El control de contratistas es un proceso complejo, donde hay varios documentos a solicitar, datos a observar y vencimientos que respetar. En todo este universo hay elementos más urgentes que otros, que nos protegen de riesgos de gran magnitud. Por eso, si estás comenzando con el control documental queremos ayudarte a saber cuál es la documentación más crítica que debes revisar a diario si no quieres arriesgar tu empresa.
Antes de empezar, debemos aclarar que todos los documentos individualizados en la legislación vigente son obligatorios y, por ende, deben ser solicitados y controlados en su totalidad. Si no sabes cuál es la documentación que debes requerir o a la que estamos haciendo referencia, te recomendamos leer: ¿Qué documentación debo controlar de contratistas y subcontratistas? donde verás una matriz documental básica. De todos estos requisitos hay algunos que tienen una mayor criticidad o grado de importancia por el tipo de riesgo que tienden a darle cobertura. Por eso, en este artículo te vamos a contar cuáles son los documentos más importantes y cuáles son las consecuencias de no contar con ellos.
Los seguros son una de los documentos más importantes, ya que son los que resguardan patrimonialmente a la empresa en caso de cualquier inconveniente. Ante un imprevisto, accidente o falta de cumplimiento, es la aseguradora quien debe responder y para esto es necesario certificar que los proveedores cuentan con todos sus pagos al día y su documentación en regla.
Dentro de este grupo podemos encontrar distintos tipos de seguros obligatorios que corresponden al proveedor, a los empleados y a las maquinarias o vehículos.
Por parte de la empresa contratista se debe contar con la póliza de Seguro de Vida y la póliza de ART y, en muchos casos, con un Seguro de Responsabilidad Civil. A su vez, por cada empleado tiene que presentar la ART (Aseguradora de Riesgos de Trabajo) con cláusula de no repetición, y el Seguro de vida Obligatorio (SVO). En el caso de Vehículos deben presentar la póliza y comprobante de pago del seguro del Automóvil. Por último, si se trata de maquinaria corresponden los Seguros Técnicos de cada uno de ellas.
El control de la documentación que asegura el pago de sueldos es lo que nos evitará demandas de los propios empleados contra la empresa contratista y la compañía que la contrata por responsabilidad solidaria.
Si un proveedor no presenta los recibos de haberes y/o las constancias de pago del Formulario 931, posiblemente no esté abonando los haberes y en el corto plazo comience con demandas por falta de pagos. Esta situación suele ser una de las principales causas de conflictos legales con empresas contratistas y un dolor de cabeza que te recomendamos evitar. Ya que no solo será una cuestión de trámites, sino que también puede generar protestas sindicales y exposición en los medios, lo que le requerirá tiempo extra a toda la compañía.
Complementariamente al control del documento en sí mismo, también es conveniente efectuar controles adicionales como por ejemplo, constatar que los depósitos en cada una de las cuentas sueldos se corresponden con los importes brutos de los recibos presentados y a su vez que los salarios fueron liquidados de acuerdo a la categoría, jornada y convenio colectivo de trabajo aplicable a cada uno de los colaboradores de las empresas contratistas.
Más allá de los conflictos legales, poseer trabajadores descontentos dentro de nuestra planta nunca es un buen negocio, ya que puede llevar a negligencias o a un bajo nivel de rendimiento productividad, lo que impactará negativamente en diversos procesos de la compañía.Por eso, hay que asegurarse que los empleados que ingresen en las propias instalaciones cuenten con: el alta en AFIP, cuenta sueldo y el recibo de sueldo de cada mes, las contribuciones a Seguridad Social, Obra social y, de corresponder, la cuota sindical.
En el punto anterior hemos hablado de los haberes que nos protegen ante demanda de los empleados, pero hay un documento anterior que es fundamental solicitar: la nómina de recursos que ingresarán a la planta. Todo el que se dedique al control de contratistas sabe lo difícil que es mantener actualizada esta lista. Usualmente, los proveedores presentan a sus trabajadores y luego, con el correr de los meses, estos rotan sin que las empresas envíen nuevas listas. Esto nos lleva a desconocer qué recursos están trabajando dentro de la empresa, lo que es igual a desconocer de qué empleados y vehículos debe presentar documentación la contratista.
Por esto, es importante solicitar la actualización constante de la nómina de empleados, sobre todo, y también de vehículos y maquinarias.
Como ya dijimos, estas son solo tres alarmas con las que debemos contar, pero toda la matriz documental debe ser controlada para poseer una gestión integral satisfactoria de todos los recursos externos.
Gestionar contratistas no es ir desactivando bombas, es poseer un tablero de control que nos permita evaluar los resultados de cada empresa
Gestionar contratistas no es ir desactivando bombas, es poseer un tablero de control que nos permita evaluar los resultados de cada empresa que se contrata para maximizar los beneficios que nos aporta. Por eso lo más recomendable es automatizar estas tareas y no tener que realizar manualmente mes a mes todas las tareas: solicitar la documentación, cruzar los datos con la nómina presentada y comprobar en los accesos que esos sean los trabajadores que ingresaron. Esto es una pérdida de tiempo para el equipo y de dinero para la compañía.
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