Parte del éxito y crecimiento de cualquier empresa es reconocer cuál es su Core Business y cuáles son las tareas que le conviene delegar. Esto trae muchísimos beneficios como menores costos, personal altamente capacitado, transformación de costos fijos en variables, menores riesgos, etc. Pero para que todo esto no se vuelva en contra, es necesario cumplir con la obligación legal de controlar la documentación de los proveedores. ¿Qué pasaría si no? Se pueden generar demandas judiciales, problemas con las agencias de recaudación y otros conflictos de los que puedes leer en profundidad en esta nota.
Una opción para llevar a cabo este control es realizarlo manualmente mediante planillas de Excel. Una modalidad que, si bien es compleja, puede realizarse si se cuenta solo con uno o dos proveedores. El proceso de auditoría es difícil porque requiere de solicitar y analizar una gran cantidad de documentación por cada contratista, con requisitos que varían según la industria a la que se pertenece y las tareas para las que fueron contratados. Además, no hay que olvidar de solicitar la información de las empresas que subcontrata. Si quieres saber más sobre la documentación a requerir te recomendamos la siguiente nota. Como decíamos, todo esto realizado manualmente tiene un costo.
La primera dificultad de efectuar este proceso de forma manual con herramientas no específicas como pueden ser Excel, e-mail y archivado en papeles físicos, es el tiempo que ocupa. Supongamos que a un auditor le lleva 24 minutos, en promedio, procesar cada documento, entre solicitarlo, bajarlo, auditarlo, registrarlo, archivarlo, contestar al proveedor y comunicar el resultado a otras áreas. La mayoría de este tiempo no se encuentra auditando, sino a realizar tareas de administración y gestión del documento. Esto explica por qué las empresas que no tienen sistematizado el control tengan un problema en común cuando deben presentar un documento: no son encontrados o las presentaciones son parciales. Dependiendo de la matriz documental, puede llegar a controlar 100 documentos por empresa, eso le llevará 2400 minutos, o sea, 40 horas. Esto nos da, aproximadamente, una semana dedicada exclusivamente a controlar una sola empresa. Lo que nos lleva a la segunda dificultad: la necesidad de recursos.
Entonces, según los cálculos, cada cinco contratistas necesitaremos por lo menos un auditor. Además, debemos proveerle una computadora, un espacio de trabajo, hojas e impresora, un lugar de almacenaje para la información, etc. Esta es una tercera dificultad: la escalabilidad. A mayor número de empresas contratistas, se multiplica el número de recursos que emplea. Impactando en un quinto elemento: los costos. Incluso en la disponibilidad y distribución del espacio físico.
Supongamos que la empresa está dispuesta a gastar este tiempo, recursos y costos. Realizar el control de forma manual, lleva a no contar con procesos probados, ni con la trazabilidad y estadísticas de dichos circuitos. Esto quiere decir que no se cuenta con información en tiempo real para prevenir riesgos, ni para tomar decisiones con el fin de optimizar la productividad de los recursos externos.
¿Qué quiere decir esto? Que posiblemente no nos enteremos de negligencias hasta que no sea demasiado tarde. Un ejemplo de esto es uno de nuestros actuales clientes. En nuestra primera charla, nos contaba que con el sistema que tenía previamente (ni siquiera era un control totalmente manual), descubrió que había empresas que no habían presentado documentación en los últimos seis meses. Otro cliente de la industria petrolífera, nos comentaba que había tomado la decisión de implementar Certronic porque recibió una catarata de juicios porque sus contratistas no habían abonado los sueldos y recién se enteró cuando estaban los sindicatos en la puerta de su empresa.
Los errores u omisiones de control son frecuentes en la carga manual, porque las tareas rutinarias les quitan el foco a las tareas importantes
Historias como estas son comunes en las compañías que cuentan con sistemas deficientes o directamente no poseen uno. Los errores u omisiones en la carga o control de datos manual son frecuentes cuando una persona debe encargarse de todas las tareas del proceso de control. Ya que las tareas rutinarias les quitan el foco a las tareas importantes. Y solo hablamos de tareas básicas de control, sin incluir las herramientas específicas que tiene Certronic para gestionar y mejorar continuamente la externalización.
Comencemos por el principio, el tiempo. ¿Recuerdas que un auditor tarda en promedio 20 minutos en controlar un documento manualmente? Bueno, con Certronic esta tarea se reduce en un 80%. Esto sucede porque de la lista de tareas originales, el auditor solo debe realizar la más importante: verificar la documentación, el resto se automatiza. Tareas como los recordatorios a proveedores, pedidos de documentos, archivado, búsqueda y más son realizadas por la plataforma. Incluso, Certronic puede hasta identificar datos básicos, chequear fechas y comprobar de qué recurso es la documentación, gracias a su módulo de Inteligencia Artificial.
Con Certronic las tareas del auditor se reducen en un 80%
En segundo lugar, veamos los recursos. Anteriormente necesitábamos un auditor para menos de cinco empresas. Con Certronic un solo auditor puede auditar más de 30 contratistas, ocupando menos de un cuarto del personal que de forma manual. Esto no es un ahorro solo en personal, sino también en espacio físico y elementos. Los auditores no necesitan imprimir, ni archivar en papel, ya que todo esto lo realiza la plataforma digitalmente. Esto permite que, aunque se dupliquen la cantidad de empresas contratistas, el equipo de control solo deba aumentar un mínimo sus tareas, ya que el resto están automatizadas.
