En las grandes compañías (e incluso en las medianas) tres cuartas partes de las relaciones comerciales se realizan a través de contratos. A partir de la era de la digitalización, el contrato dejó de ser solo un elemento estanco el cual se archiva, para ser una herramienta viva que permite realizar un seguimiento de la transacción como de su cumplimiento, riesgos y obligaciones. A continuación, veremos desde su definición a cada una de sus etapas e impacto.
Empecemos por lo más básico, su entrada en el diccionario. En ella podremos leer dos acepciones. La primera dice que es:
“un pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas”.
La segunda, lo define como:
“ un documento que recoge las condiciones de un contrato”.
De estas dos definiciones ya podemos establecer que el contrato es un acuerdo entre partes que establece obligaciones que pueden ser exigidas, aquí lo completamos con, en el fuero legal. Por ejemplo, el código civil y comercial argentino lo define de la siguiente manera:
“Contrato es el acto jurídico mediante el cual dos o más partes manifiestan su consentimiento para crear, regular, modificar, transferir o extinguir relaciones jurídicas patrimoniales”.
El contrato, desde una visión macro, es el instrumento básico que determina las relaciones dentro de la economía, amparando y protegiendo a sus partes ante incumplimientos.
Si bien estos conceptos jurídicos poseen décadas, la verdad es que los contratos han evolucionado enormemente con la revolución tecnológica. En los últimos 25 años se ha pasado de contratos firmados en papel que raramente se revisaban, a contratos inteligentes que permiten evaluar el desempeño en tiempo real y automatizar avisos en caso de riesgo.
Según Gartner, el departamento de legales
consume la mitad de su tiempo
en la gestión de contratos físicos.
Volvamos a cuando todo se realizaba en papel. Según un estudio de Gartner, el departamento de legales consume la mitad de su tiempo en la creación, negociación, firma y aprobación de contratos físicos. Esto puede ser mitigado en gran parte mediante la automatización y digitalización de tareas, como la firma electrónica del documento, lo que veremos a continuación.
El proceso de firmado manual es largo y tedioso, ya que la necesidad de contar con el mismo documento físico, genera una pérdida de tiempo en impresiones, traslados y archivados. Con la firma electrónica, se puede simplificar estas tareas a un par de clics, conservando la misma validez legal y con mayor seguridad.
Podríamos definir a la firma electrónica, en términos generales, como: un esquema matemático que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico. Esta modalidad de firma le asegura al receptor de un mensaje o documento que realmente éste ha sido remitido o suscrito por la persona que lo ha enviado, certificando a su vez que su contenido no pueda ni haya sido adulterado desde su envío hasta su recepción.
En el marco de proceso de control, contar con la firma de cada contratista en todos los documentos enviados, garantiza la autoría y contenido de ellos, mediante un proceso simple, seguro y jurídicamente vinculante. Por ejemplo, Certronic cuenta con tres algoritmos distintos para certificar la autenticidad de cada firma.
Anteriormente, una vez firmado el contrato, como ya lo mencionamos, se archivaba y solo se lo volvía a ver por incumplimientos o su finalización. Este proceso implicaba mayores riesgos, una visibilidad muy baja y aumento de los costos de control.
Actualmente, el contrato digital es una herramienta que permite medir su evolución mediante indicadores claves de cumplimiento lo que determina una matriz de riesgo de contrato.
Desde una sola pantalla, en el caso de Certronic, puede verse a las empresas y recursos que contiene el contrato, su estado documental, comercial y un histórico de sus presentaciones. Uno de los grandes beneficios de contar con una plataforma especializada, es que todas las áreas que se relacionan con los contratos de proveedores pueden interactuar mediante portales generados particularmente para su función. En ellos cuentan con herramientas específicas, como legales, administrativas, financieras, operativas, etc.
La digitalización permite reducir las contingencias y acelerar los tiempos durante todo el ciclo de vida del contrato, que veremos paso a paso a continuación.
Cada contrato tiene características propias tanto por su objetivo como por su marco legal que harán que estos pasos sean más o menos extensos. No es lo mismo un contrato de prestación de servicios, de suministro, de compraventa de bienes o de confidencialidad; incluso un contrato de confidencialidad puede formar parte como anexo de otro contrato. Realizada esta aclaración, veamos cada una de sus fases más habituales.
Según el tipo de proceso del contrato en este punto se establecerán por escrito los requisitos y condiciones comerciales, plazos, etc. Luego se recibirán los pliegos y se hará la selección del proveedor.
Previamente a la firma las partes definirán los elementos del contrato, sus alcances, obligaciones, responsabilidades y derechos. Una vez terminada la negociación y aprobación, será firmado por todos los implicados.
Este es el momento en que comienza la prestación de servicios o bienes, donde se activa la relación contractual y se da cumplimiento al acuerdo llegado.
En esta fase se debe gestionar y controlar todo lo relacionado a el desempeño, las obligaciones documentales, los pagos, contingencias, comunicación, permisos y seguridad.
En esta etapa es donde la digitalización aporta su gran diferencial ofreciendo KPI (Indicadores Claves de rendimiento) de cada contratista y recursos, para su control y gestión. En cuanto a las tareas de monitoreo, cuenta con herramientas como automatización de la solicitud de requisitos, creación de circuitos de aprobación de documentos automáticos, índices en tiempo real, la verificación del cumplimiento del marco legal regulatorio, etc.
Permitiendo no solo el control, sino aportando funcionalidades de gestión como: comunicación, capacitación, objetivos, onboarding, encuestas y más. Además, integrando tanto a las empresas contratistas como a sus empleados en el proceso de control, una mejora clave en la búsqueda de optimizar todo el circuito.
La terminación del contrato puede darse por cumplimiento de fecha u objetivos, que sería lo deseado, o por renuncia del proveedor o rescisión por parte del cliente, por diversos motivos.
En cualquiera de los dos casos, suele suceder que llegada la fecha de culminación quede documentación, pagos u otros procesos sin finalizar, por lo que debe haber una gestión para que esto suceda de forma adecuada. Certronic genera automáticamente alarmas y no permite cerrar contratos si hay pendientes, solicitándole a los proveedores que pongan su situación al día y permitiendo retener pagos hasta que esto no suceda, acelerando el cumplimiento por parte de los proveedores.
Es posible que durante la vigencia del contrato surjan situaciones que no hayan estado contempladas al momento de la firma y que exijan añadir elementos extras al contrato como modificaciones, garantías u otro tipo de documento. Llegado el caso, cada uno de estos adicionales debe ser adjuntado y firmado.
Los contratos no solo afectan a la parte operativa de la compañía, sino que también se ven implicados en las certificaciones de calidad, como la ISO 9001, en la imagen de la empresa y hasta en el valor que la misma genera, entre otros. La gestión de contratos permite que la organización pueda evitar incumplimientos, accidentes, riesgos, etc, pero también mucho más. Mediante la digitalización, es posible medir resultados en tiempo real con el fin de realizar mejoras y optimizar la productividad, articulando perfectamente los recursos externos, con los internos.
Si estás buscando incrementar la visibilidad y control de tus contratos y sus ciclos de vida, no dudes en contactar a nuestros especialistas y así obtener asesoramiento gratuito. Podremos ayudarte a mejorar tus procesos e invitarte a hacer un recorrido personalizado por nuestra plataforma para que veas las herramientas que pueden acelerar tu crecimiento. ¡Contacta ahora mismo a nuestros especialistas!
Para más información contáctese con nuestro equipo
