La semana pasada subimos el caso de éxito de Pampa Energía. Hoy, queremos presentarles a Víctor Rodríguez, Gerente de Relaciones Laborales de Pampa Energía a cargo de la gestión con contratistas. Víctor cuenta con una extensa trayectoria y una gran capacidad para compartir sus conocimientos y experiencias de forma simple. Te invitamos a recorrer este Caso de Éxito, desde sus palabras:

• Hola Víctor, contanos ¿Cómo llegaste a estar a cargo de la gestión de contratistas en Pampa Energía?

Yo ingresé en 1983, en Refinor. En el ‘85 pasé a Pérez Companc, como Jefe de Administración de Personal, donde estuve hasta el 2001. Después estuve como Gerente de Asignados Internacionales, luego como Gerente de costo de mano de obra y presupuestos y después pasé a mi cargo actual en 2007, donde empecé a trabajar con contratistas, en lo que ya era Petrobras. 

• En el momento en que llegaste, ¿Cómo se hacía el control de Contratistas?

En esa época la documentación era física, se hacían fotocopias y se asentaba todo en planillas. De hecho, una de las cosas que nos obligó a centralizar todo esto en nosotros, fue que cada planta tenía sus usos y costumbres. La impronta que le dimos desde Relaciones Laborales es tener un proceso interno y un proceso para los contratistas, claros y por escrito. Todo esto está regido por reglas.

• ¿Cuándo empezaron con Certronic?

En 2008, Certronic empezó con Refinería Bahía Blanca, y en ese mismo año se licitó el resto de las plantas, que también las ganó Certronic, excepto lo que era exploración y producción petrolera. El año pasado (2019), se licitaron estas dos últimas y quedaron a cargo de Certronic.

• ¿Qué mejoró en Pampa Energía desde la implementación de Certronic?

Uno de los problemas que teníamos, es que en cada lugar tenía su particularidad y su impronta, su forma de controlar, lo único que coincidía es que cuando necesitábamos la documentación para exhibirla como prueba, nunca estaba. 

Te voy a dar un ejemplo, teníamos dos plantas en el gran rosario (una petroquímica y una refinería), a una distancia de 5 kilómetros y compartían algunos contratistas. Cada una tenía requisitos diferentes, entonces las contratistas tenían que andar cambiando los documentos a presentar, cuando todo debería ser lo mismo para todos.

Lo primero que se hizo con Certronic, fue la estandarización para todas las plantas. Salvo algún requisito que solicite la provincia o municipio, todo está unificado. En general lo que está relacionado estrictamente con gestiones laborales, que se rigen por la ley de contrato de trabajo, la ley de riesgo de trabajo, seguridad social; son todos los mismo para todos lados y lo solicitamos por la plataforma.

Esto fue lo primero que ayudó a ordenar, Certronic. Poder verificar esos requisitos, me permitía chequear rápidamente qué requisitos se piden en un sitio y en otro. Eso antes de Certronic era impensado, la única manera era haciendo una encuesta en cada una de las plantas para ver cuáles eran los requisitos que pedían y después hacer la comparativa ¡Era una locura! 

Hoy, es más fácil poder ver la información y que esté accesible a todo el mundo, que es otro beneficio. Antes la accesibilidad a la información la tenía solo aquel que tenía el documento, el resto no sabíamos a dónde estábamos parados. Hoy lo que te da el sistema es la posibilidad de no solo de estandarizar la documentación que vas a solicitar, si no disponibilizarlo para todos aquellos que necesiten acceder al estado de información y, por otro lado, darle un nivel de acceso.

O sea, hay gente que va a tener acceso a la información y gente que va a tener acceso a la documentación, pero no toda la gente tiene acceso a la documentación y esto es por una cuestión de confidencialidad. Lo que tiene de bueno el sistema es que todos estamos viendo lo mismo. O sea, el responsable del contrato, el contratista, relaciones laborales y todo aquel que tenga que participar de esta gestión va a estar viendo en el mismo momento, el mismo documento. Lo que permite también desmitificar algunas cuestiones. 

• ¿Qué procesos se optimizaron a partir de la información que brinda Certronic?

Y, por ejemplo, antes lo que pasaba es que me decían “yo el documento lo presente, lo deje en recepción, lo deje a fulano a mengano” y el documento nunca aparecía. Hoy, quieren hacer lo mismo y la diferencia es que el sistema te registra cuándo, a qué hora, lo presentó. Si lo presentó va a estar y si no lo presentó, no está. El sistema te da trazabilidad del documento. Son herramientas que empiezan a transparentar los procesos y a ubicar el problema a donde realmente está. Te permite dar un diagnóstico acertado y no según las opiniones de cada uno. 

