La pandemia aceleró la transformación digital y, sobre todo, permitió a quienes ya habían comenzado este proceso aumentar la ventaja frente a los que debieron transitar en estado de urgencia. Una de las herramientas que más benefició a nuestros clientes en esta etapa, fue la firma electrónica. La posibilidad de poder seguir gestionando contratos, documentos, declaraciones juradas y más, fue vital para continuar operativos en confinamiento y cumpliendo con todos los requisitos nuevos, sin aumentar la criticidad. Luego de la pandemia, la gestión documental digital será la nueva normalidad y, si todavía realizas estos procesos con herramientas no especializadas, es prioritario que empieces a hacerlo.
Por eso, en esta nota repasaremos qué es la firma electrónica, por qué es más segura que la firma en papel y cómo empezar a sacarle todo el jugo.
Una firma electrónica en términos generales podríamos definirla como "un esquema matemático que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico".
En función de lo indicado, esta modalidad de firma da seguridad al receptor de un mensaje o documento de que realmente éste ha sido remitido o suscrito por la persona que lo ha enviado, asegurando a su vez que su contenido no pueda ni haya sido adulterado desde su envío hasta su recepción y brindándole una validez legal frente al sistema judicial.
En el marco del proceso de control de proveedores, contar con la firma de cada contratista en los documentos enviados por los mismos garantiza la autoría y contenido de todos ellos. La firma electrónica, propone un proceso simple, seguro y jurídicamente vinculante.
Este es un punto que suele ser confuso porque depende del país que se tome como referencia, vamos a encontrar distintas definiciones y alcances de cada una. Nuestra recomendación es que, al momento de contratar un sistema, se verifiquen los alcances legales, medidas de seguridad provistas y aplicaciones disponibles para el mismo. Más adelante, vamos a describirte las características más importantes con las que deben contar los sistemas. A continuación, analizaremos algunas legislaciones para que tengas de referencia.
En Argentina la Firma Digital está incluida en la ley 25.506 y reglamentada por el Decreto 182/19. En él se establece que el mecanismo criptográfico sea asimétrico. Esto quiere decir que cuenta con dos claves, una pública y otra privada, básicamente lo que permite este sistema es que el tercero acceda mediante la clave pública, pero no pueda modificar el contenido asegurando la autoría e integridad. La firma electrónica, en dicho país, no posee la obligación de contar con este sistema, pero eso no quiere decir que no lo posea. Por ejemplo, la Firma Electrónica de Certronic posee criptografía asimétrica, además, de otros sistemas extra de seguridad, contando así, con respaldo jurídico.
En la Unión Europea es la Firma Electrónica la que se encuentra regulada en el Reglamento Nº 910/2014, también nominado Reglamento eIDAS, y establece una normativa común en todos los países europeos. En ella, se utiliza el término de Firma Electrónica avanzada para aquella que puede confirmar la identidad a través de claves “Público-Privada”, lo que es otra forma de llamar a la criptografía simétrica.
Como ya dijimos, cada legislación puede denominar firma electrónica o firma digital a los sistemas disponibles, sin que haya un término global que defina cuál es la que aporta mayor seguridad y validez legal. A continuación, te diremos qué requisitos debes solicitar cuando decidas utilizar o adquirir una Firma Electrónica o Digital.
Para responder esto, debemos fijarnos en el tipo de criptografía con el que cuenta. Generalmente en la firma digital encontraremos la criptografía simétrica y asimétrica. Como ya vimos, la asimétrica posee una clave pública y otra privada. A diferencia de esta la simétrica solo tiene una clave pública, poseyendo una performance inferior en protección. Entonces, te preguntarás, ¿Por qué utilizan solo una clave? Porque esto hace que sean más rápidas y, en algunos casos donde la seguridad no es un valor central, puede utilizarse. En el caso del control de contratistas, donde hay riesgo de responsabilidad solidaria sobre los actos de terceros, es importante contar con la criptografía asimétrica que brinda respaldo legal.
Dado que la comprensión de los métodos de seguridad y las legislaciones pueden variar, lo mejor es consultar si nos garantiza respaldo legal. En Certronic, todo documento que se encuentre firmado presentará un ícono que demuestra su autenticidad e integridad, validando e indicando a quién pertenece la firma y sin tener que realizar ninguna acción extra. A través del registro de autoría se puede visualizar la trazabilidad de cada firma que fue dispuesta en la plataforma, contando no solo con la aprobación legal, sino con una visión clara de su recorrido.
