En artículos anteriores ya explicamos qué es el control de contratistas. Hoy queremos contarte qué documentos de tus proveedores y sus recursos es obligatorio controlar para estar cubierto legalmente. Repasaremos los requisitos necesarios para cada tipo de recurso y cuál es la manera más fácil de hacerlo.
Cada país cuenta con su legislación específica con sus propios matices y condiciones que deben observarse para evitar que se configure la solidaridad laboral por los eventuales reclamos que pudiera realizar un trabajador a la empresa contratista que hubiera sido contratada. En esta nota nos basaremos en la legislación de Argentina, que es el artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo. Pero estas normas se encuentran en todo el continente, por ejemplo, en Chile es la ley 20123, en Uruguay con la ley 18099, etc.
Estas leyes, entre otras pautas de interpretación, establecen cuál es la matriz documental que se debe examinar para evitar responsabilidad por cualquier contingencia. Además, determinan que la falta de control por parte de la empresa contratante de alguno de los documentos configura de por sí un incumplimiento que activa la responsabilidad solidaria. Para conocer más del tema, te recomendamos leer la nota: Por qué el control de contratistas no es opcional.
Todos los documentos que la ley exige a la compañía contratista deben ser examinados e inspeccionados por la empresa principal que contrata o subcontrata. Esto quiere decir que deben verificarse y controlarse cada uno de los documentos asociados a la empresa contratista como también a cada uno de sus recursos que estuvieran vinculados a la prestación del servicio contratado. A su vez, cada una de los documentos que fueran objeto de control, deben ser archivados y estar disponibles, por si fuera necesaria su presentación ante un requerimiento administrativo o judicial, siendo esta la prueba principal para eximirse de la solidaridad eventualmente reclamada.
¿Qué es un recurso? Un recurso puede ser un empleado, un vehículo, maquinaria e, incluso, otra empresa. Cada uno de estos tipos de recursos posee una matriz documental propia y específica. Cada uno de los documentos posee una frecuencia asignada para ser presentado por parte de la contratista, lo que normalmente ocurre durante los tres tramos: al inicio del vínculo, durante su transcurso y al momento de finalizar.
A continuación, veremos sólo los documentos mensuales y/o periódicos que necesariamente deben presentarse y renovarse durante el transcurso del vínculo.
Documentación de la Empresa Contratista
Dichos documentos son los más importantes, ya que afectan mucho de ellos se relacionan a su vez con la nómina de recursos que emplee la compañía en la obra para la que fue contratada. El faltante de cualquiera de estas presentaciones, deja fuera de norma a todos los elementos de la empresa.
Si bien los documentos exigibles surgen del texto del artículo 30 de la Ley de contrato de trabajo, las buenas prácticas indican que al inicio de la relación y durante la misma, se le debe solicitar la actualización de: la Nómina de Trabajadores, constancia de apertura de Cuentas Corrientes Bancarias, Póliza de Seguro de Vida, Póliza de ART y Formulario 931 con Declaración Jurada, presentación y pago. En caso de obras civiles o de riesgo; también se solicitará el Aviso de Obra y el Programa de Seguridad.
También, se debe complementar la matriz de control con documentos específicos cuando por ejemplo, se tratara de una empresa de construcción, en cuyo caso se deberá presentar la constancia de inscripción en el IERIC o, si fuera de transporte la inscripción, en el RUTA.
Documentación para Empleados.
Mensualmente, la contratista debe presentar obligatoriamente ciertos documentos por empleado. Es importante insistirle al proveedor que mantengan los datos actualizados tanto de su nómina de empleados, como la documentación perteneciente a los mismos, ya que esto es una de las falencias más comunes, sobre todo, cuando no se posee un sistema de control.
Se debe requerir: el Alta en AFIP firmada, el Código único de Identificación Laboral (CUIL), Fotocopia del DNI, una constancia de apertura de Cuenta sueldo y mensualmente adicionar el recibo de sueldo de cada uno de ellos. Si el empleado va a operar vehículos dentro de las instalaciones propias, también es necesario contar con la Licencia de Conducir y cualquier licencia particular o habilitación que pudiere corresponder según la naturaleza de la tarea. Vale aclarar que, en el caso que cualquiera de estos documentos expire o deje de ser válido, debe contarse con la última versión.
También, cada mes, se debe recibir las constancias del pago de remuneraciones, contribuciones a Seguridad Social y Obra Social y, en caso de poseer, cuota sindical.
Además, también el contratista debe presentar las nóminas de los diferentes seguros: ART (Aseguradora de Riesgos de Trabajo) con cláusula de no repetición, y Seguro de vida Obligatorio (SVO).
Al igual que ocurre con la matriz de documentos de la empresa contratista, cuando se tratara de un trabajador que forma parte de una actividad particular, como ser la construcción o transporte, a la matriz general se deben adicionar los documentos específicos de cada una de ellas, como la Libreta de Fondo de Desempleo, en el caso de la construcción o los exámenes físicos particulares en el caso de los choferes.
Documentación para Vehículos.
En el caso de la documentación habilitante para vehículos hay que recordar que, además de los documentos propios del transporte, el personal que vaya a utilizarlo debe presentar su licencia de conducir.
Se requerirá la documentación vigente de: la Póliza y comprobante de pago del seguro del Automóvil, la Verificación Técnica Vehicular (VTV), la Cédula verde, la Constancia de Pago de Patentes y cualquier habilitación particular que deba tener el vehículo por su tipo y dimensión.
Documentación para Maquinaria.
Dentro de la categoría de maquinaria entra, por ejemplo, grúas, retroexcavadoras, hidrogrúas, autoelevadores, etc. Estos equipos poseen documentación obligatoria para estar asegurados mientras estén realizando obras en las propias instalaciones. Para ello, deben presentar Seguros Técnicos de maquinaria y la constancia de pago de dicho seguro. Al igual que los vehículos, también puede requerir una habilitación particular por su tipo y dimensión.
Documentación para Subcontratistas.
La subcontratista, es una empresa que es contratada por la empresa contratista principal para realizar alguna de las tareas que se le asignaron. Legalmente, la situación de los recursos de estas, es la misma que los recursos de la contratista. Es por eso, que se debe pedir que se presenten la misma documentación que se solicitó para la compañía principal: Nómina de Trabajadores, Seguros, F931, etc. También puede solicitarse requisitos extra, como una Declaración Jurada de subcontratación. Para maximizar la cobertura, es recomendable que la subcontratista envíe la documentación habilitante de cada uno de sus recursos.
Además de solicitarla, toda esta documentación debe ser archivada y sistematizada, mes a mes, para poder presentarla en caso de ser necesario. Un proceso arduo y complejo, pero necesario para no quedar a la intemperie de posible litigios. Es por eso que creamos un software que simplifica y agiliza el control documentario de contratistas, reduciendo tiempos y costos para las empresas.
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