Pampa Energía: Caso de éxito
En el área de generación eléctrica, incluyendo energías renovables, Pampa Energía opera con una capacidad de más de 5 mil megawatts y posee una participación del 85% en el mercado de la transmisión, a través de su parte de Transener, y del 19% en la distribución, con Edenor.
En el mercado del petróleo y el gas, producen 46,8 mil boe/d (barriles de petróleo equivalentes por día). En midstream -licuación del gas natural, transporte y almacenamiento- poseen un share del 60%, a través de su parte de TGS. Además, en downstream -refinación, regasificación y distribución-, posee una participación directa del 28,5% en Refinor, con una refinería con capacidad instalada de 25,8 miles de barriles de petróleo por día y 91 estaciones de servicio. Además, posee tres plantas petroquímicas de alta complejidad que producen estireno, caucho sintético y poliestireno, con una participación en el mercado local entre 89 y 100%.
Recursos Internos y externos
Pampa Energía está conformada por más de 50 firmas, entre propias y participación accionaria, que son operadas por más de 2000 empleados propios. Para reforzar esta estructura, cuenta con una cifra superior a las 950 empresas contratistas a lo largo de todo el país, las que en su conjunto movilizan aproximadamente 14000 recursos entre empleados, maquinarias y vehículos dentro de sus plantas.
Hace más de trece años, cuando gran parte de estas plantas pertenecían a Petrobras, su equipo decidió salir al mercado en la búsqueda de una plataforma digital de gestión y control de contratistas. El objetivo era optimizar la gestión de toda la red de proveedores a lo largo del territorio y poder eliminar parte de las tareas manuales de estos procesos.
En este caso de éxito, te vamos a contar una historia de crecimiento conjunto y continuo entre Pampa Energía y Certronic, sus desafíos y sus resultados. Pasaron muchas cosas, pero solo repasamos aquí los hitos más importantes. La próxima semana tendremos una entrevista con Víctor Rodríguez, quien fue un actor clave de este proceso y nos aportará otros detalles sobre la evolución del proceso de control y gestión documental de contratistas, que les recomendamos leer.
Todo empezó en el 2007 cuando Refinería Bahía Blanca, una de las refinerías principales del país que por aquellos años era propiedad de Petrobras, solicita una solución para controlar y gestionar sus empresas contratistas. En ese entonces, contaba con unidades de topping, procesamiento y conversión, entre otras; en las cuales requería una gran cantidad de personal externo.
En relación a las empresas contratistas se identificaban varios problemas, como el de no disponer de un registro consolidado de las mismas, ni de sus recursos afectados a los servicios contratados. Esto los llevaba a desconocer el número de compañías tercerizadas, sus nóminas de recursos y su estado documental o de habilitación.
Hasta ese momento, cada una de las plantas de la refinería, en el marco del proceso de control, recibía en papel todos los documentos de los recursos de las empresas contratistas, para luego registrar la recepción y vencimiento de cada documento en planillas de Excel.
La gestión física de los documentos recibidos, por su gran volumen consistía en guardar los mismos en carpetas, que cuando se completaban se las colocaba en una caja cuyo destino era la empresa de gestión de archivos, en aquel momento, Iron Mountain.
Al igual que el resto del proceso, los reclamos a empresas proveedoras por documentos pendientes o vencidos, implicaba una tarea manual y, dado el tiempo que ello demandaba, los convertía en inexistentes o poco frecuentes, cuestión clave para la mejora y éxito de un proceso de gestión de control de contratistas.
Como puede advertirse se trataba de un proceso 100% manual,
sin ningún tipo de medición ni trazabilidad.
Primera solución: Centralización y digitalización
Como primera decisión, la empresa decide centralizar la recepción de documentos en las oficinas de control, especializadas en control documental y unificar los criterios y matrices de control existentes en las diferentes plantas. Esto, aunque parezca simple, fue una tarea compleja, pero, sin duda, una de las más importantes y fructíferas.