Es importante conocer el proceso con el fin de saber si este será ágil, tanto para su empresa, como para los recursos externos, ya que ahí radica una de las claves del alto acatamiento y cumplimiento de las normas. En Certronic, al subir un documento, éste se firma en forma transparente a partir de las credenciales de autenticación de la empresa contratista, es decir, cada compañía proveedora, al momento de enviar los archivos, firma los mismos con sus registro único sin tener que ejecutar ninguna acción extra ni configuración de navegadores, dispositivos, etc.
El sistema de firmado de Certronic está provisto por una integración realizada con Blosign, compañía experta dedicada enteramente a la firma digital. Su tecnología garantiza diversas capas de seguridad como: Certificate Authority, OCSP Validation Authority, Time Stamp Authority y Long-term Archive & Notary Service. Si bien no vamos a explicar cada una de ellas en este texto, podemos resumirlo en que son diversos estándares de la industria que brindan el máximo nivel de control, trazabilidad, estado y plazos. Si quieres conocer cada uno en detalle te invitamos a visitar la sección de Blosign sobre ellos.
¿Puede firmarse todo tipo de documentación? Esta pregunta es fundamental, ya que dependerá del software y cómo esté integrado. En nuestra plataforma, la firma electrónica permite asegurar cualquier documento que se encuentre en ella y sin ninguna configuración extra. En Certronic se aplica a toda la documentación que es enviada por el contratista para tener una certificación 100% segura de que el documento no fue modificado.
Una de las diferencias que no nombramos entre firma electrónica y digital son sus diversos medios de ingreso, puede ser a través de la utilización de credenciales, tabletas digitalizadoras, tarjetas, u otros métodos. El más simple y seguro es a través de credenciales asociadas a los usuarios. Una vez que el usuario se encuentra registrado dentro de la plataforma, solo deberá acceder al documento que desea firmar, habilitar la opción de firmado, introducir nuevamente su contraseña y automáticamente se generan las credenciales que aseguran la autoría y trazabilidad del mismo. Esto quiere decir que la firma electrónica asegurará que el documento firmado no posea ninguna alteración ni modificación.
Como ya mencionamos al principio, la pandemia del coronavirus demostró la necesidad de contar con medios digitales que puedan seguir operando desde cualquier lugar y en todo momento. La firma electrónica evita tener que coincidir en una misma oficina para el firmado de documentos, y esa es solo una de sus ventajas. A continuación, repasaremos los principales beneficios de que tus empleados y contratistas cuenten con esta posibilidad.
Ahorro de tiempo: Acelera la gestión documental y todos los procesos dentro y fuera de la organización.
Mayor seguridad: A diferencia del papel, los documentos con firma electrónica no pueden ser alterados ni manipulados. Los sistemas de protección digitales son altamente superiores a los físicos, certificando la inalterabilidad del contenido.
Confidencialidad: El documento solo es visto por las partes interesadas en el proceso, sin necesidad de contar con terceros que certifiquen y trasladen el papel.
Ahorro de costos: Además de incrementar la confidencialidad, evitar el traslado disminuye los gastos en cadetería. Incluso, elimina la necesidad de impresión, uso de papel y almacenamiento de carpetas, permitiendo contar con toda la documentación en la nube y accesible 24/7.
Ahorro de tiempos: De la misma forma que el envío de un e-mail reduce los lapsos del correo a menos de un segundo, la firma electrónica aventaja en agilidad y practicidad a la firma manual. Todo el proceso de firmado de un contrato o cualquier pieza, ahora es un impacto inexistente en el plazo total.
Mejora la relación con las empresas contratistas: olvídese de citar para firmar o reclamar el envío de documentos firmados en fecha. Ahora desde Certronic y en pocos pasos, los contratistas podrán cumplir con las obligaciones documentales en segundos y sin ningún esfuerzo.
Más amigable con el medio ambiente: Toda empresa líder tiene como objetivo disminuir su huella de carbono y eliminar el papel y los traslados del mismo, la firma digital es una forma de ayudar a cuidar el planeta.
Una vez que se generan los certificados de cada firma, en un proceso sencillo y rápido, todos los contratistas y empleados podrán comenzar a firmar en segundos. A partir de la incorporación de la firma electrónica al circuito de control y evaluación de proveedores, Certronic permite en forma rápida y sencilla que cada una de las empresas contratistas firme electrónicamente los documentos enviados, dándole una prueba de integridad irrefutable.
Si tiene alguna duda o desea ver el proceso en persona, te invitamos a realizar una demostración gratuita junto a nuestro equipo que responderá todas tus inquietudes. Contacta ahora mismo a nuestros especialistas y realiza un recorrido personalizado por nuestra plataforma para que veas las herramientas que pueden acelerar tu crecimiento.
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