Para tomar decisiones informadas y acertadas es necesario tener una comprensión global del estado de situación de los recursos externos, con información relevante y directa de la fuente. Tanto las encuestas como las evaluaciones son herramientas claves que nos permiten visualizar el panorama desde los ojos de los colaboradores externos, entendiendo los procesos como los entienden ellos para detectar oportunidades de mejoras. 

¿Cuándo realizar una encuesta?

Veamos un caso actual en medio de la pandemia. Una compañía vuelve a operar en condiciones de aparente normalidad y quiere saber qué equipos les proveen las empresas contratistas a sus trabajadores y qué conocimiento tienen del protocolo de sanidad que deben aplicar. Además, quiere averiguar cómo va a afectar esta situación a la eficiencia operativa de las mismas. Una encuesta le permitirá conocer fielmente la realidad de cada trabajador y cómo se modificó su rutina. Esto le brindará un panorama claro, para identificar qué proveedores deberá capacitar y qué impacto tendrá la nueva normalidad en sus procesos.

Una encuesta es una herramienta útil para obtener información directa de las personas que realizan las tareas todos los días y tomar mejores decisiones sobre los procesos que afectan al universo de contratistas.

Serán ellos quienes nos podrán decir por qué no se cumplen los objetivos en su totalidad y hasta sus posibles soluciones. De una encuesta no solo surgirán soluciones a problemas ya planteados, sino que también nuevas ideas para mejorar los procesos que tal vez no estaban en el radar. 

¿Cómo enviar la encuesta?

Es importante que la encuesta le llegue a todo el universo de personas que conforman el sector que queremos investigar, sin que haya intermediarios que puedan influir en la distribución. Por esto, lo mejor es contar con un contacto directo. 

En el caso de Certronic Enva, la misma se envía directamente a través de la plataforma y también puede enviarse a través de un link por e-mail, WhatsApp u otro contacto, para asegurarnos que todos las reciban simultáneamente. Además, posee notificaciones y alarmas automáticas que les recordará a los encuestados que completen sus preguntas y el tiempo que les queda para hacerlo.

Al momento de enviarla, será útil aclarar que será utilizada para mejorar el entorno laboral y mejorar su calidad. Si queremos obtener un elevado nivel de participación y que nos brinden información útil, es importante que los consultados no teman por equivocarse o por posibles represalias en base a las respuestas que den.

¿Sobre qué realizar encuestas?

Antes de redactar una encuesta es conveniente definir los objetivos de los cuáles se quiere obtener información para poder hacer las preguntas acertadas. A continuación, te nombraremos algunas de las investigaciones que se realizan con mayor frecuencia en nuestra plataforma, para que tengas una idea para generar tus preguntas.

En las encuestas, es útil utilizar preguntas abiertas para habilitar a los trabajadores a comentar algo que consideren importante y que tal vez no le hayamos preguntado. Esto nos ayuda a percibir los puntos ciegos de nuestra visión y genera oportunidades de mejora no detectadas previamente. 

Seguridad laboral

Es un sondeo que nos permite saber el nivel de conocimiento y aplicación de las normas de seguridad y utilización de equipo en las instalaciones de la empresa. También se puede consultar el estado de la propia infraestructura y observar qué posibles riesgos identifican en ellas.

Materiales y espacio laboral

Esta investigación se centra en medir si los empleados cuentan con todos los materiales y recursos necesarios para efectuar las tareas asignadas. Si hay algo que se podría facilitar desde los colaboradores internos para que su tarea sea más efectiva o si hay algo de la propia empresa que le interrumpa en su trabajo.

Objetivos laborales y directivas

Dicha evaluación busca establecer si los colaboradores sienten que se les comunica de forma clara cuál es el trabajo que deben realizar, si están bien coordinados los equipos externos e internos y si conocen el por qué se le solicitan dichas tareas. 

¿Cómo tomar decisiones en base a los resultados?

Es fundamental contar con un buen sistema que nos permita ver las métricas y estadísticas resultantes de las respuestas, para identificar patrones y tomar medidas en consecuencia. 

¿Todos los colaboradores externos coinciden o solo los de una empresa contratista? Un software como el de Certronic te da las herramientas para determinar las tendencias rápidamente a través de gráficos. 

Una vez que se ejecutan los planes de acción, se debe volver a realizar encuestas periódicamente cuantificar cómo evolucionan las respuestas y si los cambios efectuados dieron resultados positivos. Cada indagación es una foto de la situación en ese momento, y al repetirla podremos ver la película completa, o big picture, como se dice en inglés. 

Esta nueva situación del coronavirus nos pone ante nuevos desafíos y depende de nuestro equipo aprender nuevas enseñanzas de ella. Es el momento de estar más cerca que nunca de nuestros colaboradores internos y externos, y escuchar los problemas y soluciones que nos plantean. 

Todo esto es mucho más fácil con el módulo de Enva de Certronic, donde podrás crear tus encuestas en minutos y enviarlas en dos clics a las plantas y colaboradores que desees. No solo eso, también te permite ver los niveles de participación, enviar recordatorios automáticamente a quienes no la completaron y obtener gráficos y métricas para que puedas visualizar fácilmente los resultados y crear presentaciones de nuevos planes en base a datos.

Si quieres más información y ver una demo del software, no dudes en contactar a nuestros especialistas que te asesorarán para que puedas llevar a cabo tus encuestas y mejorar los procesos dentro de tu empresa.