El control documental para una empresa es como pagar el seguro médico, una rutina que parece una molestia hasta que ocurre un accidente. Actuar ante imprevistos es su primera función, asegurando que la empresa cuenta con toda la documentación de sus contratistas que las leyes establecen. Pero hay más.

Para seguir con las metáforas médicas, un buen control documental de los contratistas nos permite conocer el estado de salud, tanto financiero como legal, de las empresas que trabajan en las propias instalaciones y sus empleados, con los cuales existe una responsabilidad solidaria. Esto nos lleva a su segunda función, anticipar los problemas y solucionarlos antes de que aparezcan.

Si bien un accidente es el caso más grave que se puede presentar, no será el único inconveniente que una contratista pueda generar. También puede haber fallos comerciales o procesales que afecten el normal funcionamiento de la empresa que las contrata. Por eso, es importante la gestión de riesgos y monitoreo constante, para poder prevenir, reducir y minimizar los accidentes que pueden tener terceros en nuestras instalaciones. Esta y otras funciones y la mejor manera de llevarlas a cabo, vamos a desarrollarlas a continuación.

¿Por qué contratar un Software?

Como decíamos anteriormente, el proceso de control es una tarea repetitiva, exhaustiva y estructurada. Algo que se le da mucho mejor a un robot que a una persona. Un software se hará cargo de la parte pesada del trabajo (y la realizará más rápido, con menos errores y brindando métricas del proceso), para que las personas puedan dedicar su tiempo a tareas que requieran su talento en base a la información que obtuvo de la plataforma. 

Esto que decimos no es nada nuevo, si lo pensamos, esto es lo que hacen todos los softwares. Antes del Word, los textos se escribían a máquina y se archivaban en papel, por ejemplo. Hoy no contar con un software de control de contratistas es como escribir a máquina, es poco eficiente. Incluso, dicho software de control debe ser Cloud y SaaS, ya que tener la información guardada en una computadora de escritorio puede traer grandes dolores de cabeza. Si no estás familiarizado con los términos SaaS y Cloud te invitamos a leer nuestra nota sobre: 12 Beneficios del software SaaS y Cloud que harán crecer a tu empresa. 

Pero más allá de eso, contar con un software de control (y gestión) de contratistas tiene beneficios exclusivos.

Beneficios de contar con un Software para el Control de Contratistas.

1. Mitigación de Riesgos: El principal beneficio es contar con toda la documentación que establece el art. 30 de la Ley de Trabajo, para evitar la procedencia o configuración de responsabilidad solidaria por cualquier eventualidad, como explicamos al principio. 

2. Identificación temprana de Riesgos: Contar con un software que sistematice la información nos permite identificar posibles problemas en los procesos y solucionarlos antes de que los fallos ocurran.

3. Automatización de procesos probados: Un software automatiza las tareas de archivado, organización, envío, notificaciones y más, según procesos probados y mejorados con el feedback de otras compañías como la tuya. Esto quiere decir que te brinda una plataforma flexible a tus requisitos, como Certronic, y que funciona exitosamente en decenas de grandes y pequeñas compañías , sin que tengas que proyectar tu propio sistema a prueba y error, con costosas horas de desarrollo e implementación. 

4. Integración del proceso de control y áreas que participan en un solo workflow: Siguiendo con el punto anterior, la automatización simplifica a los contratistas el envío de documentación y la recepción y gestión interna a la empresa que contrata.  Esto quiere decir que los empleados que participan no deben conocer todo el proceso de control, solo deberán loguearse en la plataforma y realizar el trabajo que esta les indica; dejando que el sistema se encargue de los pasos intermedios que debe seguir cada documento. Por ejemplo, Certronic permite diseñar circuitos de trabajo 100% flexibles y parametrizables, para adaptarse a cualquier tipo de organización y documentación. Integrando y automatizando un circuito a los auditores de distintas áreas y gerencias, como RRHH, Finanzas, Seguridad, Legales, Administración, etc.  Para conocer más acerca de esta herramienta te invitamos a leer nuestra nota publicada sobre Flow: Diseña tu circuito de aprobación de documentos.

5. Minimiza el trabajo de los recursos internos: Siguiendo con el punto anterior, esto quiere decir que los recursos internos podrán focalizarse en tareas que brinden valor a la empresa. Ya que la sistematización del proceso, ahorra más de un 60% de tiempo de los empleados y mejora los resultados.

6. Trazabilidad: La automatización nos brinda información del camino que ha realizado cada documento, los tiempos, dónde ha tenido demoras y más. Esto te permite descubrir dónde debes reforzar y mejorar tus equipos, para cumplir los objetivos, y que empresas contratistas deben elevar sus niveles de cumplimiento. 

7. Visión Global de los recursos externos en tiempo real: Obtener información continuamente, siendo procesada al instante, permite tener un tablero de control de los recursos externos. Por ejemplo, Certronic toma estos datos y formula KPIs , para graficar en tiempo real la situación actual y la evolución de las tareas de los recursos externos. Esto te brinda índices claves para tomar decisiones que optimicen la performance y coordinación de las contratistas y sus equipos. 

8. Mejora Continua y expertise: Como explicamos en nuestro articulo sobre los beneficios de los software SaaS (Software as a Service), nuestra plataforma está en

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