Al poco tiempo de haber relevado y unificado el proceso, se implementó en Refinería Eliçabe nuestra plataforma online diseñada, en aquel momento, solo para poder sistematizar y digitalizar parte de las tareas.
Para ese entonces, las empresas contratistas continuaban enviando los documentos en físico (tarea que luego sería digitalizada), su entrega era registrada en la plataforma y los auditores podían visualizar de forma veloz cuál era el estado de entrega y cumplimento y la fecha de vencimiento de cada uno de ellos. Lo que permitió una gestión de reclamos antes imposible. Solo con esto, podemos ver el impacto que fue la implementación de Certronic en la gestión de control y es apenas el inicio del camino.
Con Certronic, se organizó y automatizó la gestión y auditoría, unificando en una
sola base de datos a las compañías de todas las plantas y los requisitos solicitados.
Éxito y nuevos desafíos
En 2008, por la buena experiencia de la refinería de la ciudad de Bahía Blanca con el uso del software, se toma la decisión de implementar Certronic en otros activos como, por ejemplo, Edificio Maipú, Dock Sud, Zárate, Campana, Genelba, Puerto San Lorenzo, Pichi Picún Leufú, entre otros.
Es en este año que el software de control toma el nombre de Certronic, con sus funciones esenciales, como cargar vencimientos, programar alertas y recordatorios y permitir a los clientes verificar el estado de sus recursos externos. Esto le facilitaba a cada uno de los usuarios saber la cantidad de contratistas, los recursos de las mismas con los que contaban y si poseían la documentación legal para operar.
En el 2009, Certronic incorpora un nuevo perfil de usuario: el Portal Contratista, cuyo principal objetivo fue el de integrar a una de las partes esenciales del proceso de control a la plataforma. Gracias a esto, los proveedores pudieron comenzar a interactuar en Certronic y acceder a múltiples ventajas de su portal de acceso exclusivo, como visualizar el estado de sus recursos, el detalle de vencimiento de los requisitos y la recepción en tiempo real de alertas y recordatorios.
El portal del contratista, además de centralizar la gestión de control a los contratistas, elevó sus niveles de compromiso y cumplimiento
También se crearon otros perfiles de usuario para cada una de las áreas de la compañía que se encontraban involucradas en el proceso de control de contratistas. Solo por mencionar algunos de ellos: Portal Empresa, Planta, Guardia, Cuentas a Pagar, Fiscal de Contrato, etc. Con el fin de que cada usuario encuentre la información de su interés y las herramientas para intervenir que le correspondía.
A la par de esto, dado el gran despliegue de plantas, se implementó el envío electrónico de documentos. Un proceso que en principio fue posible mediante el uso del correo electrónico para luego, en forma paulatina, ir mutando al uso único y exclusivo de la herramienta de envío especialmente diseñada por Certronic. Esto simplificó considerablemente el proceso de control y aceleró la gestión de envío y recepción de documentos, pero, principalmente, permitió digitalizar y sistematizar el archivo de cada uno de los documentos de las empresas contratistas, lo que significó eliminar grandes volúmenes de papel y un ahorro de tiempo en la gestión y búsqueda de documentos.
En menos de un año, el software centralizaba el envío del 100% de los documentos, eliminándose la posibilidad de su extravío.
En los siguientes años, se incorporaron nuevas herramientas que respondían a necesidades específicas del proceso de gestión documental. Algunas de ellas fueron: los índices de evaluación de contratistas, registros, control remoto de documentos, emisión de excepciones o suspensiones de habilitación de acceso y las credenciales de código QR. Este último fue un gran avance para acelerar los tiempos de ingreso.
Para el año 2016, cuando Pampa Energía adquiere los activos de Petrobras, se encuentra con un proceso de control y gestión de contratistas 100% digitalizado. Ello le permitió una gestión y auditoría transparente y trazable de toda la organización.
