Gestionar empresas contratistas no es solo solicitar documentación a sus áreas administrativas, también es prestar atención y coordinar a sus recursos, quienes serán los que ejecuten las tareas. Al menos, si se quiere obtener un resultado óptimo. Por eso, dentro de Certronic desarrollamos varios Módulos, como el portal del empleado, Training, Polls, con el fin de mejorar este nexo y fortalecer la cadena. Hoy queremos hablar del último lanzamiento, Onboarding, para que descubras cómo es posible simplificar el traslado y acceso de las fuerzas externas, eliminando tareas para los equipos internos. ¡Empecemos!
No aludimos aquí a los procesos de coordinar equipos o a buscar que cada persona dé lo mejor de sí, que es una tarea ardua, pero satisfactoria. Nos referimos a gestionar espacios de transporte o lugares de estacionamiento que solo es una carga diaria de tareas que parece demandar demasiado tiempo y energía para los beneficios que aporta.
Todas las empresas reciben a menudo mensajes como “¿En qué combi voy yo?”, “¿Si voy con mi auto hay lugar para estacionar?”, o los posibles inconvenientes en el acceso como: “un recurso llegó, pero no tiene el F931”. Esto sin contar los casos en que un empleado no llega porque la combi estaba llena o, la situación contraria, llegan a la planta tres vehículos ocupados apenas a la mitad de su capacidad.
Definitivamente, el traslado y acceso no es el tramo más importante de las tareas de las empresas contratistas, entonces ¿por qué dedicarle más tiempo del que merece? En otras palabras, esto es lo que nos comentaba uno de nuestros clientes al sentirse frustrado porque un hecho tan nimio le trajera tantas dificultades. Nos sentamos a hablar, escuchamos cada uno de los problemas que se le presentaba (incluso algunas frases del párrafo anterior son textuales) y pusimos a nuestros equipos de expertos a diseñar soluciones. Así fue que nació el módulo Onboarding.
Seguramente, muchos de estos problemas, o similares, has tenido que enfrentar si te dedicas a la gestión de proveedores, llegó el momento de que conozcas las soluciones que están disponibles desde ahora. Una vez solicitado el módulo, se activa en el instante y toma todas las bases de datos que ya poseen los clientes en Certronic, para lo cual no requiere ningún paso extra. Luego de una simple configuración, los recursos externos ya podrán ingresar a reservar desde su celular, tablet o computadora a través de un portal simple e intuitivo. Veamos los beneficios, uno por uno.
Nuestros equipos de TI y proyectos trabajaron días junto a clientes para que tus colaboradores puedan resolver estos problemas en minutos. Después de una rápida configuración de espacios disponibles tanto en vehículos como en la playa de estacionamiento, el módulo se encargará de gestionar y otorgar o denegar permisos, sin que tengan que realizar ninguna acción.
Uno de los fuertes de Certronic es que permite que los empleados contratistas se autogestionen, agilizando todos los trámites y facilitando el trabajo de los equipos internos, y este módulo no es la excepción.
Mediante cualquier dispositivo con internet (app de Android o iOS o desde una computadora desktop o tablet) cada empleado puede realizar su check-in y verificar su estado de habilitación. En caso de adeudar algún documento, la plataforma lo alertará y le brindará la posibilidad de enviarlo en el momento o de notificar a su superior para que resuelva la situación.
Este es el fin de los recursos varados en la entrada o trabajando en condiciones de riesgo tanto para ellos, como para la empresa.
Hay dos formas de desplazamiento de los recursos a las plantas, por vehículos puestos a disposición por la empresa o propios. Empecemos por la primera opción que suele ser la que demanda una mayor carga de atención. Definir la cantidad de automotores necesarios y quiénes serán sus pasajeros cada día es complicado. Onboarding permite que, además de realizar su check-in, los recursos puedan reservar asientos, dando previsibilidad a la hora de contratar servicios diariamente. Como ya lo mencionamos, los lugares son distribuidos por el sistema según fecha de solicitud, sin que ninguna persona de la empresa deba realizar acción alguna.
Cuando los recursos se trasladan en vehículos propios, suele suceder que se generen conflictos por los espacios disponibles en la planta, situación que afecta al desempeño general. Con el objetivo de prevenir esto, el sistema asignará a demanda los lugares internos e informará a quienes no cuenten con ellos, de esta forma estarán informados de la situación antes de salir. Así se eliminan reclamos al personal de seguridad, ganando tiempos dedicados a resolver conflictos sin sentido.
Hoy en día, a solo un mes de su lanzamiento, ya hay varios clientes que obtienen beneficios de este nuevo módulo. Incluso, muchos de ellos sugieren mejoras o adaptaciones a sus estructuras, lo que nos permite asegurar que esta herramienta es cada día más completa y, seguramente, dentro de un tiempo tendremos que realizar otra nota para comunicar nuevas funcionalidades.
No solo han ahorrado tiempo y recursos por automatizar tareas y eliminar la gestión de posibles conflictos que surjan. Además, al ganar previsibilidad, han podido optimizar la contratación de vehículos para traslado a planta y la organización de estos viajes.
Si alguna de las situaciones que describimos a lo largo de esta nota te resultan familiares, no dudes en contactar a nuestros especialistas para conocer más del módulo Onboarding y contarnos tus problemáticas, así podremos asesorarte sobre qué soluciones tenemos disponibles. Si aún no cuentas con una plataforma de gestión de contratistas, queremos ofrecerte una demo gratuita para que descubras todo lo que Certronic puede hacer por tu compañía.
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