El mundo de los negocios estuvo marcado en la última década por startups de un crecimiento explosivo que transformaban su sector a través de la tecnología, a las que se denominó Organizaciones Exponenciales (ExO). Estas empresas fueron estudiadas y analizadas por expertos para entender mejor sus procesos y metodologías con el fin de poder desarrollarlas en otras compañías. A continuación, repasaremos las enseñanzas aplicables a la gestión y control de contratistas que nos dejan estas nuevas corporaciones.
Empecemos por lo básico, la definición dice que una Organización Exponencial es aquella que cuenta con un impacto 10 veces superior (por lo menos) en referencia a cualquiera de sus competidores. Este crecimiento lo logran gracias a la implementación de herramientas digitales innovadoras y metodologías organizativas. Dos claves para entender los fundamentos de las ExO son la abundancia y las tecnologías exponenciales.
Las ExO poseen un impacto al menos 10 veces superior
que cualquiera de sus competidores
La abundancia es la lógica opuesta a la escasez de la empresa tradicional. Veamos un ejemplo rápido, donde Kodak se dedicaba a una administración de la escasez en la fotografía a través de la venta de productos limitados, Instagram monetiza la abundancia de imágenes y videos.
El segundo punto que está relacionado con el primero son las tecnologías exponenciales, las cuales permiten crear y gestionar la abundancia, reduciendo costos. Algunos ejemplos de esto pueden ser el internet de las cosas, clouding, robótica, Inteligencia Artificial, energías renovables, etc.
Esto le da una ventaja frente a su competencia, ya que posibilita una reducción en los costos fijos que es llamada desmaterialización. La posibilidad de optimizar la gestión que dan las nuevas tecnologías, les permite ganar flexibilidad a la hora de escalar el negocio, subcontratando servicios a través de fuerzas externas y reduciendo el número de inmuebles, entre otros beneficios que veremos a continuación.
Los autores del libro Exponential Organizations, definen una fórmula de 11 atributos que llevan al crecimiento explosivo de las ExO y se pueden dividir en tres grupos. El primero formado por un único atributo es el Propósito de Transformación Masiva el cual determinará sobre qué problema global tendrá impacto la compañía. Luego, están los atributos externos o SCALE, por su sigla en inglés conformado por los elementos: Staff on demand (personal bajo demanda), Comunidad y seguidores, Algoritmos, Leveraged Assets (activos apalancados) y Engagement (Compromiso. Por último, están los atributos Internos o IDEAS: Interfaces, Dashboards (tableros de mando), Experimentación, Autonomía y Social. A continuación, nos enfocaremos sobre las características que influyen en la optimización de la gestión de proveedores.
Antiguamente se relacionaba la cantidad de personal y locales de una compañía con la solvencia y prosperidad que esta poseía. Hoy en día, el tamaño de las organizaciones ya no importa, una startup de 10 empleados puede generar más ingresos que una empresa con cientos. Es más importante contar con organizaciones ágiles y elásticas que puedan crecer con la demanda y, también, reducir su estructura en tiempos de recesión.
Hoy en día, una startup de 10 empleados puede generar más ingresos que una empresa con cientos
A esta línea pertenece el atributo Staff on Demand que, traducido al español, significa personal bajo demanda. El concepto puede confundirse con el outsourcing, pero no es lo mismo. La diferencia radica que el outsourcing o tercerización delega en contratistas actividades no esenciales, mientras que el Staff on Demand plantea también delegar tareas pertenecientes al Core Business. Un ejemplo sería Uber, Rappi o AirBnB, que poseen casi toda su nómina bajo demanda, y en caso de que bajen los pedidos o reservas, no deben mantener los costos esa estructura. Está abierto a discusión si ese es el núcleo de la empresa o no, pero lo valioso es la posibilidad de aprender de esta tendencia es cómo ganar el máximo de flexibilidad.
Claro que no es todo color de rosas. Hay dos desventajas de esto y cualquier que cuenta con proveedores lo sabe.
La primera es la integración con el núcleo de la organización. En este punto es importante contar con un sistema que permita integrar procesos con el fin de unificarlos y optimizarlos y, además, para mantener comunicados a toda la fuerza de trabajo.
La segunda desventaja es la comunicación entre proveedores que brindan servicios en una misma tarea. De igual forma que la anterior, es importante trabajar en el team building y coordinación de los externos con herramientas que faciliten sus funciones para que esto no afecte el resultado final.
No hace falta explicar lo que pueden hacer los algoritmos por las compañías. Hoy en día podemos capturar datos de cualquier proceso, pero procesar y disponibilizar este volumen de datos en tiempo real con el objetivo de tomar mejores decisiones es una tarea que solo puede hacer un software. Hoy en día existen un gran número de plataformas específicas que aplican tecnologías exponenciales como inteligencia artificial, biometría, análisis de datos y más. Un ejemplo de esto es Certronic que cuenta con estas herramientas, entre otras, para optimizar la gestión de proveedores.
Los datos son el elemento fundamental en función de aplicar un proceso de mejora continua. Solo con empezar a medir ya se está dando un gran paso que nos permitirá tomar esa información, analizarla y maximizar el valor de nuestros esfuerzos. En un libro posterior, Exponential Transformation, podemos ver que el camino a volverse una empresa ExO comienza por áreas que llama Edge (borde), las no esenciales, que no afectan al core business, pero sirven de prueba piloto.
Este activo forma parte de los atributos internos y se refiere a los flujos automatizados de gestión e interacción entre el exterior y la propia organización y entre las áreas internas de la empresa. Las interfaces pueden tomar los procesos vigentes en la compañía y automatizar la mayoría de las tareas, logrando reducir el tiempo que le lleva a cada persona realizar su trabajo. Esta optimización es clave si se desea crecer, ya que permite filtrar la abundancia, permitiendo escalabilidad.
Ya hablamos de algoritmos para gestionar información, en el siguiente ítem veremos un atributo que nos ayuda a obtener valor de ellos.
El crecimiento exponencial exige visibilidad de todas las áreas del negocio en tiempo real, con el fin de constatar el rumbo para tomar decisiones al mismo ritmo. Para esto, es vital contar con un instrumental de mando que permita evaluar el desempeño y detectar inconvenientes antes que se transformen en grandes problemas.
Una de las funciones principales de los tableros es ver que la compañía no se esté desviando de sus Objetivos y Resultados Claves. En base a ellos se pueden configurar ciclos de retroalimentación cortos para traducir las métricas en decisiones que permitan aumentar la efectividad de la empresa.
Estos son los atributos de las ExO que es posible aplicar para optimizar la gestión de contratistas. Si bien es una corriente en boga, no quiere decir que todas las empresas de todos los rubros deban o puedan transformarse en organizaciones exponenciales. Conocer sus principios nos permite actualizar el Mindset y distinguir mejoras que se pueden aplicar a los procesos actuales de la propia compañía para digitalizarlos y así aumentar la competitividad de la misma.
No todas las empresas deben o pueden transformarse en ExO, pero pueden beneficiarse de sus metodologías
Certronic es una plataforma que nace junto a esta corriente y por ello refleja muchas de las metodologías estudiadas en las ExO. Nuestro software es una interfaz que utiliza algoritmos, que facilita el outsourcing, que automatiza tareas y gestiona gran magnitud de datos transformándolos en KPIs. Como ya lo hablamos en esta nota, el control de contratistas es un área ideal para iniciar la transformación digital de la organización, ya que es una tarea acotada que interactúa con la mayoría de las internas, lo que permite escalar el proyecto fácilmente.
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