Hoy mismo, estaba viendo una empresa con bajo nivel de cumplimiento y saqué un informe de su estado de cumplimiento documental, porcentaje de recursos habilitados y lo hice en segundos, mañana ya se lo voy a pasar a la planta para que empiecen a trabajar con las contratistas para mejorarlo. Como ves Certronic te brinda una cantidad de información que vos la podés trabajar como querés, o la trabajas con el sistema directamente, o la podés bajar a tu ordenador y trabajar con el programa que quieras. 

Por otro lado, te permite identificar claramente cuáles son las empresas que son críticas. Nosotros lo que hicimos con los indicadores que manejan el sistema, definimos tres niveles de criticidad, el bajo, el medio y el alto. Lo que hacemos en primera instancia, es trabajar con aquellas empresas que a nuestro criterio tienen un alto nivel de criticidad. Cuando hablo de criticidad documental es porque está debiendo documentos que son críticos y no pueden faltar, por ejemplo, el certificado de cobertura de ART, si yo no dispongo del certificado de cobertura de un colaborador de la empresa contratista, no podría permitir su acceso a cualquiera de las instalaciones a prestar servicio, porque frente a un eventual accidente no dispondría de cobertura, lo que sería un grave riesgo no solo para la empresa sino para el mismo trabajador 

Otro de los indicadores relevantes es el de puntualidad que te permite saber en forma rápida y sencilla si una empresa contratista durante el proceso de control fue o no puntual en la presentación de sus documentos y si está o no comprometida con el proceso también me permite saber que documentos son los que se adeudan, y el nivel de criticidad de los mismos: alta, mediana o baja criticidad. 

• ¿Cómo responden las empresas contratistas?

Podemos clasificar las contratistas según tres tipos de comportamientos:

Las empresas que se alinean rápidamente y mantienen un nivel constante de buena performance, por ahí puede tener alguna pequeña baja de performance cuando hay vacaciones o cuando falta quien la administra.

Tenés otras que les cuesta al principio, que de a poco van subiendo y tienen algún altibajo, pero se esfuerzan.

Y tenés un tercero, que por suerte son las menos, que no quieren presentarlos y están buscando la vuelta para ver cómo eluden el control y que suelen ser las que te causan más problemas. Es un excelente indicador para terminar relaciones laborales antes de que ocurran problemas mayores.

• ¿Cómo interactúan las áreas de la empresa con Certronic?

Las áreas que intervienen son: abastecimientos, que es donde se hacen los contratos; legales; CSM (Calidad Seguridad y Medio Ambiente), Seguros, Seguridad patrimonial (que tienen que ver quiénes acceden a cada activo, esto puede ser: empleados, contratistas o visitas). 

Lo que nos permitió Certronic es integrar a todas las áreas en la misma plataforma, pudiendo acceder cada una de ellas a su perfil de acceso exclusivo y a su vez integrarlo con los ERP que a su vez cada una de las áreas maneja individualmente. Por ejemplo, para que el personal propio pueda ingresar a una planta tiene que estar registrado en SAP. Para que un Contratista o un recurso pueda ingresar, tiene que estar registrado en Certronic.

Pampa Energía y las medidas por el COVID19

• Hablando de los ingresos, ¿cómo manejan los accesos y la coordinación en pandemia?

Antes, dejame hacer un panorama de la ubicación de las plantas de Pampa Energía, que es importante para entender la situación. 

Tenemos tres negocios: el principal es de generación eléctrica; el petroquímico y el petrolero. Entre los tres, poseemos plantas en Salta, Mendoza, Neuquén, Buenos Aires, Santa Fe, Capital Federal y más. Además, por ejemplo, en Buenos Aires tenemos en Marcos Paz, Zárate y Bahía Blanca. No es solamente la cantidad de recursos que tenemos que gestionar, sino la dispersión. 

Lo que permite Certronic es que, en el mismo momento, lo que estoy viendo yo en Buenos Aires, lo está viendo una persona en Salta, en Neuquén o en donde sea. Eso es un gran valor, que todos podamos disponer de la información en el mismo momento.

Poder habilitar recursos y saber el estado de cada uno a la distancia, es algo fabuloso. Por ahí, estás leyendo un informe y ves que un contratista puede haber estado con un caso sospechoso de COVID e inhabilitás a toda la empresa desde la central y se replica automáticamente en la planta. 

Porque, además, tenés las particularidades de los yacimientos, que difieren de una planta. Una planta puede tener 4 hectáreas y tiene 3 o 2 entradas. Un yacimiento tiene 250 km2 y tiene tantas entradas como rutas y caminos exista. O sea, es un tema que cuesta resolver y estamos avanzando. Todos esos accesos los habilitamos a través de Certronic. Todo tipo de recurso tiene que mostrar que está habilitado para entrar, allá tenemos muchas maquinarias, equipos de perforación, camiones, equipos de sísmica. Para ello utilizamos las credenciales con código QR que la misma plataforma de Certronic te lo provee.

