La semana pasada publicamos el caso de éxito de la Asociación de Cooperativas Argentinas y prometimos una entrevista en profundidad con una integrante de su equipo de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad. Hoy te presentamos esta charla con Ana Valentina Miranda, que aporta una mirada de la gestión de proveedores y el uso de Certronic desde un área corporativa. ¡Empecemos!
Mirá el video resumen
ACA es una cooperativa de cooperativas, está compuesta por muchos establecimientos, entre ellos acopios, y luego varias plantas industriales que lo que hacen es producir insumos necesarios para toda la cadena de producción agropecuaria.
Las cooperativas de primer grado, que conforman ACA, se desarrollan en la cercanía con los productores quienes son los socios. Todo esto nace en 1922, cuando se tomó la decisión entre algunas de estas cooperativas de conformar una empresa con la misma estructura, pero en lugar de estar constituída por personas físicas, estaba constituída por cooperativas y esto se llama cooperativa de segundo grado.
Estoy en el área de Seguridad, Higiene, Medio Ambiente y Calidad Corporativa. Nosotros hacemos auditorías internas, gestión y asesoramiento interno para las plantas de ACA.
Es una sola empresa, que es ACA, pero las plantas tienen su independencia. Cada Planta es una unidad de negocios que posee su propia estructura con los recursos que tienen disponibles, las mismas son independientes entre sí. Luego cada una de ellas responde a la dirección que se encuentra en Buenos Aires. Además de las plantas de producción industrial, contamos con cuatro puertos: Puerto San Lorenzo, Puerto Timbúes, que es nuevo que es el último que se inauguró, Puerto Vilelas y Puerto Quequén. Ahí es donde se embarcan cereales para la exportación y después hay más de 50 acopios que es donde se almacenan los granos después de la cosecha que posteriormente van a puerto.
Algunas plantas se encuentran en obras, ya sea por nuevas instalaciones o adecuaciones, por lo cuál se emplean contratistas. Luego se utilizan en servicios, como limpieza, comedor, seguridad. También hay otros, dependiendo de la estructura y necesidad.
En el sistema, lo tenemos por planta. ACABio, por ejemplo, posee 300 contratistas permanentes y 4500 recursos vinculados, esta es una de las que se están ampliando. Planta Campana, actualmente, tiene 36 empresas y 608 recursos. Pergamino, 26 proveedores y 500 recursos. San Nicolás, tiene 90 contratistas y 550 recursos. A los que hay que sumar los de otras plantas y los que varían según las obras.
La gestión de contratistas siempre fue local en cada planta, digamos, cada una controla las empresas que contrata. Antes de Certronic, se hacía con planillas, Excels y documentación en físico y la gran ventaja que tenemos ahora con el sistema es que se controla mucho más fácil, dado que está todo en la plataforma y no hay tanta documentación impresa. El lugar de guardado, los archivos, mejoró. La velocidad con la que se aprueba la documentación es muy superior porque no hace falta que quien controla se encuentre en la planta, sino que lo puede aprobar desde cualquier lugar desde su celular de forma remota.
“La velocidad con la que se aprueba la documentación es muy superior porque no hace falta que quien controla se encuentre en la planta”
La implementación de Certronic se hizo primero en la Planta ACABio quienes buscaban agilizar la gestión y desde esa unidad sale la propuesta a área Corporativa que lo hace extensivo al resto de las plantas. En ese momento, también había otra plataforma en otras de las plantas, a la que le solicitamos una propuesta. Al final, nos decidimos por Certronic y se implementó en muchas de las unidades de la Asociación.
Lo enfrentamos planta por planta, por la cantidad de contratistas y recursos que había en cada una. Programamos reuniones para entrenar al personal interno en el uso de Certronic y para ir configurando los requisitos según el tipo de contratista de las unidades.
Nuestra estructura exigía que haya un perfil nuevo que requirió un desarrollo nuevo desde el equipo de IT de Certronic. Digamos, necesitábamos un administrador que controle los operadores y, además, que ellos pudieran actuar en las plantas. Esto nos permite que cuando un contratista es proveedor de más de una unidad, pueda ser independiente al momento del cobro y de los requisitos a solicitar por establecimiento y tipo de tarea.
Hay proveedores que lo tomaron muy bien, parte de ellos ya lo estaban utilizando con otras empresas así que fue muy fácil y otros proveedores grandes que utilizaban herramientas similares, lo que lo hizo muy fluído. Luego hay otros tipos de proveedores más pequeños, como un herrero, monotributista, que le cuesta un poco más, pero, en líneas generales, muy bien.
Eso por ahí te lo podrían decir más específicamente desde las unidades. Nosotros nos dedicamos más a la parte de configuración de perfiles de lo que requiere cada planta y no estamos en la auditoría de cada una. En casa central no tenemos contratistas.
Te puede decir que ya no hay papel, no hay que archivar, pueden verificar cuándo el contratista no cargó la documentación y limitar su acceso. En muchos casos controla la documentación el día anterior y, si no es la adecuada, lo llaman y le piden que se ponga al día, evitando la situación de que el proveedor llegue a la puerta y recién se entere de que adeuda requisitos y no puede acceder.
En el contexto de pandemia, pudieron seguir controlando los documentos desde su casa o con el celular, sin necesidad de estar en la planta para recibir el papel para darle ingreso a los recursos.
Sí, la documentación está más prolija, tiene un orden y una fecha de presentación. Antes eran carpetas y carpetas de papeles impresos, tal vez tenían un documento por mail, otro se lo presentaban en físico. Ahora está todo en un solo lugar prolijo y fácil de acceder.
Lo usamos principalmente en la obra de Puerto Timbúes. Fue una obra muy grande que tuvo 1300 personas en el pico de obra. Establecimos una mecánica aleatoria con los contratistas y automatizamos la verificación del estado en el que se encontraban a través de estas fuentes externas. En algunos casos, nos ha pasado que mediante Risk vimos que no estaban los pagos realizados y en base a eso pudimos ir pidiendo que se vayan ajustando a los requisitos legales.
La herramienta es muy fácil de usar, muy versátil y se puede ajustar a cualquier necesidad, lo que es una gran ventaja. Esto permite que ante cualquier condición específica se pueda adaptar.
Volviendo un poco a lo que es pandemia, la obra siguió operando, las declaraciones juradas de COVID se cargaban a través de Certronic. Es una herramienta muy ágil en ese sentido.
Si te gustó esta entrevista, te recomendamos leer el Caso de Éxito de ACA, donde se explica la estructura de ACA y su proceso de digitalización y gestión de contratistas, de principio a fin. Si estás pensando en comenzar este camino, no dudes en contactar a nuestros especialistas, a quienes podrás consultar todas tus inquietudes y te asesorarán sin costo alguno. Puedes solicitar una demo gratuita, para recorrer la plataforma y descubrir todo lo que puede potenciar la gestión de tu compañía
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