Si estás proyectando la digitalización de la gestión y control de contratistas en tu empresa, este artículo te será de gran utilidad. En él, vamos a explorar las dos modalidades más utilizadas en la gestión de estructuras externas y veremos cómo llevarlas a cabo mediante un software.
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Los softwares deben adaptarse a las estructuras y procesos de cada empresa y no al revés. Las industrias, organigramas y legislaciones que posee la compañía definirán en gran parte qué requisitos se deberán solicitar, qué recorrido cumplirán los mismos para su aprobación y qué áreas internas interactuarán con los equipos externos.
Esto que hemos descrito se llama circuito de control o workflow. Junto a la matriz documental, representan la principal configuración del software que realizan nuestros especialistas. Si estos elementos están bien diseñados, ya se cuenta con la mitad del trabajo realizado. Por eso, ponemos a la disposición de nuestros clientes un equipo multidisciplinar que se encarga de analizar y crear cada uno de estos elementos.
Luego de que este proceso inicial está completado, la digitalización facilita la gestión diaria siguiendo estos workflows. Certronic automatiza la recepción de los documentos y el camino que estos deben recorrer hasta ser aprobados. Si bien cada compañía es distinta, hay ciertos pasos que se repiten: una vez que el documento ingresa, deberá ser auditado; luego, su resultado pasará a otras áreas como compras, seguridad, administración o contaduría para que actúen en consecuencia. Pero volvamos al primer paso, a la auditoría, que es el momento clave donde podemos encontrar dos modelos claros.
¿Por qué? Porque auditar una documentación suele requerir personal exclusivo con competencias particulares. Contar con las personas disponibles o no, hará que la compañía que va a digitalizar su control, determine cuál será su enfoque para el control, ya que ambas tienen sus beneficios y contras.
En esta modalidad, la empresa asume el manejo y gestión del software de control mediante los recursos internos. Este enfoque brinda un control más directo y una mayor personalización de los procesos, permitiendo a las empresas adaptar la solución de gestión de contratistas a sus necesidades específicas. Resulta especialmente efectivo cuando la organización cuenta con la infraestructura física adecuada y un equipo capacitado y disponible en su estructura para llevar adelante estas funciones. También hay casos en que el personal es contratado y/o capacitado para tal funcionalidad, ya que conlleva una mayor autonomía en la administración y garantiza una gestión eficaz y eficiente de los contratistas.
El insourcing representa una opción valiosa para aquellas empresas que desean mantener el control de sus operaciones y disponen de los recursos para hacerlo. Además, esta modalidad permite una rápida respuesta a las necesidades cambiantes y una adaptación ágil a los requisitos específicos de la empresa.
Como su nombre lo indica, el Co-sourcing implica la delegación de tareas de auditoría a expertos externos para co-gestionar. Es una estrategia que deja en un estudio especializado en auditoría dichas tareas, liberando tiempo y recursos de los equipos internos. De esta forma, la compañía se concentra en su core business, es decir, en los puntos críticos del negocio.
Esta modalidad permite contar con profesionales experimentados en la gestión y control documental de contratistas, lo que brinda una mayor optimización de procesos y mejores resultados, de forma rápida y simple. Al evitar la necesidad de preparar y capacitar personal interno para estas funciones, el co-sourcing se revela como una solución eficiente y rentable, garantizando un control documental de alta calidad sin la carga adicional de la formación interna.
Certronic se adapta perfectamente a ambas opciones. De hecho, es utilizado de modo insourcing, por empresas multinacionales, y como co-sourcing por empresas que necesitan delegar estas tareas. Ya que los auditores profesionales trabajan mediante nuestra plataforma con la misma eficacia que de forma presencial. Para que puedas conocer más de los beneficios de digitalizar tu control de contratistas con Certronic, te ofrecemos una demostración gratuita con una de nuestras asesoras. Están esperando para conocer tus desafíos actuales y ayudarte a encontrar las soluciones más adecuadas. ¡Agenda una demostración hoy mismo!
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