Con Pampa Energía, Certronic inicia un nuevo desafío. Dado que no solo se decide con la continuidad de su uso, sino que por los procesos y altos estándares de Pampa se inician mejoras y complementos que llevan a Certronic a otro nivel.
Como parte de esta nueva etapa, se incorpora a Certronic el Portal Médico, diseñado para que los servicios de salud de las plantas puedan administrar la aprobación o rechazo de los exámenes preocupacionales y demás documentos relacionados de cada uno de los empleados de las empresas contratistas. Este módulo, además de facilitar y digitalizar la gestión documental, permitió tener un control de vencimientos y asegurar principalmente su privacidad y confidencialidad. En la actualidad, este perfil de acceso médico dispone de métricas e informes exportables en múltiples formatos (PDF o Excel), cada uno de ellos diseñado a pedido del cuerpo médico que utiliza la plataforma de control.
Pampa Energía seguía creciendo al igual que su nómina de empresas contratistas lo que generaba una estructura más compleja para controlar. Ante los nuevos desafíos planteados, Certronic desarrolló múltiples módulos, asegurándose no dejar nada librado al azar. Veremos algunos ejemplos de estos módulos que, hoy en día, han sido perfeccionados y están a disposición de todos nuestros usuarios.
En 2018, se creó Lextronic, una herramienta que permite registrar los reclamos laborales de las contratistas, o de cualquiera de sus recursos, y medir si los niveles de solidaridad aumentaron o disminuyeron mediante el proceso de control. Basándose en estas estadísticas, crea presentaciones con gráficos y datos para ser compartidos con toda la organización. Este módulo suplantó principalmente el Excel y algunas herramientas externas, simplificando, automatizando y unificando el proceso de análisis, gestión y presentación. Antes de Lextronic, estas presentaciones se realizaban en planillas de Excel, que luego debían volcar sus resultados a Power Point y, recién ahí, ser exhibidos en reuniones.
Para los responsables de llevar a cabo estos registros y elaborar los informes,
Lextronic les representó un ahorro de más del 50% del tiempo
Otros de los módulos desarrollados fueron:
Certronic Risk. Una herramienta que valida con fuentes externas parte de la información y documentación presentada por la empresa contratista. Este módulo permite anticiparse a eventuales escenarios de fraude en la presentación de los documentos y agregar una capa de seguridad a la gestión de control documental.
Certronic Training. Permite diseñar y asignar capacitaciones a distancia al universo de empresas contratistas y sus recursos asociados, como también definir evaluaciones para medir la eficiencia de cada una de ellas.
Certronic ENVA. Brinda la posibilidad de diseñar y enviar encuestas a cada una de las empresas contratistas o recursos de las mismas. Con la posibilidad, también, de convertir una encuesta en evaluación.
Certronic Goals. Permite implementar evaluaciones de desempeño de las compañías contratistas, pudiendo asignar evaluadores individuales a cada una de ellas.
Firma Electrónica. Certronic brinda un servicio de firma electrónica propia y habilita a las empresas contratistas a firmar electrónicamente los documentos enviados, dándole a cada uno, una prueba de integridad irrefutable.
Firma Digital. Nuestro software, a partir de su integración con la plataforma remota digital de la Secretaría de Gobierno de Modernización, permite a los usuarios suscribir con Firma Digital cada uno de los documentos enviados y que forman parte del proceso de control documental.
También se realizaron integraciones con otros sistemas de gestión, como la integración con SAP y con los software de controles de acceso de LENEL. Para adaptarla a procesos particulares e individuales de la empresa, se llevaron a cabo modificaciones en la plataforma. Un ejemplo de esto último, fue la posibilidad de definir requisitos por órdenes de compra, permitiendo que una misma contratista pudiera tener distintas matrices documentales.
