Desde que dos tercios de la población mundial se encuentra en aislamiento, las videoconferencias se incrementaron exponencialmente y con ellas la aplicación Zoom. Si todavía no la conoces, te invitamos a aprender qué es y sus conceptos básicos en nuestra nota Guía de Zoom: ¿Cómo mantener las reuniones en la cuarentena? 

En esta nota queremos ayudarte a adaptarte a este nuevo entorno y que te muevas como un pez en el agua al momento de realizar reuniones virtuales, porque pasar de reuniones presenciales a 100% virtuales de un día para otro, sin haber sido jamás capacitados para ello, no es algo que debamos subestimar. 

En la actualidad, no hay un código de conducta o de buenas prácticas sobre cómo debemos comportarnos en una videoconferencia, pero sin duda hay conductas que dan una mejor impresión que otras.

Para evitar desde una mala calidad de sonido, hasta eventos accidentales que pueden provocar la risa de muchos y el fin de la concentración; te damos estos 18 consejos para antes, durante y después de cada videollamada de trabajo que tengas que llevar adelante. 

 Antes de la Reunión

Configuración de reuniones con contraseñas

Para invitar a los participantes a una reunión debemos enviar un link y no colocarle una contraseña es la forma más simple. Pero cuidado, no es la forma más segura, ya que cualquiera que tenga el link puede “autoinvitarse” a la videoconferencia. En estos meses hubo varias noticias de problemas por intrusos en las llamadas, tanto que ya tiene un nombre propio: “Zoom-booming”. Por eso, te recomendamos fuertemente tildar la opción de “pedir contraseña para la reunión”.

Atajos del teclado

Si ya has tenido varias reuniones, sabrás que hay cosas que quieres realizar de forma rápida: silenciar tu micrófono, detener tu cámara, silenciar un participante o darle voz, entre otras. Zoom tiene una gran cantidad de atajos de teclado útiles para ayudarte a navegar por la aplicación en tu escritorio sin usar el ratón o mouse. Te invitamos a descubrirlos en: Atajos de Zoom. 

Mirar detrás

Prende tu cámara en privado y mira lo que se verá detrás de ti. Piensa en qué imagen quieres dar e intenta buscar un lugar de la casa en el que no haya nada en el fondo que no quieras mostrar. Una forma de solucionar esto, aunque no la más seria, es utilizar los Fondos virtuales de Zoom que los encontrarás en la ruedita de configuración. Una vez activados, cubrirán el fondo de tu imagen con una imagen que seleccionarás, pudiendo elegir una de tu computadora.  ¿Quieres saber más?, haz click aqui

La iluminación

La luz natural frontal es la mejor, acentúa e ilumina de manera uniforme tus rasgos, brindándole una calidad clara a la imagen. Una buena idea podría ser colocar tu ordenador frente a una ventana. Cuando la luz te da de espalda tu imagen se termina reduciendo a una silueta. Cuando no haya opción y sea necesario utilizar iluminación artificial, para iluminar más tu rostro que el entorno.

Minimiza las distracciones

Intenta ir a un lugar tranquilo de la casa donde no se oigan los ladridos del perro, los niños no te molesten o pase tu gato por delante de la cámara, ya que te distraerá a ti y a quienes te miren. Si bien este es un ideal, recuerda que todos estamos en nuestras casas trabajando, así que si algún imprevisto ocurre durante la reunión, actúa con normalidad, pide disculpas para resolverlo y sigue con lo que estabas diciendo. 

Entra a las videollamadas con la cámara y el micrófono desactivados por defecto

Quizá necesitas prepararte antes de entrar a una videollamada, pero no quieres llegar tarde, Zoom te ofrece la posibilidad de entrar con la cámara y el micrófono desactivados, y activarlos una vez estés dentro. Para hacerlo, solamente necesitas acceder a los ajustes del programa, y dentro de la sección “Video”, marcar la opción “Desactivar mi vídeo cuando me una a una reunión”. Debes hacer lo mismo con el audio dentro de su apartado correspondiente, desmarcando la opción “Silenciar el micrófono cuando me estoy uniendo a una reunión*”

Durante la Reunión

Utilización de accesorios

Es recomendable utilizar auriculares y micrófonos externos para mejorar la calidad del sonido y aislar los ruidos del entorno. El micrófono que está integrado en tu computadora se encuentra demasiado cerca de tu teclado y mouse, con lo que cualquier cosa que escribas hará mucho ruido para tus oyentes. Un tip: dentro de la configuración de Zoom, en el apartado de audio encontrarás la opción avanzada de nivelar automáticamente tu micrófono, asegúrate de que esté activada. 