• Y además de los accesos, ¿qué otras funciones utilizan durante la pandemia?

Utilizamos el centro de mensajes de Certronic para comunicar a las contratistas todas las resoluciones y protocolos de Pampa y del Poder Ejecutivo, para cuidar a la gente. El compromiso era el cuidado de la gente, y para esto se les pidió una serie de declaraciones juradas a las Empresas Contratistas sobre su personal y sus protocolos de seguridad. Todo esto fue solicitado y gestionado por intermedio de la plataforma. 

Esta automatización nos permitió ser más exigentes, sin implementar recursos extra. Podemos pedir, por ejemplo, una declaración jurada a cada empresa en caso de contar con personal que integre los grupos de riesgo, de acuerdo a la resolución 207 del Ministerio de Trabajo de la Nación y, de ser así, que queden inhabilitadas en el momento. Esto es para el cuidado de la gente y por responsabilidad, porque parar no es solo una pérdida económica, sino que significa que no va a haber gas, luz, ni combustible para el país; es crítico.

Próximamente vamos a utilizar el módulo de capacitación de Certronic y el portal del empleado, que ya estamos en etapas de implementación, herramientas que nos permitirán por un lado incorporar al empleado de la empresa contratista en el proceso de control y por otra parte realizar las capacitaciones de las empresas contratistas y de su personal por intermedio de la misma plataforma.

• ¿Cuál dirías que es el mayor fuerte de Certronic?

La mayor fortaleza de Certronic es poder contar con indicadores claves que me permite rankear por criticidad a las contratistas y saber el estado y a cuáles exigirles primero que mejoren su situación documental. Porque hay muchas empresas que se dedican a esto, pero no todas con el mismo enfoque. Hay sistemas, que sí también, disponibiliza a todo el mundo en tiempo real, pero solo te muestran un semáforo con estados muy acotados. Ahora, si empiezo por los rojos, ¿Cuál es el que peor está? No lo sé. 

Hay una frase que me gusta mucho que dice: “lo que no se mide, no se puede mejorar y lo que no se mejora, fracasa siempre”, es lo dijo un físico británico, no en esas palabras. Esa frase me quedó grabada, yo siempre fui un defensor de los indicadores. Me gusta tener información y poder disponibilizarla, poder compartirla. Tener información y no poder compartirla, es lo mismo que hacer un asado y comerlo solo. 

Estas ventajas las ve toda la estructura. Hasta el año pasado en Neuquén, teníamos otra empresa que hacía el mismo trabajo. Cuando el equipo de sistemas y el de abastecimiento de Pampa comparó ambas herramientas, las diferencias entre una y otra estaban a la vista. Además de las funcionalidades de cada una de ellas, la anterior solo tenía datos estáticos, mientras que Certronic, además de datos, ofrecía información. Justamente esto, es una de las grandes fortalezas de Certronic, te da información, indicadores, trazabilidad, proyecciones y hoy por la complejidad de los procesos y exigencias legislativas. No se puede gestionar sin una plataforma que te dé información y que no te permita adaptarla a las necesidades de tu organización. 

Por eso, Certronic gana también toda esa parte de exploración y producción petrolera. Ahora, los responsables de las operaciones están entusiasmados con la información que les proporciona la plataforma y se nota claramente una participación mayor de cada uno de ellos.

Otro beneficio es el de poder adaptar la plataforma e incorporar herramientas y funcionalidades que se adaptan a las necesidades de los procesos de la compañía. Lo que es posible por el gran equipo de programación y desarrollo forma parte de la misma organización y estructura de Certronic que, su empuje y pasión, es el gran diferencial. Todo esto no hubiera sido posible sin un equipo que tiene como meta la mejora constante y es el gran valor agregado que tiene Certronic, respeto a sus competidores.

La mejor forma de demostrar su potencial es que, con el tema de la pandemia, yo estoy trabajando desde mi casa y esto no alteró en lo más mínimo nuestra gestión. No tuvimos un solo inconveniente para gestionar las 950 empresas a pesar de todos los obstáculos. 

Si quieres conocer más sobre el caso de Pampa Energía, te invitamos a leer la nota: Pampa Energía - Caso de Éxito. En ella descubrirás cómo fue evolucionando Pampa Energía y la plataforma Certronic para complementarse y tener un control de contratistas seguro y 100% automatizado. Si te interesa saber más sobre las ventajas de digitalizar tu compañía, te invitamos a contactarte con nuestro equipo de expertos, para realizar una demostración gratuita de Certronic, despejar tus dudas y descubrir todo lo que podemos hacer para mejorar tu control documental.