En el primer artículo de la serie, te propusimos un pack de preguntas para que puedas descubrir cuánto conoces realmente a tus empresas contratistas, a la disponibilidad de sus recursos y el riesgo que representan cada una de ellas, (si aún no la has leído te recomendamos empezar por allí).

En esta segunda parte, y con el mismo método propuesto, continuaremos haciendo preguntas, esta vez en relación a los equipos propios de la compañía. El objetivo será analizar la forma en que realizan sus tareas, el tiempo que les lleva y, en definitiva, poder descubrir si es momento o no, de comenzar un proceso de digitalización y automatización, liberando así a tus colaboradores.

¡Empecemos!

¿Cuánto tiempo le lleva a tu equipo realizar el control de documentos manualmente?

¿Cuántas horas se pierden actualizando una plantilla de Excel, buscando un archivo, cargando el vencimiento, enviando un recordatorio de vencimiento o aviso de renovación a cada una de las empresas contratistas? Una plataforma como Certronic puede ahorrarte hasta un 70% de los tiempos de proceso y gestión de documentos, porque además de simplificar las tareas más pesadas, aunque necesarias, en muchos casos, las automatiza en un 100%. Tus colaboradores, al ahorrarse funciones tediosas, cuentan con más tiempo libre y energía para invertir en otros procesos y estrategias más importantes. Recuerda que un equipo productivo, es una empresa competitiva.

¿Y cuánto le cuesta a la empresa?

Dada la complejidad actual del proceso de control y la cantidad de tareas que involucra, ya no es posible delegar la gestión al colaborador que le queda algo de tiempo para hacerlo. Es necesario armar equipos y capacitarlos para lograr una gestión eficiente. Disponer de un software especializado en gestión de contratista te aporta el know how y la posibilidad de digitalizar de punta a punta cada proceso, reduciendo hasta en un 50% tu nómina actual dedicada al control y bajando el presupuesto necesario para ello. En la mayoría de los casos, una sola persona que gestione nuestra plataforma, puede ocuparse de todo. Te invitamos a leer este artículo para ver un análisis profundo del costo/beneficio de Certronic para tu empresa.

¿Qué cantidad de papel utiliza tu empresa al año para gestionar contratistas?

Es momento de que ese número sea cero. Sí, olvidarse de las infinitas torres de papeles y carpetas es un beneficio administrativo posible, sin mencionar el granito de arena que implica en cuanto al cuidado del medioambiente. Certronic, te permite recibir digitalmente cada uno de los documentos que forman la matriz de control, ordenándolos automáticamente para disponer de ellos cuando sea necesario. ¡Así de fácil!

¿Puedes acceder a la información de tus contratistas en cualquier momento y desde cualquier lugar?

Luego de que estallara la crisis del COVID-19 no hace falta explicar lo importante que es poder acceder remotamente a nuestra base de archivos para que la compañía pueda seguir funcionando con normalidad. Certronic, al ser un software cloud computing, puede ser ejecutado en cualquier dispositivo con internet, esto te permite realizar todas las tareas relacionadas con el control de contratistas desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, 24x7.

¿Cómo es la relación entre áreas internas de tu compañía a la hora de gestionar los contratistas?

En la mayoría de las compañías, el proceso de control y evaluación de proveedores involucra a diferentes áreas de la misma, lo que supone la necesidad que cada una de ellas estén conectadas, relacionadas y trabajado al mismo tiempo. Sin un software especializado, muchas veces se duplican tareas y se generan errores por falta de comunicación. Certronic, al disponer de diferentes perfiles de usuario, resuelve fácilmente esta necesidad. Cada responsable de área de tu compañía puede disponer de su propio perfil y tener un rol y una función específica en el proceso de control. 

¿Cómo te comunicas con tus contratistas?

A veces puede costar rastrear un documento por el correo electrónico, llamadas, Whatsapp y más. Cuando el envío o recepción de solicitudes de alta o baja de recursos, reclamos, documentos, etc. es efectuada vía correo electrónico, es fácil cometer errores. Sin embargo, es posible realizarlo con una nómina pequeña. Cuando la nómina de contratistas crece, es necesario una plataforma que, mediante diferentes herramientas, segmente cada tarea y permita crear una canal de comunicación eficiente con cada empresa contratista. Pudiendo, a su vez, tener una trazabilidad de la gestión de tiempo en cada una de las tareas realizadas o pendientes. Con seguridad, ya nada se te pasara por alto y, antes de que suceda, Certronic te alertará para que no ocurra.

¿Cómo te ha ido en esta segunda parte? ¿Crees que tus equipos podrían desempeñar de manera más eficientes sus tareas o automatizar algunas de ellas, con un sistema de control de contratistas?, ¿que las áreas de tu compañía vinculadas al proceso de control podrían estar conectadas por la misma plataforma? 

Ya a esta altura probablemente tengas un diagnóstico propio de tu estado de realidad y de la necesidad o no de implementar tecnología al proceso de control documental. Si es así, te invitamos a ponerte en contacto con nuestros especialistas para que consultes todas las dudas que tengas. 

Solo queda un paso para que finalices este análisis. La última parte serán solo tres preguntas sobre cómo medir la performance de tus recursos externos y cómo ello te puede ayudar a mejorar la productividad de tu empresa. Te invitamos a la tercera y última parte de estas notas.