Es filosofía de Certronic, adaptarse a los procesos y necesidades de sus usuarios y no a la inversa
Para 2019, Pampa Energía contaba con un software que se adaptaba 100% a las necesidades de cada una de sus plantas y a sus procesos de control. Por cuestiones de políticas de la compañía y luego de una licitación en la que participaron más de diez empresas, se decidió sumar dentro del ecosistema de Certronic los únicos sectores y plantas pendientes: explotación y producción.
Los nuevos sectores demandaban nuevas implementaciones y ajustes que fueron desarrollados conjuntamente con cada uno de los equipos involucrados, de acuerdo a sus necesidades y sugerencias. Con estos proyectos avanzando exitosamente, se comenzaron a implementar nuevas mejoras, pero iba a ocurrir lo que nadie esperaba.
A principios del 2020, Certronic incorpora a sus procesos de análisis y control de documentos inteligencia artificial (IA). Esto permite implementar múltiples herramientas y automatizaciones que agilizaron las tareas manuales y brindaron mayor información de cada perfil involucrado en el proceso de control.
Poco después, un virus que se había descubierto cuatro meses antes en China, llevó al mundo a detenerse y a repensar el modo de trabajar en todas las empresas.
Por el carácter esencial de las tareas desarrolladas por Pampa y sus contratistas, la actividad durante la pandemia mermó, pero jamás se detuvo. Lo mismo sucedió con el proceso de control documental, que gracias a Certronic, se pudo continuar realizando en forma 100% remota, como si nada hubiese ocurrido.
Durante la pandemia, Pampa Energía debió rediseñar sus procesos e involucró a Certronic en la búsqueda y adaptación de soluciones en lo respectivo al control de recursos externos, acordes al nuevo panorama.
En este escenario, algunos de los nuevos desarrollos aportaron beneficios extras, como el Portal del Empleado, que permite que los empleados de cada una de las contratistas, descargando una APP, desde iOS o Android, puedan participar en el proceso documental, aliviando las tareas del personal interno de la empresa.
Este portal se integró con el módulo de capacitaciones, para que Pampa pudiera capacitar a cada uno de los empleados de las empresas contratistas con los nuevos protocolos de aislamiento y prevención a cumplir, desde la misma plataforma Certronic.
Otra medida fue la de diseñar e implementar el formulario de autodiagnóstico de COVID-19, que permite a cada uno de los empleados pueda completar el mismo, con la frecuencia estipulada, e identificar posibles casos positivos para aislarlos preventivamente. Los resultados impactan sobre la matriz de cumplimiento, estado de habilitación del recurso y se refleja en los códigos QR de cada uno de ellos, evitando su ingreso a los activos del cliente.
En pos de facilitar las tareas, también se permitió el alta de contratos a través de la plataforma, evitando el contacto entre empleados y contratistas.
Todas estas soluciones implementadas en forma remota y en tiempo record, tienen por finalidad cuidar al propio personal y al externo, una política central establecida por la directiva de Pampa para todas sus plantas, al comienzo de la pandemia.
Cuando estamos terminando de escribir este caso, ya se ha anunciado la eficacia de tres vacunas por encima del 90% y pareciera que el mundo va a normalizarse en algunos meses, pero todo lo que se ha mejorado y aprendido este año atípico, quedará. Hoy en día, las herramientas desarrolladas son utilizadas por todas las firmas que cuentan con Certronic, quienes han tenido caminos similares y también han aportado su experiencia para mejorarlas, haciendo que todas se beneficien de este intercambio.
La semana que viene presentaremos la entrevista con Víctor Rodríguez, Gerente de Relaciones Laborales de Pampa Energía, quien acompañó todo este proceso de implementación de Certronic desde su inicio, aportando ideas y soluciones del lado de la empresa. Te invitamos a conocer, una mirada profesional de la importancia de la información a la hora de gestionar: “lo que no se mide, no se puede mejorar y lo que no se mejora, fracasa siempre”.
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