Ya sea por reuniones, auditorías u otras razones institucionales, todas las empresas están habituadas a recibir visitas diariamente, pero su registro no suele estar bien gestionado. Si bien se lleva algún tipo de control, en la mayoría de los casos se emplean planillas en papel o de Excel donde se toman datos que luego se acumulan sin estar accesibles. Estos procedimientos maquillan una falla de seguridad que puede poner en riesgo a los activos de la empresa y a sus trabajos. 

En este artículo queremos divulgar un fraude detectado en nuestras empresas clientes, explotando una vulnerabilidad de los sistemas de visitas, con el fin de que todas las organizaciones puedan tomar acciones para protegerse. ¡Comencemos!

¿Por qué debe quedar registrado?

Llevar un control de toda persona que ingresa a la empresa, siempre es importante por seguridad. Sobre todo, en un entorno como el actual, donde hay una pandemia activa, es sustancial conocer quiénes ingresaron con fecha y hora precisas, por ejemplo, en el caso de que se detecte un contagio posterior. Poseer la identidad de los externos que ingresan y egresan es fundamental para el resguardo de los bienes materiales y los trabajadores de la compañía. Pero hay una razón que afecta directamente al control de contratistas: el fraude. 

Este mecanismo lo descubrimos junto a empresas clientes. Donde, las empresas contratistas poco organizadas, al no poseer la documentación en regla de sus empleados, intentan hacerlos pasar como “visitas” para eludir el control. En caso de que el sistema de ingreso no detecte esta anomalía y haya un accidente, las consecuencias para la empresa principal serán catastróficas.

Por esta razón, es imprescindible contar con un sistema de visitas que permita cruzar las bases de datos de los contratistas con las de las visitas, pudiendo detectar posibles situaciones de fraude. De esta forma, se cuenta con una visión integral de todas las personas externas que se encuentran en las propias instalaciones.

¿Cómo registrar adecuadamente las visitas a la planta?

En el día a día de la empresa, ingresan muchos invitados por distintas razones. Por ejemplo, para reuniones por futuros proyectos o recorridas de plantas tanto para posibles clientes, partners o para la comunidad. Por otro lado, también entran personas extrañas a la compañía cuando se realizan auditorías, controles sanitarios, de instrumental, etc.

Para llevar un registro completo, simple y accesible es vital contar con un sistema que nos permita configurar de forma rápida cualquier visita a planta. En base a la experiencia de nuestros clientes, aprendimos que los datos estratégicos más importantes a registrar son: 

• Cuil

• Apellido y nombre

• Empresa a la que pertenece

• Planta a la que tendrá acceso

• A quién visitará

• Con qué elementos ingresa

• Cuál es el motivo de la visita

• y el tiempo de su visita

Muchos de estos datos son capturados por el módulo de visitas de Certronic mediante Inteligencia Artificial, a través del escaneo de documentos identificatorios. Esto acelera el trámite de admisión, ya que evita el ingreso manual de datos y brinda una capa extra de seguridad.

Esta información, nos permite llevar un control sobre cualquier actividad sospechosa y, a su vez, tener organizadas todas las visitas con un sistema de seguimiento. Certronic muestra, en tiempo real, el estado de todas los visitantes a través de un sistema de códigos. Esto permite una rápida identificación de las visitas que se encuentran activas, las que están sobrepasando el tiempo estipulado de la visita y las que ya finalizaron.

Además, se integra con otros módulos, como el de capacitación. Esto permite, por ejemplo, establecer la obligatoriedad de la aprobación de un curso de inducción para el ingreso a planta, con una fecha de vencimiento y renovación. Incluso, permite automatizar los permisos para acceder a capacitaciones, con su respectiva evaluación. Esto es un gran ahorro de tiempo del personal de control de ingreso, una mejor imagen hacia tus visitantes y una mejora en el nivel de seguridad de toda la compañía.

Si bien es posible que el registro actual de ingresos de la empresa parezca funcionar bien y no presentar fallas, es posible también que esté ocultando vulnerabilidades en cuanto al control de proveedores. Para tener una seguridad total es necesario tener una integración de las bases de datos de todos los externos que ingresan a la compañía. 

Estas maniobras fraudulentas fueron detectadas por algunos de nuestros clientes y rápidamente nos enfocamos en desarrollar una solución. El resultado fue el Módulo de Visitas, que, además de organizar las visitas, blinda a las compañías ante posibles evasiones al control de contratistas. Es nuestra misión, eliminar y difundir cualquier riesgo que represente la contratación de proveedores, para generar entornos de trabajo conjunto más seguros, rentables y productivos para todas las compañías.

Si te interesa experimentar el funcionamiento de este módulo, puedes agendar ya mismo un tour con uno de nuestros especialistas para ver su funcionamiento y realizar todas las dudas sobre cómo lo puedes aplicar en tu empresa.