Como ya hemos hablado en notas anteriores, Certronic se conecta con distintos softwares para compartir información y automatizar distintos procesos. Para simplificar la lista, digamos que actualmente podemos clasificar las integraciones en tres categorías: de estado de acceso, de estado de pagos y de altas de contratos. Uno de los ERP (Enterprise Resource Planning) con los que Certronic posee integración es con SAP, líder en el sector de plataformas para la gestión empresarial. En esta nota vamos a repasar qué procesos están conectados y qué beneficios trae aparejado esto para los clientes de ambos softwares.
SAP es una compañía de origen alemán, dedicada al desarrollo de softwares de planificación y gestión de recursos empresariales. Su software principal lleva su mismo nombre y facilita el flujo de datos e información en las organizaciones. En este punto ingresa Certronic, proveyendo datos sobre los contratistas. Y por si te lo estabas preguntando, la pronunciación correcta es como una sigla, letra por letra, y en inglés: “S.A.P.”, aunque muchos le dicen “sap”.
Pasemos a la parte práctica. En la actualidad hay varios procesos interconectados entre ambas plataformas, los cuales podríamos agrupar en dos categorías: estado de pago y alta de recursos y contratos. Vamos a verlos por separado.
Este servicio permite que Certronic brinde información sobre cumplimiento documental de la contratista a SAP. A su vez, desde Certronic se puede determinar un estado de pago en función a dicho cumplimiento y trasladarlo al ERP. Certronic provee datos como: CUIT de la empresa contratista, estado de pago (apto o no) y periodo de control. Este último ítem, permite sincronizar datos como la próxima fecha de vencimiento, en la cual podría perder su estatus de apto al no cumplir con las presentaciones, incluyendo documentos vencidos y cualquier otra información que sea necesaria.
De esta forma, puede sincronizarse automáticamente la gestión administrativa de la empresa con los datos de cumplimiento de Certronic, pudiendo habilitar o no los pagos según el cumplimiento sin la necesidad de intervención de ningún personal.
Al momento de contar con una visión clara tanto de la lista de empresas contratistas y su estado, como la de los recursos externos; es vital poder hacerlo desde cualquier tipo de plataforma de gestión y sin duplicar contenido. Es por esto que Certronic es capaz de recibir información de contratos, empresas, personal y más, para realizar el alta automática e iniciar el control documental de forma más veloz y con menos pasos intermedios. Según los datos disponibles en el ERP, pueden establecerse qué elementos serán obligatorios y estén disponibles, para solo completar manualmente aquellos que no estén.
La integración permite compartir información entre los sistemas, sin importar dónde ha sido capturada, reduciendo la carga manual de datos, como la duplicación del mismo dato en más de un sistema. Esto brinda una gran gama de beneficios para el control y gestión.
No importa desde qué software se gestione, se contará con una visión global de lo que sucede en la compañía, adaptada a la función que se cumple. Esto facilita a cada rol la identificación de procesos claves y su desempeño, pudiendo detectar oportunidades de mejora con toda la información disponible.
La sincronización automática de datos disminuye la carga manual de datos al mínimo, evitando duplicación de datos, cargas erróneas u omisiones. Esto reduce no solo las horas de carga de datos, sino también, ante un error, las largas jornadas que se malgastan en encontrar la discrepancias en los sistemas, las depuraciones y las rectificaciones de datos.
Además de las horas salvadas en carga de documentación y solución de errores, los sistemas integrados permiten automatizar un gran número de tareas, como ya hemos visto. Esto hace que los equipos no deban perder tiempo en solicitar, monitorear o enviar información y solo se ocupen de sus tareas estratégicas.
Todo software de gestión implementa circuitos de trabajo claros, con tareas definidas, ayudando a mejorar los procesos internos. Si a esto le sumamos la capacidad de integrar los softwares de distintas áreas, tendremos un protocolo de actuación unificado para toda la organización, evitando diferencias de actuación entre las áreas.
Gracias a estos circuitos la planificación, ejecución y comunicación se vuelven uno. Cualquier evento esperado o inesperado, será notificado en el acto a todas las partes implicadas para su resolución. Esto no solo aumenta la productividad, sino que permite que los directivos cuenten con tableros de mando claros y en tiempo real, mientras que los cargos ejecutores puedan reaccionar más rápido ante cualquier imprevisto.
Aquí vamos a ponernos un poco más técnicos para quienes les interese estos datos. Como ya hemos visto, estos servicios permiten sincronizar datos en ambas direcciones entre Certronic y otros sistemas de administración y gestión.
Estos vínculos se realizan, principalmente, mediante la utilización de web services, siendo los protocolos más utilizados de esta tecnología: REST y SOAP. De todas formas, también se han realizado integraciones por otros medios, como por ejemplo, a través de un archivo y es posible realizarlos con softwares que así lo requieran.
Pero la verdad es que SAP es solo uno de las dos decenas de softwares que están vinculados con Certronic. Por ejemplo, hay una gran gama de softwares dedicados al control de acceso con los cuales se comparte información del estado de cada recurso para establecer si está habilitado o no a ingresar a las distintas instalaciones de los clientes. Si quieres saber toda la variedad de integraciones que posee nuestra plataforma te recomendamos esta nota.
Entre la lista de ERP, contamos, además de SAP, con Oracle PeopleSoft y Softland. Para mencionar algunas otras plataformas podemos nombrar a Aumax, SPEC, Rukas, Intelektron, TT Consulting, Applog, ADET , EBI HoneyWell, JPH Lions, Checkpagos, RiskCloud y más. En los últimos meses, esta lista se ha extendido mediante las alianzas con: Legal Hub, RogerThat, Seeds, BeFolder
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