Control documental de empresas contratistas en una sola plataforma.
Definí qué documentación debe cumplir cada empresa, trabajador o recurso. Certronic centraliza la carga, validación, vencimientos, estados y habilitaciones con trazabilidad de todo el proceso.
Controlar documentos no debería significar perseguir archivos.
Cuando los requisitos están distribuidos entre mails, planillas y diferentes responsables, conocer el estado real de cumplimiento de cada contratista se vuelve lento, manual y difícil de auditar.
Requisitos diferentes
Cada empresa, contrato, actividad o recurso puede necesitar documentación distinta.
Vencimientos constantes
La documentación cambia y debe mantenerse vigente durante toda la relación.
Información dispersa
Archivos, estados y responsables pueden quedar distribuidos entre múltiples canales.
Difícil saber quién está habilitado
El verdadero desafío no es almacenar documentos, sino convertirlos en una decisión de cumplimiento.
Un mismo proceso. Todas las áreas conectadas.
El control de contratistas involucra a distintas áreas de la empresa. Certronic conecta equipos internos y contratistas en un único proceso, con información actualizada y un mismo estado de cumplimiento.
Áreas de la empresa
Administración de Contratistas
Gestiona documentación, requisitos y cumplimiento.
Responsable de Contrato
Supervisa contratistas, recursos, documentación y desvíos.
Operaciones / Campo
Consulta el estado de habilitación para trabajar y operar.
Seguridad / Control de Accesos
Verifica en tiempo real quién está habilitado para ingresar.
HSE / Servicio Médico
Gestiona requisitos de seguridad, capacitaciones y aptos.
Compras / Finanzas
Utiliza el estado de cumplimiento para contratación y liberación de pagos.
Empresa cliente
Define qué controlar, a quién y bajo qué reglas. Establece los requisitos, criterios de habilitación, excepciones y consecuencias sobre acceso o pago.
DefineCertronic
Centraliza la documentación, las reglas, validaciones, vencimientos y estados de cumplimiento de toda la operación.
CentralizaEquipo de control documental
Revisa y valida la documentación presentada. Aprueba, observa o rechaza requisitos y gestiona excepciones según las reglas definidas.
ControlaContratista
Presenta la documentación de su empresa, trabajadores y recursos, responde observaciones y consulta su estado de cumplimiento.
CumpleMatriz documental: cada requisito tiene sus propias reglas.
La matriz documental permite definir qué documentación corresponde según empresa, contrato, actividad, planta o establecimiento, servicio y cada trabajador o recurso, con su vigencia y qué sucede cuando un requisito falta, vence o es rechazado.
Reglas configurables por documento
Ejemplo ilustrativoDeslizá para ver todas las columnas →
| Documento | Obligatorio | Vencimiento | Permite excepción | Bloquea acceso | Bloquea pago |
|---|---|---|---|---|---|
| Requisitos Art. 30 LCT | |||||
| CUIL | — | — | |||
| Pago de remuneraciones | — | — | |||
| Seguridad Social | — | ||||
| Cuenta bancaria / cuenta sueldo | — | — | — | ||
| ART + endoso | — | — | |||
| Otros requisitos configurables | |||||
| DNI | — | — | — | ||
| Apto médico | — | ||||
| Capacitación obligatoria | — | ||||
| Matrícula / habilitación | — | ||||
No todos los documentos se controlan igual. Certronic permite definir las reglas y consecuencias de cada requisito.
Las reglas pueden configurarse según las políticas y procesos de cada organización. La periodicidad de cada requisito también se configura según las necesidades de la operación —por ejemplo única vez, mensual, trimestral, anual o cada X período—, sin limitarse a frecuencias predefinidas.
Un proceso completo, desde la solicitud hasta la habilitación.
Un mismo circuito, tres grandes momentos: configurar qué se controla, controlar la documentación y sostener el resultado en el tiempo.
Definir
La empresa define requisitos y reglas en la matriz documental.
Solicitar
Certronic solicita y registra la documentación requerida.
Presentar
El contratista carga la documentación desde su portal.
Validar
Se extraen los datos y se contrastan con los requisitos.
Decidir
Aprobar, rechazar, observar, exceptuar o derivar a revisión.
Habilitar
El cumplimiento determina el estado de habilitación.
Definir requisitos
Qué documentación corresponde a cada empresa, persona o recurso.
Solicitar → presentar → validar → decidir
El circuito diario de la documentación, con reglas y responsables.
Habilitación → seguimiento → trazabilidad
Un estado de cumplimiento vigente, actualizado y auditable.
Mariano Suarez - Contratista
Empresa: Constructora del Norte S.A.
Legajo: CT-2024-0789
Documentos requeridos
Cada documento tiene un estado. Cada estado tiene una consecuencia.
Certronic mantiene actualizado el estado de cada requisito y permite utilizarlo para determinar automáticamente si una persona, empresa o recurso está habilitado.
