales y esto no puede volver a suceder. No solo porque pueden aparecer otros aislamientos, en cualquier momento pueden surgir nuevos imprevistos que impidan el acceso a planta o la necesidad de tomar acción en medio de un fin de semana. Por otra parte, según un estudio de Accenture en 15 países, el 83% definió el trabajo híbrido, entre presencialidad y home office, como la opción ideal. La posibilidad de seguir operando remotamente, es clave para la productividad de la empresa. Por esto, Certronic puede ser utilizado desde cualquier computadora, tablet o smartphone con conexión a internet, con las mismas funcionalidades y datos que desde la oficina.
Pero ese no es el único problema del Excel. Los datos guardados en programas que no están realizados para la gestión no pueden generar procesos. Un documento faltante en un Excel no puede producir una notificación instantánea, ni inhabilitar un pago; el mismo dato en Certronic sí lo hace. La automatización de procesos, hace que todas las tareas básicas del control se automaticen ahorrando tiempos, costos y evitando errores humanos en su ejecución.
¿Cuál es la peor pesadilla del equipo encargado del control? El caos que se presenta con los constantes e-mails de documentación y los llamados por reclamos o para verificar información. Todos nuestros nuevos clientes nos cuentan la misma situación: “El contratista me intentaba engañar diciéndome que ya había enviado ese documento, aunque no lo había hecho, o había mandado un documento erróneo, etc”.
Luego de empezar a utilizar Certronic esto se revierte. como nos contó Martín Calvo de Sullair, en su Caso de Éxito: “Hoy tanto el proveedor como nosotros visualizamos la misma información, en el mismo momento, en las mismas pantallas, de la misma manera, con lo cual ya no hay ningún tipo de duda respecto a, por ejemplo: qué está correcto, qué está pendiente, desde qué fecha, qué está controlado, qué está pendiente de controlar, etc. Esto permitió reducir drásticamente el nivel de mails, llamados y consultas internas y externas”.
¿Necesitas acceder a un documento de hace 3 años? En segundos podrás contar con él en tu pantalla. A diferencia de sistemas en papel o en archivos en servidores o discos externos, la búsqueda es simple y fluida. Certronic no solo baja la litigiosidad, elevando el nivel de cumplimiento de las empresas, sino que ante cualquier inconveniente permite contar en el acto con toda la documentación para ser presentada como prueba. Ahorrando así, papel, tiempos y recursos.
El software registra todo lo que pasa en él y puede brindar métricas exactas de cumplimiento, puntualidad, criticidad y disponibilidad por cada contratista a lo largo de todo su ciclo. Esto permite identificar quiénes son los contratistas más cumplidores con el objetivo de decidir cuáles seguirán y ofrecer posiciones de ventaja a la hora de renovar contratos. Además, de los KPI ya integrados; Certronic permite definir KPIs propios dentro de la plataforma para medir los datos que más le interesen a cada compañía.
Ya lo hemos mencionado, pero es una de las funcionalidades que más valoran nuestros clientes de la plataforma. Quienes se desempeñan siendo el nexo entre los proveedores y la empresa, saben lo difícil que es contactar y obtener una respuesta de todos los contratistas y sus empleados, sobre todo ante una emergencia. Por esto, Certronic cuenta con un potente canal de comunicación que centraliza todos los mensajes, notifica en el acto a a la totalidad de recursos externos o al grupo que se quiera llegar y, sobre todo, provee información de lectura con fecha y hora, con el objetivo de saber el momento exacto y los niveles de conocimiento que tiene el comunicado.
Estos son solo algunos de los beneficios, podrás encontrar una lista más completa en este artículo. Aunque para conocer a fondo todas sus virtudes, te recomendamos pautar una demostración sin cargo con nuestros expertos que te asesorarán y te ayudarán a despejar todas tus dudas.
En estas épocas en que las paradas técnicas, programadas o no programadas, aumentaron su incidencia en el volumen de la producción y las normas de seguridad y reglas corporativas varían y se vuelven más estrictas, es vital contar con un sistema que alivie el trabajo del equipo de compras o el área que se encarga de los contratistas. Hoy en día es sustancial poder estar comunicados en tiempo real y desde el celular con todos los recursos externos y, a su vez, integrar a los empleados internos en un único circuito. Así, se logrará la máxima efectividad de todo el conjunto con menos trabajo para los equipos internos y menores costos para toda la estructura.
Por todo esto, este es el momento ideal para comenzar o avanzar con la digitalización de tu compañía, si te queda alguna consulta, no dudes en contactar a nuestros especialistas que estarán esperando tu mensaje.
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