 Dónde mirar 

Para transmitir mejor tu mensaje, es recomendable que mires a la cámara, para que puedan ver mejor tus expresiones y tu mirada. Nuestra naturaleza nos va a llevar a mirar la cara del resto cuando hablamos, así que intenta evitar mirar la pantalla. Cuando otro asistente a la reunión esté hablando, si mira tu pantalla. 

Controla el micrófono usando la barra espaciadora

Si has decidido silenciar el micrófono, cuando se te pida que hables, deja de pelearte con tu ordenador para hacer clic en el botón del micrófono. Puedes mantener presionada la barra espaciadora para silenciar y activar el micrófono rápidamente, directamente desde tu teclado.

Silencia a algunos participantes

Si eres el administrador de la reunión, resulta muy útil apagar los micrófonos de quiénes no están hablando en la videollamada para evitar problemas de eco o ruidos innecesarios, sobre todo en videollamadas con muchas personas. De la misma manera, también es recomendable no tener el volumen al máximo, ya que se escucha peor al saturarse el audio.

Silencia a todos los participantes rápidamente

¿Todos los invitados están hablando a la vez? Puedes silenciar a todo el mundo rápidamente con la combinación de teclas “Alt+M” en Windows, o “Cmd+Ctrl+M” en MacOS.

 Pide la palabra levantando la mano

Otra característica curiosa incluida en Zoom es la posibilidad de pedir permiso para hablar: durante una reunión, abre el menú “Participantes” y toca sobre la opción “Levantar la mano”. Así, la persona que está hablando sabrá que quieres decir algo, y de paso evitarás que varios participantes hablen de forma simultánea.

Evita el multitasking durante una videoconferencia

No realices otras actividades mientras otra persona esté hablando, ya que hay una cámara enfocándote Sobre todo aléjate de tu celular. Déjalo sobre la mesa con la pantalla hacia abajo si es necesario. Evita también utilizar la computadora y escribir en ella, de ser necesario intenta utilizar solo el mouse y tener en silencio tu micrófono si vas a hablar con alguien que está en tu entorno. 

Usa el modo “Galería” para ver a todos los participantes

De manera predeterminada, en una videollamada de Zoom aparecerá en la pantalla aquellas personas que esté hablando en cada momento. No obstante, a la hora de dar clases online o realizar reuniones, puede ser interesante activar el modo galería que muestra en la pantalla hasta 49 participantes. Puedes activar este modo en la parte superior derecha de la pantalla de llamada.

Oculta a los participantes con la cámara desactivada

Si no quieres que aquellas personas que no tienen una cámara o han decidido no activarla aparezcan en la ventana de la reunión, puedes ocultarlas desde los ajustes de Zoom, dentro del apartado “Vídeo”, marcando la opción “Ocultar participantes sin vídeo”.

Apaga el video y audio si debes dejar por un momento la videollamada

Si por algún motivo debes abandonar la videoconferencia porque te surge una necesidad o urgencia, envíale al administrador de la reunión un mensaje por privado informándote que te ausentas unos minutos. Recuerda silenciar el audio y apagar el video, más aún si estás realizando la videoconferencia desde tu dispositivo ya que la mayoría de los casos te lo llevas contigo, no querrás que te pase lo mismo que le paso a esta joven. 

Otra opción con el dispositivo móvil, es colocarlo en “Modo Conducción” que desactiva la cámara y obliga a tocar la pantalla para poder hablar, para hacerlo solo debes deslizar hacia la derecha la pantalla de la reunión.

Al finalizar la reunión

No olvides salir de la reunión

Cuando la videoconferencia haya terminado, verifica haber finalizado o salido de la videollamada, de lo contrario, tu cámara y sonido continuará reproduciendo lo que ocurra en tu ambiente y quienes se mantienen en línea podrán ver todo lo que sucede en tu ámbito.

Esperamos que te haya sido útil para mejorar tus reuniones y mejorar el desarrollo de las mismas. Si te quedaron algunas dudas técnicas sobre Zoom te recordamos, que puedes responderlas con nuestra nota Guía de Zoom: ¿Cómo mantener las reuniones en la cuarentena? y te deseamos lo mejor para mantener tus equipos activos y conectados durante la cuarentena.