Cargado y pendiente de tratamiento.
Está siendo analizado.
Cumple con el requisito.
Debe presentarse nuevamente.
Perdió vigencia.
Requiere corrección o información adicional.
Fue exceptuado dentro del proceso.
El estado documental no es solo información: puede habilitar o restringir acciones dentro de la operación.
El control no termina cuando un documento se aprueba.
Certronic mantiene seguimiento sobre vencimientos, pendientes, rechazos y desvíos para que el estado de cumplimiento se mantenga actualizado.
Alertas y notificaciones
Avisos sobre documentación que requiere atención.
Próximos vencimientos
Visibilidad anticipada de lo que está por vencer.
Documentación pendiente
Seguimiento de lo solicitado y aún no presentado.
Rechazos y desvíos
Control de lo observado, rechazado o fuera de regla.
Trazabilidad documental: cada acción deja evidencia.
Certronic registra cada acción realizada, el usuario responsable, la fecha y hora, y el historial completo asociado al proceso documental, con un certificado de trazabilidad descargable. Controlar no consiste únicamente en conservar archivos: consiste en poder demostrar cómo se llegó a cada decisión.
Recorrido del documento
Presentación
El contratista presenta el documento.
Revisión
El equipo de control analiza el requisito.
Decisión
Se aprueba, observa, rechaza o exceptúa.
En cada acción, Certronic registra
Usuario responsable
Quién realizó la acción.
Fecha y hora
Cuándo ocurrió.
Historial completo
Qué ocurrió y todos los cambios realizados.
Certificado de trazabilidad
Todo el recorrido queda respaldado en un certificado descargable que permite acreditar cómo se llegó al estado final.
Del documento individual a una visión completa del cumplimiento.
Visualizá pendientes, vencimientos, rechazos, desvíos, estados y cumplimiento general de tu operación, con registros históricos comparables que permiten seguir la evolución período a período.
Informes exportables
La información del proceso documental puede exportarse para análisis interno, auditorías o reportes de gestión, con registros históricos comparables entre períodos.
Registros y trazabilidad histórica
Conservamos el historial completo de cada documento, estado y decisión, permitiendo reconstruir qué cambió, cuándo y quién intervino en cada etapa del proceso.
Habilitación verificable
Certronic permite emitir credenciales con código QR para consultar rápidamente el estado de habilitación.
IA aplicada al proceso documental.
Certronic utiliza IA para identificar documentos, extraer información, validar datos y asistir o automatizar decisiones según las reglas definidas.
Clasifica
Identifica el tipo de documento.
Extrae
Obtiene datos relevantes mediante OCR.
Valida
Contrasta información con los requisitos aplicables.
Decide o asiste
Puede aprobar, rechazar o derivar documentación para revisión humana según la configuración.
Piloto Automático
Automatizá parte del proceso de auditoría documental manteniendo las reglas y criterios definidos por tu organización.
Un mismo control para múltiples operaciones.
Una persona, un sistema, múltiples operaciones. Certronic mantiene un criterio de control común y permite requisitos específicos donde la operación lo necesita.
Multi-locación
Multi-país
Certronic opera en múltiples países, adaptando requisitos, documentación y procesos a cada realidad local.
Conectá el estado de cumplimiento con el resto de tu operación.
Certronic dispone de una API de integración y puede conectarse con los sistemas que ya utiliza tu organización.
API de integración
Disponible para conectar el estado documental con otros sistemas.
ERP
Vinculá cumplimiento con procesos administrativos y de contratación.
RRHH
Alineá datos de personas y requisitos documentales.
Sistemas de acceso
Trasladá el estado de habilitación a los controles de ingreso.
La información no tiene que quedar encerrada en Certronic. El estado de cumplimiento puede formar parte de otros procesos de tu organización.
La habilitación puede convertirse en una regla para otros procesos.
Una vez determinado el estado de cumplimiento, los módulos de Certronic pueden utilizar esa información para ampliar el control hacia nuevas etapas de la operación.
Accesos
Utiliza el estado de habilitación para el ingreso.
Onboarding
Anticipa requisitos y estado antes de llegar.
Turnos
Puede condicionar la asignación según habilitación.
Vehículos y Maquinarias
Amplía el control hacia recursos.
Subcontratistas
Extiende el control a la cadena de contratación.
El mismo Core. Diferentes realidades operativas.
Configurá el Control Documental según los requisitos, riesgos y procesos de cada industria.
Requisitos específicos
Documentación y controles según cada actividad.
Reglas de habilitación
Definí qué condiciones permiten trabajar, ingresar o continuar operando.
Procesos configurables
Adaptá circuitos, responsables y criterios de control a cada operación.
Oil & Gas · Minería · Construcción · Energía · Logística · Industria · Retail · Servicios
Sectores que cubrimos
Ordená el control documental de tus contratistas.
Te mostramos cómo Certronic define requisitos, valida documentación y determina el estado de habilitación de tu operación.
