Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

Certronic es una plataforma tecnológica destinada a facilitar la gestión, control y trazabilidad de empresas contratistas, proveedores, personas, vehículos, equipos, documentación, requisitos, habilitaciones y otros procesos relacionados con la gestión de terceros.

A través de la Plataforma, las organizaciones pueden configurar sus propios procesos de control, administrar documentación, establecer requisitos, gestionar vencimientos, realizar validaciones, generar alertas, determinar estados de cumplimiento y mantener evidencia y trazabilidad de las operaciones realizadas.

Los datos de identificación y contacto de la sociedad responsable de Certronic y los canales destinados al ejercicio de derechos en materia de protección de datos estarán disponibles en el sitio web y documentación legal correspondiente.

Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales realizado a través del sitio web de Certronic, la Plataforma Certronic, portales destinados a Clientes, contratistas, proveedores y otros usuarios, aplicaciones y servicios relacionados, integraciones habilitadas con sistemas de terceros, comunicaciones vinculadas con nuestros servicios, y procesos de soporte, seguridad, auditoría y administración de la Plataforma.

Podrán existir términos adicionales para determinados productos, funcionalidades, países, Clientes o servicios.

El rol de Certronic respecto de los datos personales dependerá de las circunstancias en las que se realice cada tratamiento.

Certronic podrá actuar como Responsable del Tratamiento cuando determine directamente las finalidades y medios del tratamiento, por ejemplo, respecto de determinados datos de usuarios, contactos comerciales, seguridad, administración de cuentas o utilización de su sitio web.

En otros casos, Certronic actuará como Encargado del Tratamiento, procesando información por cuenta y bajo las instrucciones de una organización Cliente. Esto ocurre especialmente cuando una empresa utiliza Certronic para controlar documentación y requisitos correspondientes a sus contratistas, proveedores, trabajadores, vehículos u otros terceros.

En estos casos, el Cliente determina, entre otras cuestiones, qué información solicita, cuáles son los requisitos aplicables, qué documentación debe presentarse y cuáles son las consecuencias asociadas al cumplimiento o incumplimiento de esos requisitos. Certronic proporciona la infraestructura y las herramientas tecnológicas necesarias para ejecutar esos procesos.

Según las funcionalidades utilizadas, Certronic podrá tratar distintas categorías de información, incluyendo: nombre, apellido y datos identificatorios; documento de identidad y otros identificadores; información de contacto; datos laborales y profesionales; empresa, contratista o proveedor al que pertenece una persona; documentación laboral, previsional, fiscal y de seguridad social; información relativa a seguros y coberturas; habilitaciones, licencias, matrículas y certificaciones; información relacionada con capacitaciones; datos de vehículos, equipos, máquinas u otros activos; documentación cargada en diferentes formatos; estados de cumplimiento documental; estados de habilitación; información relacionada con ingresos o accesos; registros de actividad dentro de la Plataforma; comunicaciones y notificaciones; información generada mediante integraciones autorizadas; dirección IP, navegador, dispositivo y datos técnicos de conexión; y cualquier otra información necesaria para prestar las funcionalidades contratadas.

La información efectivamente requerida dependerá de cada Cliente, industria, jurisdicción y proceso de control.

Una característica propia de Certronic es que los datos personales no siempre son proporcionados directamente por su titular. Una empresa contratista o proveedor puede, por ejemplo, incorporar documentación correspondiente a sus trabajadores para acreditar el cumplimiento de requisitos establecidos por una organización Cliente. Asimismo, determinadas informaciones pueden provenir de sistemas integrados o de otras fuentes legítimamente utilizadas por los Clientes.

Quien incorpore datos personales de terceros a la Plataforma será responsable de contar con la autorización, relación jurídica, obligación legal u otra base legítima que permita dicho tratamiento cuando ello resulte exigible. Certronic procesará dicha información conforme a su rol, las instrucciones recibidas y la legislación aplicable.

La información podrá ser utilizada para: prestar, administrar y mantener los servicios; gestionar usuarios, empresas y permisos; administrar contratistas y proveedores; gestionar documentación y requisitos; verificar documentación y vencimientos; controlar estados de cumplimiento; gestionar habilitaciones; generar alertas, recordatorios y notificaciones; gestionar procesos relacionados con accesos; generar reportes e indicadores; proporcionar evidencia y trazabilidad; realizar auditorías; integrar la Plataforma con sistemas autorizados; brindar soporte; prevenir usos indebidos y fraude; proteger la seguridad de la Plataforma; analizar y mejorar funcionalidades; atender obligaciones contractuales; y cumplir requerimientos legales o de autoridades competentes.

Certronic no vende datos personales ni comercializa bases de datos personales de sus Clientes.

Certronic permite que cada Cliente configure sus propios requisitos y procesos de control. La Plataforma podrá gestionar documentos con distintos estados, como presentados, en revisión, aprobados, rechazados, vencidos, observados, exceptuados u otros estados configurados para cada proceso.