Hasta aquí llevamos entre un 70-80% de ahorro en costos, fácilmente una cifra de seis números, pero eso no es todo. Como dijimos anteriormente, muchas compañías comenzaron a implementar Certronic por las demandas que no podían prever con otros sistemas. Veamos el impacto del costo de las demandas, sin contar los estudios de abogados necesarios y el tiempo dedicado a resolverlo.
No poseer un sistema que automatice el control, lleva a que las demandas aparezcan por la omisión de control, por un proceso ineficiente o, incluso, habiendo sido eficiente en su momento, al tener que presentar los documentos que acrediten el control los mismos no estaban disponibles porque nos habían sido archivados correctamente.
En estos casos probablemente cuando un empleado de una empresa contratista inicia un reclamo laboral e involucra por solidaridad al cliente para el cual prestó servicio, de resultar procedente el reclamo, también lo será la solidaridad, dado que no se podrá acreditar el control efectivo documental que la legislación solicita. Llevemos esto ahora a los números.
Imaginemos que el reclamo laboral antes mencionado es iniciado por un empleado con una antigüedad en su trabajo de 8 años y con un salario bruto de $80.000. En este caso su Liquidación por despido será aproximadamente de $1.105.000. En ocasiones, este monto es mucho más alto, cuando se incorporan multas por irregularidades registrales, etc, en tal caso los montos de liquidación y riesgo lo deberíamos multiplicar aproximadamente por 5. En conclusión, una multa podría significar entre 50 y 100 mil dólares, más los gastos de recursos y tiempo.
Este costo podría haberse evitado con un control documental correcto y con una plataforma que permita sistematizar, no solo la información para disponer de trazabilidad, sino administrar la totalidad de documentos que forman parte del proceso y que deben estar disponible para el momento en que tienen que ser presentados ante las entidades u organismos que lo requieran.
No debemos hacer un esfuerzo muy grande para darnos cuenta que los costos de Certronic se encuentra en cualquier escenario de evaluación no solo amortizados sino que generar ahorros importantes a las organización que lo contratan. Por lo que el costo de licencia y mantenimiento resulta nimio con los beneficios que aporta. Todos esos costos, tiempos y dolores de cabeza que te ahorras, pueden ser invertidos en elevar la productividad y crecer.
Hasta aquí vimos algunos de los costos que se ahorran al contar con Certronic y ni siquiera es lo mejor que tiene. Veamos ahora los beneficios extra que se obtienen al contar con la plataforma.
Certronic brinda un control total sobre el universo de empresas contratistas y ofrece módulos para gestionar y mejorar su funcionamiento. Esto quiere decir que la plataforma se adaptará al proceso de control y necesidades de cada empresa, sin incurrir en gastos extra por herramientas que no se usan.
SaaS y Cloud
Tanto la empresa como sus contratistas tendrán acceso a enviar y ver documentación las 24 horas del día, los 365 días del año. Ya que el software se almacena y ejecuta desde la nube. Esto hace que sea accesible desde cualquier computadora, smartphone o tablet con acceso a internet, sin necesidad de grandes requerimientos.
Seguridad
Los servidores de Certronic se encuentran en Amazon con estándares de seguridad certificados por las mejores firmas internacionales. Mucho más seguro que en las computadoras locales.
Rápida implementación y sin costo inicial
Se puede implementar en dos semanas y no tiene un costo de instalación. Todo el proceso es guiado por nuestros especialistas, con capacitaciones a todo el personal y contratistas para que manejen el sistema como expertos.
Integración
Certronic se integra con otros sistemas como ERP, sistemas de acceso y más. Esto permite replicar la información entre ellos, simplificando así, la carga y actualización de datos.
Know How y procesos probados
Nuestro software está activo en varias compañías similares a la tuya y, por ello, conoce las necesidades de tu empresa y ya ha creado herramientas y procesos para solucionarlas de manera óptima.
Módulos y funcionalidades
Con estas herramientas podrás realizar encuestas, establecer objetivos, obtener estadísticas, comprobar la información con fuentes oficiales y muchísimas aplicaciones más. Diseña tu sistema de control ideal y llévalo a la práctica con nuestras funcionalidades y módulos extras.
Actualizaciones automáticas
Constantemente nos encontramos mejorando las soluciones que ofrecemos sin costo alguno para nuestros clientes. Mes a mes, reciben mejoras en las herramientas y nuevas soluciones en su plataforma sin tener que instalar ni hacer nada.
Help Desk
Tanto clientes como sus contratistas cuentan con mesas de ayuda y documentación para resolver sus dudas en segundos sin detener el proceso.
No podemos darte un valor único de Certronic, porque adaptamos nuestra plataforma a las necesidades de nuestros clientes, generando presupuestos totalmente personalizados. Pero ahora tienes una idea de los costos y dolores de cabeza que te ahorrarás con nuestro sistema. Incluso si ya posees otro software de control, ya que la mayoría de nuestros clientes, han migrado de otras soluciones a nuestra herramienta por sus beneficios extras.
Si quieres tener un presupuesto personalizado a tus necesidades, no dudes en contactar a nuestros especialistas. Ellos contestarán todas tus dudas y te acompañarán en un tour por la plataforma sin costo, para que puedas ver una a una las herramientas para automatizar tu proceso de control.
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