Si estás en el área de control de proveedores, trabajas con documentación o estás investigando sobre este tema, seguramente te has cruzado más de una vez con la palabra Compliance. Si bien el término fue creado por los escándalos de coimas en los ´70 en Estados Unidos, se ha ampliado su utilización a varias ramas del derecho empresarial. Por eso, en este artículo queremos contarte qué es compliance, cómo puede ayudarte en el control de proveedores y cómo puedes aplicarlo. 

¡Comencemos!

Compliance es una palabra inglesa que se traduce al español como cumplimiento normativo. Este término se utiliza para englobar el conjunto de procedimientos y buenas prácticas para garantizar que la empresa y sus empleados y proveedores cumplen con las leyes y normas vigentes. También, puede ir más allá e incluir el cumplimiento de normas internas de la compañía, como procedimientos o comportamiento ético.

¿Por qué se realiza?

En entornos cada vez más complejos, es una forma proactiva de identificar riesgos legales, operativos y patrimoniales a los que está expuesta la compañía. Esto le permite determinar su criticidad y establecer procesos para su prevención y gestión, minimizando el riesgo y sus posibles consecuencias.

Actualmente, la mayoría de las naciones y en el caso la Argentina por las disposiciones de la ley 27.401, han implementado o se encuentran en proceso de hacerlo programas de integridad. Ello no solo para quedar en estado de cumplimiento de la norma indicada, sino principalmente para proteger a la empresa de multas millonarias y para , asegurar una actuación ética, brindando una imagen de seguridad, estabilidad y transparencia, tanto interna como a los stakeholders. 

¿Cuáles son los pasos para llevarlo a cabo?

Estas son las etapas generales del proceso, ya que estos procesos son diferentes según la estructura de contratistas de cada empresa. 

1. Identificación de los posibles riesgos

2. Clasificación y evaluación de los riesgos según su naturaleza y su nivel de peligrosidad.

3. Establecimiento de los mecanismos de prevención.

4. Detección, reporte y normalización de los riesgos vigentes. 

5. Gestión y verificación de los procesos de control y prevención.

6. Respuesta. Creación de mecanismos de reacción ante eventuales hechos de riesgo.

   
   

¿Cómo realizar compliance con proveedores?

El proceso de Compliance para contratistas es el más complejo de aplicar, ya que debe controlarse a empresas que exceden el ámbito interno de la compañía y de las cuales no disponemos de toda la información.

Para simplificar esta tarea, Certronic posee diversas herramientas en su plataforma de control documental que aseguran que las fuerzas externas cumplimenten todos los requisitos legales para funcionar dentro de los propios establecimientos, liberando a la firma de responsabilidades penales por la actuación de sus proveedores. 

Los procedimientos de control documental son la primera capa de protección ante posibles incumplimientos de contratistas. Se puede agregar un nivel extra de control, de forma muy simple, mediante el Módulo Compliance. 

El Módulo Compliance permite implementar y monitorear el comportamiento de las compañías contratistas, de forma simple y sin utilizar recursos extras. No solo blinda a la empresa de posibles incumplimientos, sino que, medido por período, reduce los costos tanto de recursos utilizados, como de posibles multas. El módulo provee múltiples parámetros de análisis y formularios disponibles, que aseguran una visión global del estado de sus proveedores. Además, genera automáticamente índices y estadísticas de todos los procesos, para generar un tablero de control que permita tomar las medidas para mejorar los resultados.

¿Qué mejoras provee su implementación para la empresa?

• Reducción de problemas legales. Minimiza el riesgo de conflictos, sanciones o demandas, tanto con el poder judicial como otros actores, como sindicatos.

• Reducción de tiempos y recursos. La implementación de estos mecanismos reducirá la cantidad de recursos necesarios para su gestión y una disminución de la cantidad de horas que le dedican a estas tareas.

• Mejor imagen. Al reducirse los conflictos y sanciones, mejorará el concepto que tienen de tu empresa sus públicos y los stakeholders.

• Mayor facilidad para conseguir nuevos clientes. Todo esto hará que la propia compañía tenga una mejor reputación y posea una alta calificación para los clientes a la hora de contratar y renovar sus servicios.