A partir de esos estados y de las reglas definidas, la Plataforma podrá determinar o informar si una persona, empresa, vehículo u otro elemento controlado se encuentra habilitado o presenta algún incumplimiento. También podrán existir excepciones, habilitaciones manuales o autorizaciones especiales realizadas por usuarios que cuenten con los permisos correspondientes.

Cuando estos criterios hayan sido definidos por el Cliente, Certronic funciona como herramienta tecnológica para su aplicación y no adopta por sí misma la decisión empresarial, laboral, contractual o de acceso que pudiera derivarse del resultado.

Certronic podrá utilizar inteligencia artificial, reconocimiento de documentos, extracción automática de información y otras tecnologías para facilitar y automatizar determinadas tareas. Estas tecnologías podrán utilizarse, entre otras finalidades, para: identificar tipos de documentos; extraer información; detectar fechas y vencimientos; comparar información; identificar inconsistencias; asistir procesos de validación; clasificar documentación; y reducir tareas administrativas manuales.

Los resultados generados mediante estas tecnologías pueden requerir revisión o validación adicional según la naturaleza del proceso. Certronic procura diseñar estas herramientas como mecanismos de asistencia y automatización y no como sustitutos absolutos del análisis que corresponda realizar a las organizaciones responsables. Cuando corresponda, podrán existir mecanismos de intervención o revisión humana.

Certronic podrá analizar información técnica, estadística, agregada o anonimizada con la finalidad de medir el funcionamiento de la Plataforma, detectar problemas, mejorar funcionalidades, desarrollar nuevos servicios y aumentar la seguridad y eficiencia de sus procesos.

Cuando la información sea utilizada de manera anonimizada o agregada, se adoptarán medidas razonables destinadas a evitar que pueda ser asociada nuevamente con una persona identificada o identificable. La información de los Clientes no será utilizada para finalidades incompatibles con la prestación de los servicios o con los acuerdos aplicables.

Certronic podrá registrar las acciones realizadas dentro de la Plataforma con el objetivo de proporcionar seguridad, trazabilidad y auditabilidad. Estos registros podrán incluir: usuario que realizó una acción; fecha y hora; documento involucrado; presentación de información; aprobaciones y rechazos; observaciones; cambios de estado; vencimientos; excepciones; habilitaciones; modificaciones; accesos; comunicaciones; integraciones; y otros eventos relevantes.

Estos registros permiten reconstruir procesos y podrán conservarse cuando resulten necesarios para auditorías, investigaciones, cumplimiento de obligaciones, seguridad, resolución de controversias o ejercicio y defensa de derechos. El valor jurídico o probatorio definitivo de dichos registros dependerá de la legislación aplicable y, en caso de controversia, de la autoridad competente.

Los Clientes, contratistas, proveedores y usuarios son responsables de procurar que la información que incorporan a Certronic sea correcta, completa y actualizada. La Plataforma podrá proporcionar herramientas manuales o automáticas destinadas a revisar documentación, detectar inconsistencias y facilitar procesos de validación.

Sin embargo, la utilización de dichas herramientas no garantiza que todos los documentos presentados sean auténticos ni que puedan detectarse todos los errores, falsificaciones, adulteraciones o inconsistencias. Cuando Certronic detecte una posible irregularidad, podrá generar alertas, observaciones u otros mecanismos destinados a facilitar su análisis.

Certronic puede integrarse con sistemas de gestión empresarial, recursos humanos, ERP, controles de acceso, sistemas administrativos, plataformas de firma, proveedores tecnológicos y otras soluciones utilizadas por sus Clientes. Cuando una integración sea autorizada, la información necesaria para su funcionamiento podrá ser intercambiada entre Certronic y los sistemas involucrados.

El Cliente será responsable de determinar qué integraciones habilita y que el intercambio de información resulte compatible con sus obligaciones legales. Los servicios externos podrán estar sujetos a sus propios términos y políticas de privacidad.

Certronic podrá utilizar proveedores especializados para operar y desarrollar sus servicios. Estos proveedores podrán prestar servicios de infraestructura, almacenamiento, comunicaciones, seguridad, soporte, monitoreo, inteligencia artificial, procesamiento de información, autenticación u otras funciones tecnológicas.

Cuando estos proveedores tengan acceso a datos personales por cuenta de Certronic, se procurará que se encuentren sujetos a obligaciones apropiadas de confidencialidad, seguridad y protección de información. Certronic podrá modificar sus proveedores tecnológicos cuando resulte necesario por razones operativas, técnicas, comerciales, regulatorias o de seguridad.

