Para seguir con las metáforas médicas, un buen control documental de los contratistas nos permite conocer el estado de salud, tanto financiero como legal, de las empresas que trabajan en las propias instalaciones y sus empleados, con los cuales existe una responsabilidad solidaria. Esto nos lleva a su segunda función, anticipar los problemas y solucionarlos antes de que aparezcan.
Si bien un accidente es el caso más grave que se puede presentar, no será el único inconveniente que una contratista pueda generar. También puede haber fallos comerciales o procesales que afecten el normal funcionamiento de la empresa que las contrata. Por eso, es importante la gestión de riesgos y monitoreo constante, para poder prevenir, reducir y minimizar los accidentes que pueden tener terceros en nuestras instalaciones. Esta y otras funciones y la mejor manera de llevarlas a cabo, vamos a desarrollarlas a continuación.
Como decíamos anteriormente, el proceso de control es una tarea repetitiva, exhaustiva y estructurada. Algo que se le da mucho mejor a un robot que a una persona. Un software se hará cargo de la parte pesada del trabajo (y la realizará más rápido, con menos errores y brindando métricas del proceso), para que las personas puedan dedicar su tiempo a tareas que requieran su talento en base a la información que obtuvo de la plataforma.
Esto que decimos no es nada nuevo, si lo pensamos, esto es lo que hacen todos los softwares. Antes del Word, los textos se escribían a máquina y se archivaban en papel, por ejemplo. Hoy no contar con un software de control de contratistas es como escribir a máquina, es poco eficiente. Incluso, dicho software de control debe ser Cloud y SaaS, ya que tener la información guardada en una computadora de escritorio puede traer grandes dolores de cabeza. Si no estás familiarizado con los términos SaaS y Cloud te invitamos a leer nuestra nota sobre: 12 Beneficios del software SaaS y Cloud que harán crecer a tu empresa.
Pero más allá de eso, contar con un software de control (y gestión) de contratistas tiene beneficios exclusivos.
Beneficios de contar con un Software para el Control de Contratistas.
Mitigación de Riesgos: El principal beneficio es contar con toda la documentación que establece el art. 30 de la Ley de Trabajo, para evitar la procedencia o configuración de responsabilidad solidaria por cualquier eventualidad, como explicamos al principio.
Identificación temprana de Riesgos: Contar con un software que sistematice la información nos permite identificar posibles problemas en los procesos y solucionarlos antes de que los fallos ocurran.
Automatización de procesos probados: Un software automatiza las tareas de archivado, organización, envío, notificaciones y más, según procesos probados y mejorados con el feedback de otras compañías como la tuya. Esto quiere decir que te brinda una plataforma flexible a tus requisitos, como Certronic, y que funciona exitosamente en decenas de grandes y pequeñas compañías , sin que tengas que proyectar tu propio sistema a prueba y error, con costosas horas de desarrollo e implementación.
Integración del proceso de control y áreas que participan en un solo workflow: Siguiendo con el punto anterior, la automatización simplifica a los contratistas el envío de documentación y la recepción y gestión interna a la empresa que contrata. Esto quiere decir que los empleados que participan no deben conocer todo el proceso de control, solo deberán loguearse en la plataforma y realizar el trabajo que esta les indica; dejando que el sistema se encargue de los pasos intermedios que debe seguir cada documento. Por ejemplo, Certronic permite diseñar circuitos de trabajo 100% flexibles y parametrizables, para adaptarse a cualquier tipo de organización y documentación. Integrando y automatizando un circuito a los auditores de distintas áreas y gerencias, como RRHH, Finanzas, Seguridad, Legales, Administración, etc. Para conocer más acerca de esta herramienta te invitamos a leer nuestra nota publicada sobre Flow: Diseña tu circuito de aprobación de documentos.
Minimiza el trabajo de los recursos internos: Siguiendo con el punto anterior, esto quiere decir que los recursos internos podrán focalizarse en tareas que brinden valor a la empresa. Ya que la sistematización del proceso, ahorra más de un 60% de tiempo de los empleados y mejora los resultados.
Trazabilidad: La automatización nos brinda información del camino que ha realizado cada documento, los tiempos, dónde ha tenido demoras y más. Esto te permite descubrir dónde debes reforzar y mejorar tus equipos, para cumplir los objetivos, y que empresas contratistas deben elevar sus niveles de cumplimiento.
Visión Global de los recursos externos en tiempo real: Obtener información continuamente, siendo procesada al instante, permite tener un tablero de control de los recursos externos. Por ejemplo, Certronic toma estos datos y formula KPIs , para graficar en tiempo real la situación actual y la evolución de las tareas de los recursos externos. Esto te brinda índices claves para tomar decisiones que optimicen la performance y coordinación de las contratistas y sus equipos.
Mejora Continua y expertise: Como explicamos en nuestro articulo sobre los beneficios de los software SaaS (Software as a Service), nuestra plataforma está en constante mejora en base al feedback que nos dan nuestros clientes, creando nuevas herramientas y mejorando las existentes. Esto permite a todas las empresas capitalizar como propio, el expertise de Certronic en la gestión de proveedores.
El control de contratistas ha crecido a pasos agigantados, pasando de ser reactivo a proactivo. Basta solo con ver su evolución: en la década de los 80 casi no existía, en los 90 comenzó a realizarse analógicamente, en los 2000 a sistematizarse y actualmente se encuentra digitalizado y brindando información clave, no solo para minimizar riesgos, sino para ayudar a crecer a las compañías.
Certronic, además de todo esto amplía los horizontes del control con módulos para Firma Electrónica, índices, Training, Compliance, Encuestas, Goals, Biometría y más. No solo eso, sino que también se integra a otros sistemas como SAP o Power BI , para interactuar y maximizar el potencial de todas los softwares de gestión que cuenten las empresas, obteniendo nuevos niveles de información.
Para cerrar y brindarte toda la información que necesitas para tomar una decisión, tenemos que hablar de los modos de implementar un software como Certronic: dentro o fuera de la empresa.
Insourcing o Interna: Esto quiere decir que el manejo y gestión del software se hace desde la misma empresa, con sus recursos internos. Es la opción ideal cuando se cuenta con personal capacitado y disponible.
Co-Sourcing: En esta opción se delegan ciertas tareas de auditoría a una empresa o consultora externa especializada en auditoria y control de documentos, liberando en este caso no solo liberando de mas tiempo a los equipos internos sino aportando conocimiento especifico a una tarea tan delicada y clave como lo es el control documental de empresas contratistas.
La elección de una de estas dos modalidades depende de la disponibilidad y preparación de los recursos con los que se cuenta dentro de la compañía. Una empresa dedicada a auditar posee personal experto en control, lo que evita tener que preparar personal propio para dicha tarea. Por ejemplo, Certronic es utilizado tanto como Insourcing, por empresas multinacionales, y como Co-Sourcing por empresas que quieren centrarse en su core business, delegando estas tareas a auditoras que funcionan con nuestra plataforma.
Espero que esta nota te haya sido útil y te haya aportado información valiosa. Si tienes alguna duda o quieres realizar una demo, Contacta a nuestros especialistas que sabrán asesorarte y descubre todo lo que Certronic puede hacer por tu empresa.
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