Certronic utiliza infraestructura tecnológica y servicios de computación en la nube proporcionados por proveedores especializados, incluyendo infraestructura de Amazon Web Services (AWS). Debido a la naturaleza internacional de estos servicios y a la operación multipaís de Certronic, determinada información podrá ser almacenada, respaldada, accedida o procesada desde jurisdicciones distintas de aquella en la que se encuentra su titular.

Cuando la legislación aplicable lo requiera, Certronic adoptará mecanismos y salvaguardas adecuados para las transferencias internacionales de datos personales. La localización concreta de determinados recursos tecnológicos podrá variar en función de requisitos de seguridad, disponibilidad, redundancia, continuidad operativa y arquitectura tecnológica.

Certronic adopta medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger razonablemente la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Estas medidas podrán incluir, según corresponda: controles de acceso; administración de usuarios, roles y permisos; mecanismos de autenticación; cifrado de comunicaciones; monitoreo; registros de actividad; copias de seguridad; redundancia; medidas de continuidad operativa; gestión de vulnerabilidades; procedimientos internos de seguridad; y gestión de incidentes.

El acceso a información personal se limita a usuarios, personal y proveedores que necesiten acceder a ella para cumplir funciones autorizadas. Ningún sistema informático puede garantizar seguridad absoluta. Certronic mantiene procedimientos destinados a prevenir, identificar, analizar y responder a incidentes de seguridad. Cuando corresponda legal o contractualmente, se realizarán las comunicaciones pertinentes frente a incidentes que pudieran afectar datos personales.

Certronic conservará los datos durante el tiempo necesario para prestar sus servicios y cumplir las finalidades correspondientes. Determinada información podrá conservarse adicionalmente cuando resulte necesaria para: cumplir obligaciones legales o contractuales; mantener trazabilidad; responder auditorías; investigar incidentes; resolver controversias; o ejercer o defender derechos.

Por esta razón, la baja de una empresa, trabajador, proveedor, usuario o documento no necesariamente implica la eliminación inmediata de todos sus registros. Cuando Certronic actúe por cuenta de un Cliente, la conservación y eliminación de información se realizará conforme a las instrucciones contractuales y obligaciones legales aplicables. Finalizados los períodos correspondientes, los datos podrán ser eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.

Los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable, incluyendo, cuando corresponda, acceso, rectificación, actualización, supresión, oposición o cualquier otro derecho reconocido en su jurisdicción.

Cuando Certronic sea Responsable del Tratamiento, las solicitudes podrán realizarse mediante los canales de privacidad publicados por la compañía. Cuando Certronic actúe como Encargado por cuenta de un Cliente, podrá derivar la solicitud al Cliente responsable o colaborar con este para proporcionar una respuesta. La identidad del solicitante podrá ser razonablemente verificada antes de procesar una solicitud con el objeto de proteger la información contra accesos no autorizados.

El sitio web de Certronic podrá utilizar cookies y tecnologías similares para permitir su funcionamiento, recordar preferencias, mantener la seguridad, comprender cómo se utilizan nuestros servicios y mejorar la experiencia de navegación. Los usuarios podrán gestionar sus preferencias mediante las herramientas disponibles o la configuración de su navegador. Determinadas cookies pueden ser necesarias para el correcto funcionamiento del servicio.

Certronic presta servicios a organizaciones que pueden operar en diferentes jurisdicciones. Esta Política establece principios generales de privacidad aplicables a la Plataforma, sin perjuicio de las normas obligatorias que resulten aplicables en cada país.

Cuando una jurisdicción establezca requisitos particulares, Certronic podrá incorporar avisos, anexos, cláusulas o mecanismos específicos para cumplir con dichas obligaciones. En Argentina, el tratamiento de datos personales se realizará conforme al régimen vigente de protección de datos personales y las disposiciones de la autoridad competente. Cuando corresponda, podrán aplicarse adicionalmente las normas de los países en los que operen los Clientes o se encuentren los titulares de los datos.

Certronic podrá conservar, acceder o comunicar determinada información cuando ello resulte necesario para cumplir una obligación legal, orden judicial, requerimiento de una autoridad competente o para ejercer o defender derechos. Cuando resulte legalmente posible y razonable, Certronic procurará limitar cualquier comunicación a la información estrictamente necesaria para cumplir con el requerimiento correspondiente.

Certronic podrá modificar esta Política para reflejar cambios en sus servicios, funcionalidades, infraestructura, legislación, regulaciones o prácticas de privacidad. La versión vigente estará disponible en el sitio web de Certronic e indicará la fecha de su última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales y la legislación aplicable lo requiera, podrán utilizarse mecanismos adicionales para informar a los usuarios.

Para realizar consultas sobre privacidad, protección de datos personales o seguridad de la información, así como para ejercer los derechos que correspondan, los titulares podrán utilizar los canales oficiales de contacto publicados por Certronic. Las solicitudes serán analizadas de acuerdo con la naturaleza del tratamiento, el rol de Certronic y la legislación aplicable.